出门证管理要点

范文1:出门证管理要点

吉林建龙钢铁有限责任公司

出门证管理要点主办单位:财企处

制度编号:

制度页数:共8页编制人:徐大章审核人:张胜根批准人:汪世峰

发布日期:2015年8月01日生效日期:2015年8月01日

第一章总则

第一条为加强物资出厂管理,确保吉林建龙钢铁有限责任公司(以下简称公司)财产安全,维护公司的利益,特制定本要点。

第二条所有物资出厂遵循属地负责、专业审批、统一管理的原则。

第三条本要点适用于公司外出返厂和外出不返厂类物资的出厂管理,销售类物资不在本要点管控范围。

第二章物资分类

第四条出厂物资分类

1、外出返厂物资是指公司各单位运输出厂到外单位进行加工、修理、校验、借用、更换、测绘、施工等,且需要返厂的物资。

2、外出不返厂物资是指公司各单位运输出厂外不需要返厂的物资。3、销售类物资是指销售处外销的成品、副产品及废旧物资。

第三章职责

第五条物资出厂单位

1、负责出厂物资(含外协单位物资)出门证信息的填写及申请。2、负责本单位出厂物资的现场确认和监装工作。3、负责外出返厂物资的质量验收工作。

第六条专业归口管理部门

负责本部门归口管理物资(详见附件一《物资管控分类》)出门证的审批及所管理物资的返厂验收(数量、包装等)及跟踪落实工作。

第七条安保处

1、负责出门证信息与实际出厂物资的核对。

2、负责出厂物资纸质出门证的存档。

3、负责外出不返厂的生产生活垃圾出门证的申请。

4、负责生产生活垃圾,外协单位物资及公司有特殊要求的物资监装、监运并签字确认。5、负责外出返厂物资的出厂登记及返厂核销工作。6、协助出厂物资的定期稽核。7、为出门证系统专业归口管理部门。

第八条生产技术处

负责所有物资出厂出门证审核工作。

第四章出门证使用要求

第九条系统出门证审批完成后,由物资出厂单位进行打印,现场人员监装确认签字后交由司机,由司机出厂时交给安保处门卫进行保存(保存原件)。有安保处参与监装的,监装人员在现场统一签字。

在系统未实现列印功能之前,出门证线上审批结束后,物资出厂单位参照附件三线下自行填制并打印纸质出门证,但必须将系统中产生的出门证编号准确填写,以便安保处进行信息核对。(此类情况因线上已审批完成,故不需再重复审批。)

第十条如因出门证系统出现故障或者临时出现紧急情况时,各单位可按附件三模板打印纸质版出门证,纸质版出门证填写及审批流程与系统操作一致,纸质出门证为一式两份,分别由安保处和物资出厂单位保存。

第十一条纸质出门证的存档

纸质出门证每日由安保处门卫汇总并进行存档,保存期限为2年。

第十二条出门证有效期限

出门证为当次有效,出门证有效期限为生产技术处处长审批时间后48小时内有效,遇法定假日顺延。

第五章出门证管理流程

第十三条外出返厂物资管理流程(详见附件三《外出返厂物资出门证管理流程》)

1、出门证的开具、申请

物资出厂单位将出厂物资信息录入ERP出门证系统,“事由”中必须填写物资需返厂明细。

必须选择填写“计划返厂时间”。物资返厂超出计划返厂时间,由物资出厂单位申请延期,如不延期申请,系统将给出厂物资所属单位一级主管、生产技术处处长抛送信息提示,如7天内再不处理,系统将再给出厂物资一级主管、生产技术处处长和主管副总抛送信息提示,如15天内不处理系统将再给出厂物资一级主管、生产技术处处长和主管副总和总经理抛送信息提示。

2、出门证的审批

出门证系统审批流程由经办人→二级主管→本单位一级主管正职(或授权人)→归口管理部门一级主管正职(或授权人)→生产处一级主管正职(或授权人)审批确认。纸质出门证签字盖章流程与系统审批流程一致。

3、出门证的审查

物资出厂时,安保处门卫审查出门证信息与实际出厂物资一致且审批、盖章齐全后方可放行,纸质出门证由安保处留存,留存期限为2年。

4、返厂物资核销

返厂物资入厂时由安保处门卫确认,并开具“物资入厂回执单”,物资入厂后由物资出厂单位和物资专业管理单位在回执单上签字确认,并填写出厂时的出门证编号。车辆卸货后出厂时由司机把回执单交给安保处门卫,安保处门卫核对无误后留存。安保处门卫依据回执单中的“出门证编号”在出门证系统中进行核销。如送货车辆带有不是我公司货物进厂时,安保处需派人全程押运。

第十四条外出不返厂物资管理流程(详见附件四《外出不返厂物资出门证管理流程》)

1、出门证的开具

物资出厂单位将出厂物资信息录入出门证系统或填写纸质出门证,并送审或签字盖章。2、出门证的审批

出门证系统审批流程由经办人→二级主管→本单位一级主管正职(或授权人)→归口管理部门一级主管正职(或授权人)→生产处一级主管正职(或授权人)审批确认。纸质出门证签字盖章流程与系统审批流程一致。

3、出门证的审查

物资出厂时,安保处门卫审查出门证信息与实际出厂物资一致且审批、盖章齐全后方可放行,纸质出门证由安保处门卫留存,留存期限为2年。

第六章现场监装确认

第十五条生产生活垃圾

由安保处申请出门证,由销售处和生产技术处审核,由安保处派专人进行监装。

第十六条工程废料及外协单位物资

1、土建工程废料出厂时,由工程设备处或工程项目部开具出门证,工程项目部和工程设备处现场确认,安保处监装、监运并签字确认。

2、环保工程废料出厂时,由安保处或工程项目部开具出门证,工程设备处现场确认,安保处监装、监运并签字确认。

3、外协单位、工程承揽企业自备工具、设备、材料出厂时,由生产厂开具出门证,专业管理部门审批并现场确认(如无被服务单位,由归口管理部门自行开具与审批),安保处监装、监运,物资出厂凭出门证及《进厂施工设施、机具和设备备案清单》经安保处查验证物相符后出厂。

第十七条其他类物资

领导临时安排需要监装、监运的物资,安保处需要派人监装、监运并签字确认。各单位根据实际需要可以委托安保处进行出厂物资的监装、监运。

第七章其他管理要求

第十八条授权

各单位一级主管正职可拟定授权委托书委托专人签字,授权委托书报安保处进行备案。

第十九条其他

出门证运行过程中如遇紧急无法解决问题,应及时联系安保处。第九章附则

第二十条本要点的附件有:

附件一:物资管控分类

附件二:物资入厂签收回执单模板附件三:吉林钢铁出门证申请单模板

附件四:外出返厂物资出门证管理流程附件五:外出不返厂物资出门证管理流程

第二十一条本要点须贯彻到公司各相关单位。

第二十二条本要点自下发之日起执行。原吉林建龙钢铁有限责任公司发布的《出门证管理要点》同时废止。

附件一:物资管控分类

序号专业归口管理部门1 2安保处质量检验处

物资类别

生产、生活垃圾、消防器材、环保外协单位物资、环保工程相关物资。出厂检化验物资。

特种设备出厂检测与维修(包括安全阀、气瓶、压力容器、压力管道、起重设备、电梯、锅炉等)、计量仪器仪表出厂检测与维修(包括测温类、3工程设备处

测压类、测流量类仪器仪表等)、修护外协施工单位物资、工程物资、驻公司的施工单位物资,出厂校验的检化验用仪器和设备等。

签订合同的外修物资(包括质保期内免费维修)、总承包协议内物资、寄4供应处

存大库的物资、以旧换新物资、不合格退货物资、钢卷开平加工。

56 生产技术处产品开发处

生产外协单位物资、物流车辆出厂检测与维修。质量异议返厂的钢卷

附件二:物资入厂签收回执单模板

物资入厂回执单

编号:JL000001入厂日期物资名称规格型号接收单位专业单位岗位名称备注

编号物资数量

经办人核对人经办人

联系电话联系电话班次

备注:“编号”栏位当物资为返厂物资时填写“出门证编号”,当物资为新采购物资时填写“入库单号”。

附件三:吉林钢铁出门证申请单模板

吉林钢铁出门证申请单

申请单位:出门证编号:

申请单类别

物资名称

用途数量计划返厂时间车牌号码运输单位经办人监装人本单位二级主管签批本单位一级主管签批专业管理单位一级主管签批生产技术处一级主管签批

备注车型

签字:签字:

签字:签字:盖章签字:盖章签字:盖章

附件四:外出返厂物资出门证管理流程外出返厂物资出门证审批流程物资出厂单位出厂物资信息录入NNN专业管理部门生产技术处安保处NN二级主管Y一级主管(委托人)Y一级主管(委托人)Y一级主管(委托人)Y需监装审查出门证及物资物资出厂返厂物资相关信息开具回执单车辆入厂验收返厂物资及回执单签字回执单签字审查、留存物资返厂系统核销

附件五:外出不返厂物资出门证管理流程外出不返厂物资出门证审批流程物资出厂单位出厂物资信息录入NNNN专业管理部门生产技术处安保处N二级主管Y一级主管(委托人)Y一级主管(委托人)Y一级主管(委托人)Y需监装审查出门证及物资物资出厂

范文2:出门证管理办法

出门证管理办法(暂行)司规字第7号文件(2014年7号)

一、目的

为了规范公司物资、车辆运输及人员出入厂区出门证的管理,防止物资流失,使物资能够安全高效的流转,特制定本暂行管理办法。二、适用范围

本管理办法适用于公司各部门出门证的开具及财务的签发工作及园区警卫核实工作。三、职责

1、管理部负责《出门证管理办法》的起草、修订,以及《出门证》印制下发及制度执行检查管理工作。

2、各部门接口部门负责开具出门证核实签字送货/拉货等物流车辆及其他车辆出厂时由接洽部门开具出门证

3、财务部负责出门证的签发及“出门证专用章”的管理工作。四、出门证的开具

1、各部门均可出门证开具部门为管理部、经营部、库房。2、管理部负责来客车辆、公司车辆出门证的开具。

3、经营部负责五金临采、气体送运、设备维修维护等车辆出门证的开具。4、库房负责废旧物资装运、成品发货等车辆出门证的开具。

5、各部门只能开具与本部门相关业务的物资,不得开具其它出门物资。

,共3页

五、出门证的签发

1、出门证签发部门为财务部。

2、节假日和周日一般不做出门证签发,各出门证开具部门应根据实际发货到货情况,提前做好计划安排,于节假日和周日前一天将计划提交财务,财务部根据计划予以签发相应的出门证。

3、出门证开具部门人员在签发出门证时,应当填写《出门证用章记录》,填写完成后,财务部核实后签发。

4、出门证开具部门于出门证上物资不符的,财务部不予签发。六、出门证的管理

1、出门证管理部门为管理部。

2、出门证不得涂改,不准缺项,空白项目画线。

3、开具的出门证在规定的时间内方为有效,逾期须重新办理方可出厂。4、出门证的领用须以旧换新,并填写出《门证领用记录》,已开具的出门证不得缺项少页,交回的出门证要加封页装订成册,写清起止号码及起止日期。

5、出门证的使用和保管,应指定专人保管和使用,应明确责任,其他人员不得开具出门证。

6、警卫部门依据出门证标明的物资名称、数量及财务部在保卫部门预留的印鉴等验证放行。

七、相关文件

1、《出门证》

,共3页

2、《出门证用章记录》3、《出门证领用记录》4、出门证封页

*************有限公司

2014年12月3日

编制审核批准生效日期:2014.12.3版本: A 版,共3页

附:1

1出门证

版本:A 编号:JG-CMZ-年月日时分

厂家部门

出厂物品出厂原因主管部门厂家签字备注:

车牌号

数量库管员核实开具人员财务签章

1.出厂原因主要填写发货、返厂、非本单位物品等情况;2.主管部门为经营部、库房部、管理部等职能部门;

3.此证一式两份,一份为主管部门留存,一份警卫作为统计依据。

1出门证

版本:A 编号:JG-CMZ-年月日时分

厂家部门

出厂物品出厂原因主管部门厂家签字备注:

车牌号

数量库管员核实开具人员财务签章

1.出厂原因主要填写发货、返厂、非本单位物品等情况;2.主管部门为经营部、库房部、管理部等职能部门;

3.此证一式两份,一份为主管部门留存,一份警卫作为统计依据。

附:2出门证用章记录序号1 23 45 67 89 1011121314时间

部门姓名

用章原因

备注附:3序号领用人1 23 45 67 89 1011121314151617181920212223242526272829303132333435363738

日期出门证领用记录

以旧换新送回的出门证编号起止日期起止

备注附:4

LOGO

出门证专用封皮

起止编号:起止日期:使用部门:

范文3:出门证管理办法

宁夏御萃坊生物科技开发有限公司

关于实行《出门证使用管理办法》的通知

为了规范公司物资出门的管理,加强公司门卫安全保卫工作,结合公司所有货物出库必须依据销售订单的要求,关于出门证的办理和使用特做以下通知:一、出门证的管理

1、出门证由行政部负责管理和开具。2、出门证办理流程:

原料产成品经办人(凭借销售出库经办人(凭借销售出库财务确认货款行政开具出门证

行政开具出门证部门负责人签字

部门负责人签字门卫存档

门卫存档

公司内部调拨自有销售

物流(货物调拨单)

经办人(凭借销售出库行政开具出门证

财务出具货款收据

部门负责人签字

行政开具出门证

门卫存档部门负责人签字门卫存档

样品经办人(钉钉样品审批单)

行政开具出门证

部门负责人签字

门卫存档

设备的借用及租用

经办人(凭借租赁协议或借条)

行政开具出门证

部门负责人签字

门卫存档

宁夏御萃坊生物科技开发有限公司

3、注意事项:

(1)办理出门证必须持单位相关部门出具的有效单据,单据要写清楚出厂物资的数量、规格、型号,到何地及出厂原因,申请日期并经单位领导签字有效。

(2)出门证不得涂改,不准缺项,空白项目画线;当日开具的出门证当日有效,逾期须行政部更改日期方可出厂;

(3)出门证实行编号管理,已开具的出门证不得缺项少页,存根联结算联要清晰可辨,每月25日门卫按出门证编号顺序将整理好的出门证交回行政部复核,并在出门证单据交接记录上签字,行政部每月将出门证加封页装订成册并写清起止号码及起止日期。

(4)门卫依据出门证标明的物资名称、数量核对出厂物资,并验证出门证各负责人签字无误后收回出门证并放行。

此通知自2016年4月22日起生效,各部门严格执行。

宁夏御萃坊生物科技开发有限公司

2016年4月22日