高校学生档案管理办法

范文1:高校学生档案管理办法

学生档案管理办法

(草稿)

第一章总则

第一条为进一步加强学生档案管理,实现档案管理的制度化、规范化、科学化,提高档案管理水平,维护档案的真实性、严肃性,完善学校学生档案管理服务体系,有效地建立、保护和利用档案,充分发挥档案在学生管理中的作用,保障学生正当权益。依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《干部人事档案材料收集归档规定》及相关法律法规,结合学校实际,制订本办法。

第二条学生档案是学生在校期间形成的,反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况的个人档案材料。学生档案是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料,是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。

学生档案管理工作,是贯彻执行党的教育方针,为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。

第三条本办法适用于我校各专业层次在校大学生。

第二章档案管理机构、原则及其职责

第四条全体在校大学生档案由学务部档案管理中心

集中负责管理。

第五条学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则,实行归口负责和集中管理相结合。

第六条学务部学生档案管理职责:(一)接收、鉴别和整理学生档案材料;(二)办理学生档案的查阅、借阅;(三)办理学生档案的转递,为有关部门提供学生情况;(四)做好学生档案的安全、保密、保管工作;(五)制定和完善学生档案管理规章制度,做好学生档案分析统计工作;

(六)办理其它有关学生档案事项。第七条院系及相关职能部门的职责:

(一)教务部、各院系要及时向学务部提交新生数据,以便对学生档案进行接收、核对、编号和保存;

(二)各院系及各相关职能部门按照要求做好新生档案、平时归档材料的收集、整理和移交工作。

(三)就业指导服务中心负责毕业生档案管理及转递工作。

第三章档案的保管与保护

第八条根据安全保密、便于查找的原则要求,对于学生档案应严密、科学地保管,严防档案的毁损、失散和泄密。

第九条做好档案室的防火、防潮、防蛀、防盗、防光

等工作

(一)学生档案要用铁皮档案柜存放,要有防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等设施。上述安全设施定期检查。

(二)保持档案室的清洁和室内适宜的温、湿度(温度要控制在摄氏14度-24度,相对湿度45-65%)。第十条学生档案管理实行登记审批制度、统计制度和定期核对制度。

(一)学生档案接收、查阅、存档、转递严格实行登记审批。

(二)学务部对学生档案进行详细统计分析工作(三)每学年新生入学一月后对档案行进详细核对,及时发现解决问题。

第四章归档材料范围及要求

第十一条归档材料分类及内容

(一)招生材料:教务部提供的招生录取材料(包括高中学籍材料,如高中毕业生登记表、学年鉴定表、高考报名登记表、高考体检表等);

(二)学习材料:教务部提供的主修、选修、辅修等各科类成绩单;

(三)学籍材料:教务部提供的休学、退学、转学、转专业、出国、死亡等材料证明;

(四)毕业材料:各院系和相关职能部门提供的实习鉴定表、学年鉴定表、毕业生登记表、学生体检表、学位证明、毕业生就业报到证等各类材料;

(五)奖励材料:各院系和相关职能部门提供的学生在校学习期间获得的校级以上表彰奖励活动中形成的各种材料(三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀团干部、优秀毕业生、专项奖学金等评审证明材料如《奖励审批表》);

(六)处分材料:学务部提供的学生在校期间违反校规、校纪,触犯国家法律等形成的各类处分材料;

(七)贷款材料:学务部提供的国家助学贷款材料;(八)组织材料:党务办公室和校团委提供的学生在校期间党团材料;

(九)更正材料:相关部门提供的更改姓名、民族、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料,个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料;

(十)可供组织参考的其他材料。第十二条档案材料的归档要求

(一)归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料必须完整、齐全、真实;文字清楚、对象明确,有承办单位或个人署名,有形成材料的日期。

(二)归档的材料,凡规定由组织审查盖章的,必须有组织盖章,规定要同本人见面的材料(如审查结论、复查结

论、处分决定或意见、组织鉴定等)应有本人的签字,特殊情况下,本人见面后未签字的,可由组织注明。

(三)档案材料须用纸张为十六开型(长260毫米,宽184毫米)或国际标准A4型(长297毫米,宽210毫米)的公文用纸,填写时只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水书写。

(四)归档材料应是原件,特殊情况存入复印件的,应在复印件上注明原件保管单位,并加盖公章。

(五)归档材料必须注明学生姓名及学号,并按照学号的顺序先后排放。

(六)学务部对不符合归档要求的学生档案材料,有责任和权力对归档单位提出要求,予以改正后再归档。

(七)各类材料须经学务部审批登记后方可归档。

第五章档案材料移交和档案的归档时间第十三条入学新生档案均由各院系在开学后一个月内收集齐全,编学号并形成《新生档案移交清单》(一式两份),按要求向学务部提交登记存档。

第十四条学生取得各类奖惩的原始材料及《休、复、转学、转专业证明》,应在形成文件下发后的一周内归档。

第十五条学生校期间形成的各类学生人事档案材料,根据工作完成并已形成材料的情况,随时登记归档,,以保证档案材料的完整。

第六章档案的利用

第十六条查阅和借用档案,应遵守的规定和原则:(一)各院系只能查阅本院系的学生档案。查阅学生档案应出具介绍信,由部门负责人签字,并加盖所在单位公章经学务部审批同意方可查阅;外单位人员(用人单位或特殊情况)需要查阅学生档案的,须持本单位介绍信、学院介绍信和有关身份证明,经主管校领导签字同意方可查阅。在查阅学生档案时,档案管理员必须在场。

(二)查阅档案的单位或个人不得擅自拍摄复制档案的内容,确因工作需要利用档案材料取证的,须经主管校领导批准,方可复制拍摄。

(三)学生档案,一般不得借出。若有特殊情况必须借出档案使用时,须说明理由,经主管校领导批准,并严格履行借出手续。借出时双方要审核档案中的材料,并签字确认。借出时间一般不得超过7天(含休息日);借出档案不得擅自转借他人。

(四)查借阅学生档案必须严格遵守保密制度,严禁拆卸、涂改、圈划、批注、抽取和撤换档案材料。(五)任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

(六)依据档案材料中所记载事实,向有关部门出具证明时,不得出具有评论性意见的文字。

(七)所有档案的查阅和借用必须进行详细的登记记录,严格审核查阅、借用者资质及审批手续。

第七章档案的转递

第十七条学生毕业(结业、肄业)、转学、退学、出国或死亡等学籍变动发生后,应当及时办理档案转递手续。

学生档案在校外转递必须使用统一印制的专用档案袋,经严格密封后通过机要邮局寄送、转递,必要时可派专人送取,不得以普通函件邮寄或交由本人自带。

第十八条在校内跨专业、跨院系转学的学生,学籍管理部门应当在学生学籍变更后,及时将学生学籍变更通知书送达有关院系;有关院系在接到学生学籍变更通知书后,应及时开具证明来学务部重新编号整理存档。

第十九条转到其他学校学习的学生,有关院系应当在接到学生转学通知后及时开具证明,在学务部办理学生档案转递,填写《档案转递单》,按规定寄发或送交。通过机要邮局寄发的,自寄发之日起1个月未收到回执者,学务部应与档案接收单位联系,加以确认。

第二十条由其他学校转入我校的学生,有关院系在收到学生档案后要认真检查验收,经核对无误后及时将回执寄回对方,并持相关证明前来学务部存档。

第二十一条毕业生档案的转递工作,由就业指导服务中心按有关规定组织实施。

第二十二条申请自费出国或主动申请退学的学生,其档案由学校征求学生本人意见后,按规定寄送至有关单位代管。

第二十三条受退学、开除学籍处分的学生,其档案由学校寄送至学生家庭所在地人事部门管理。

第二十四条当年未报到入学的本科生新生,其档案由学校转回生源所在地招生部门。

第二十五条因故失踪、死亡的学生,或因学生出国等其他原因导致档案无法转递而滞留的,为其保管档案两年,两年后转寄回学生生源所在地。

第八章法律责任

第二十六条档案管理员不准向无关人员谈论有关学生档案内容,严禁任何人私自保存他人档案,对伪造、涂改、销毁档案材料和利用档案材料营私舞弊等违反《中华人民共和国保守秘密法》、《中华人民共和国档案法》和《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》的,视情节轻重,予以严肃处理直至追究相应法律责任。

第九章附则

第二十七条本办法与现实行法律、法规、部门规章相抵触的,以法律、法规、部门规章为准。现行法律、法规及政策未明确规定且本办法未尽事项,以主管校领导批复为准。

第二十八条本办法的解释权归学务部所有。第二十九条本办法自公布之日起实施。

范文2:高校学生党员档案的管理机制

龙源期刊网高校学生党员档案的管理机制

作者:牛芙蓉

来源:《新校园上旬刊》2015年第03期

摘要:高校学生党员档案是高校党建档案的重要组成部分。近几年,随着高校学生党员队伍的不断扩大,高校学生党员档案管理的问题不断显露。本文就大学生党员档案管理提出了几点对策,对于高校党建工作具有一定价值。关键词:大学生;党员;档案管理

高校党建档案管理工作人员应该积极主动改变工作方法和思路,适应新形势下党员档案管理的思路,充分运用好信息化构建网络党建档案管理方法,有效提高管理效率,为提高高校基层党组织建设和工作意识提供坚实基础。一、学生党员档案管理的重要性

1.做好干部人事档案是党的干部人事工作的必要依据。学生党员在毕业后会进入不同国家机关、事业单位就业,某些单位要求党员要具备较高的政治素质和理论水平,具有全心全意为人民服务的意识。学生党员的档案是参考的基本依据,可以全方位了解学生党员发展全过程。根据《干部档案工作条例》及《干部人事档案收集归档规定》要求,学生党员档案工作应当能够适应新形势下对干部基本要求,提供准确的党员身份、政治素养等信息。

2.发展党员对学生政治素质有很高要求。在党员档案的管理过程中,档案管理工作人员务必要高度认真负责,悉心指导学生按照要求填写好个人档案。高校党委、各院系党总支、院系党支部工作人员要严格审核档案内容,不能有疏忽遗漏的信息、资料。要严肃入党过程,提醒学生端正入党动机,认真参加党课教育培训,撰写心得体会。二、提高高校党员档案管理工作的方法1.不断加强高校组织领导和宣传教育功能

学生党员在高校党员中占据很大比例,其规范程度体现了一个高校党建工作的完善和发展程度,高校应当将档案工作列入学校重要议事日程中,加大机构组织领导,充分认识此项工作的重要性。一方面,要由高校党委组织部制定实施学生党员档案管理、接转等具体办法,落实责任到人,对管理工作做好监督、审核;另一方面,应当加大对党员管理工作的投入,设立党建档案专门档案室、档案柜等专业硬件设施,同时要做好档案室“三防”工作,全力保障档案规范、安全。

高校和各级党总支应当高度重视档案知识和相关法规的宣传教育活动,增强学生党员对档案的认识,在每年度的新生入学教育中,应当组织学生参观校史馆和学校档案馆,并适当开展

范文3:学生档案管理办法

学生档案管理办法(试行)

第一章总则

第一条为了贯彻落实教育部《普通高等学校学生管理规定》,做好普通高校学生档案管理工作,促使我校学生档案管理工作规范化、制度化,结合我校实际情况,特制定本办法。

第二条学生档案是学生在校期间形成的,反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的个人档案材料。学生档案是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手资料,是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。学生档案管理工作,是贯彻执行党的教育方针,为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。

第三条学生档案工作是高校档案工作的重要组成部分,学生档案管理必须坚持集中统一管理的原则,确保学生档案的完整、准确、系统、安全。

第四条学校加强对学生档案工作的领导,要将学生档案管理工作纳入重要议事日程,定期研究、检查学生档案工作,为学生档案管理创造良好的工作环境和条件。第五条学生档案种类多,流动性强,利用率高,工作量大。为加强管理,学生档案由学生工作部统筹协调,各学院具体负责并设立学生档案室,配备专职人员负责学生档案的管理工作。

第二章学生档案管理职责

第六条新生档案,按来档途径由各班级、各学院接收后,各学院统一汇总、整理后按专业登记造册(一式两份),并移交学生档案室,履行严格的交接手续。学生档案的缺失情况,各学院、各班级及时反馈信息到学生本人,催促其尽快查找或回原学校补齐相关档案材料。

第七条各学院要做好学生在校期间的档案材料收集整理工作,由专人负责学生在校期间档案材料的整理,及时将完整的档案材料移交校学生档案室并做好归档工作。毕业生的档案材料应在每年毕业生派遣前半月内向档案室归档完毕。

第八条学生档案室工作职责

(一)接收、鉴别和整理学生档案材料;(二)办理学生档案的查阅、借阅;

(三)办理学生档案的转递,为有关部门提供学生相关资料;

(四)做好学生档案的安全、保密、保管工作;(五)制定和完善学生档案管理规章制度,做好学生档案分析统计工作;

(六)办理其它有关学生档案事项。

第三章学生档案归档范围及分类

第九条归档的学生档案,必须客观地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关情况,对部门及个人当前和长远具有参考价值和凭证作用。

第十条学生档案的归档范围及其分类:第一类学生登记表、毕业生登记表;第二类鉴定、考核、考察材料;

第三类学生成绩表、授予学位决定、学籍异动材料;第四类加入中国共产党、共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料;

第五类奖励材料(含三好学生,优秀党团员、奖学金和优秀学生干部等登记表);

第六类处分材料(包括个人检查、调查报告、校级处分决定或免于、撤消处分的意见等);第七类出国留学材料;

第八类学生入学及毕业体检表,大学生体质健康标准登记卡片或免予执行体质健康标准申请表;第九类有工作经历的个人人事档案材料;

第十类其它可供学校及社会录用人才时参考的材料。

第四章学生档案收集与管理

第十条学生档案室要重视学生档案的日常收集、积累工作,要将真实反映学生德、智、体、美方面的材料及时收集归档。第十一条学生档案管理人员要将收集的材料,认真鉴别,属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚,并经组织审查盖章后方能归档。

第十二条不属于规定归档的材料,经过鉴别,可视情况分别处理。凡不应归档的,退还材料来源单位处理。第十三条凡收集的归档材料,要按归档内容分类整理。档案归档前,要使用统一和规范的学生档案袋。第十四条学生档案材料,须统一用十六开规格的办公用纸或学校规范表格,用蓝色或黑色钢笔书写,不能用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

第十五条学生档案信息记载要准确、规范。在填写学生履历等表格时,学生姓名书写要准确,不能写同音字,曾用名要书写,个人不能随意改名。要求身份证、毕业证、学位证、毕业生派遣证、学籍卡上的姓名一致,各种表格上的姓名、出生年月一致。反映声像特征的照片要求是近照;反映父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的文字材料要真实清楚。

第十六条因病休学学生的档案应作非在校学生档案妥善保存,学生复学后,应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。

第十七条留级学生的档案,每学年在接到教务处正式通知后,将其档案转到所留班级并上名册,将原在班级的名字注销并说明原因。

第十八条退学学生的档案,按有关规定将其档案转给有关的人事部门保管。

第十九条学生在受刑事处分和劳动教养期间,其档案由学校学生档案室保管,刑满释放、解除劳教或重新就业的,档案即按有关规定转给其所在单位或居住地的人事部门保管。

第二十条学生出国不归、失踪、逃亡,经证实,其档案仍由学生档案室保管。第二十一条对毕业离校时未落实工作单位的毕业生,本人要求人事档案保留在学校的,由本人提出申请,所在学院领导签字,方可保留二年,超过二年的,经当地物价部门批准,按学校所在地人才交流中心档案管理收费标准,收取毕业生人事档案保管费。收取的档案管理费主要用于毕业生档案管理的有关支出,不得挪作他用。第五章学生档案保管与保护

第二十二条根据安全保密和便于查找的原则,学生档案室对学生档案进行严密、科学地保管。

(一)学生档案设立专门档案室,用铁皮档案柜存放,达到防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等要求,并经常检查。

(二)要保持档案室的清洁和室内适宜的温湿度。(三)学生档案室统一保管学生档案,建立登记和统计制度,及时发现问题并解决。

第二十三条学生档案室要不断研究和改进学生档案的管理方法和保护技术,逐步实现科学化、标准化和现化化管理。

第六章学生档案的利用

第二十四条因工作需要查阅学生档案,须遵守下列规定:

(一)凡来查阅学生档案者,须提出书面申请并经所在部门领导和档案所在学院领导签字同意;

(二)学生档案一般不得外借,如必须借出使用时,要说明理由,严格履行借阅手续后,方可借出。(三)学生个人不能查阅自己的档案材料;

(四)查阅、借用学生档案必须遵守保密制度和阅档规定,严禁拆卸、涂改、圈划、折叠、批注、抽取、撤换档案材料,若出现此类情况按学校有关规定处理;

第二十五条毕业学生查询档案去留情况,应出具相关证明,办理登记手续后进行查询。

第七章学生档案的转递

第二十六条学生毕业后,学生档案室按机要件的交送规定,将毕业生档案及时寄送到毕业生就业报到证上指定的就业报到部门(或单位)。

第二十七条考取外校研究生的学生档案,按教务处或录取学校发出的正式通知,学生档案室将档案转至相关提档部门或录取院校。

第二十八条严格执行学生档案转递制度,避免产生“无头档案”,转递学生档案时应遵守下列规定:

(一)学生档案应通过机要投递或派专人送取,不能邮寄,不得由学生本人自带;

(二)转出的档案必须完整、齐全,并按规定经过认真的整理装订,不得扣留材料或分批转出;

(三)转出的学生档案必须按“档案转递通知单”的项目详细填写,严密包封;

第八章附则

第二十九条本办法适用于贵州理工学院全日制学生,成人学生档案由成教处管理,可参照本办法执行。第三十条本办法由学生处负责解释。第三十一条本办法自发布之日起试行。