采购工作流程

范文1:采购工作流程

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采购流程

图1文件名称

采购部管理制度与工作流程

采销部长签署总经理签署

编号财务签署董事长审批

日期采购部长签署拟订

一、目的:

为规范采购流程,提高采购工作的效率,特制定本制度。二、适用范围:适用于本公司采购管理。三、内容:1、总则

为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

2、采购基本流程

采购需求---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订(确定付款条件、配送方式、售后服务)----交货验收(仓管)---质检(不合格退货)---入库---计划对账---财务结算共4页

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图2采购需求

采销部

采购部

寻找供应商

销售部董事长

寻价、比价、议价

采购计划

审批采购洽谈

合同的签订

财务部确认付款条件及帐期

勾总审批

建立供应商资料

下单验收不合格

交货验收

验收合格

退货计划对账

入仓财务结算

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图3一、申请商品采购流程图提出需求

采购部审批(有合同)

采购订购

采购部审批(无合同)

总经理审批

销售部

图4二、申请付款流程图

根据供应商帐期限

采购计划员对账采购部长审批总经理审批

三、商品到货验收流程仓管打入库单

仓库凭入库单确认型号、数量、包装等

成本会计审核入库单

合格进仓,不合格退回供应商

1)采购计划:采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。2)供应商的选择和考核:

供应商的选择与考核,一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定,并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。3)询价、比价、议价。

4)合同的签订:买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程,最后双方签订有关协议,合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、共4页

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供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。

5)交货验收:采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。

6)质检:货物质检合格则入库,不合格的,需安排补救和退货。7)财务结算:货物入库后,财务结算。3、采购管理制度:

1)建立供应商资料管理(表)册,售后服务管理表。2)建立、建全比价制度,保证采购设备的质优价廉。

3)每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结,并提出下月用款计划。

4)签订采购合同后,应全面了解发货情况,如不能及时供货,应将原因提前两日通知请购部门或请购人。

5)所有货物一律开箱验收,发现问题及时和供应商联系,尽早解决。6)验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。

7)采购部每月5日前,将上一月的采购合同编号整理成册。交人事部备案。

云南菌视界生物科技有限公司2016年10月1日

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范文2:采购部工作流程

采购部工作流程一、各类物品采购工作流程1、仓库补仓物品的采购工作流程:

仓库的每种存仓物品,均应设定合理的最低库存保障线,在存量接近或低于最低库存保障时,即需要补充货仓里的存货,仓库主管要填写一份仓库补仓“采购申请单”,且采购申请单内必须注明以下资料:

(1)货品名称,规格;(2)库存数量;

(3)最近一次订货单价;(4)最近一次订货数量;(5)提供本次订货数量建议。

采购部经理在采购申请单上签字确认,并注明到货时间。采购部经理初审同意后,按仓库“采购申请单”内容要求,在至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意见,按酒店采购审批程序报批,经总经理同意后,采购部立即组织实施,一般物品要求之3天内完成。如有特殊情况,要向主管领导汇报。2、部门新增物品的采购工作流程:

若部门欲添置新物品,部门经理或各餐厅经理应撰写有关专门申请报告,经总经理审批后,连同“采购申请单”一并送交采购部,采购部经理初审同意后,按“采购申请单”内容要求,在至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意见,按酒店采购审批程序报批,经总经理批准后,采购部立即组织实施.3、部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程:

如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品,应先填写一份“物品报损报告”给财务部及总经理审批。经审批后,将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交采购部,采购部须在采购申请单内必须注明以下资料:

(1)货品名称,规格;(2)最近一次订货单价;(3)最近一次订货数量;(4)提供本次订货数量建议。

采购部在至少三家供应商中比较价格品质,并按酒店采购审批程序办理有关审批手续,经总经理批准后,组织采购。4、鲜活食品冻品的采购工作流程:

蔬菜、水果等物料的采购申请,由各厨师长,根据当日经营情况,预测明天用量,填写每日申购单交采购部,申请单上必须有各层厨师长的签字。采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购。冻品、肉类、粮油、酒水等按正常备库,按需填写“总仓/文具库领货单”到库管处领取。冻品采用定点采购方式,以防出现问题时及时准确找出供货商。

5、维修零配件和工程物料的采购工作流程:

工程仓日常补仓由工程部填写“采购申请单”,且采购申请单内必须注明以下资料:(1)货品名称,规格;(2)平均每月消耗量;(3)库存数量;

(4)最近一次订货单价;(5)最近一次订货数量;(6)提供本次订货数量建议。二、采购工作流程中须规范事项:

1、所有的采购申请必须填写一式三联,采购申请单经部门经理核签后,整份共三联交给采购部。

2、采购申请单一共三联,在经审批批准后:第一联采购部存档并组织采购作仓库收货用。第二联财务部成本会计存档核实。第三联申请部门存档。

3、审核采购申清单:收到采购申请单后、采购部应作出以下复查以防错漏。

(1)签署核对:检查采购申请单是否部门经理签置,核对其是否正确。

(2)数量核对,复查存仓数量及每月消耗,决定采购申请单上的数量是否正确。4、邀请供应商报价。三、货比三家工作流程:

每类物品报价单需要最少三家作出比较,目的是防止有关人员从中徇私舞弊,保证采购物品价格的合理性。酒店采取三方报价的方法进行采购工作,即在订货前,必须征询3个或3个以上供应商报价,然后确定选用那家供应商的物品。四、采购活动的后续须跟进工作1、采购订单的跟催

当订单发出后,采购部需要跟催整个过程直至收货入库。2.档案储存:所有供应商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查,并连同采购人员自购物品价格信息每天须录入至采购部仓库管理系统。3.采购物品的维护保养:如所购买的物品是需要日后维修保养的,选择供应商便需要注意这一项.对设备等项目的购买,采购员要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法。同时,事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容,以免造成不能配套或无法安装的情况。五、总仓库存货物的领取

1、冻品、粮油、肉类、酒水、客房用品的领用

(1)冻品、粮油、肉类、酒水按各部门所报最低库存保障线采购部合理动态调整备库。如有大型活动或婚宴餐厅、厨房应提前3天填写“采购申请单”,由采购部合理调整库存。领货:各部门应指定专人领货(一般指定1-2人,需各部门经理确认,到采购部备档指定人员),填写“总仓/文具库领货单”需有部门经理或厨师长签字方可领货。各部门经理或厨师长应在采购部留有签字模板,只有部门经理签字有效,其他人员(指定领货员以外)或代签一律不予领取。(2)蔬菜、调料、水果按照“直入直出”的方式由各部门提起申购到货直接出给该部门。各厨师长按根据当日经营情况,预测明天用量,根据各二级库库存,填写每日申购单交采购部。采购部每晚下单,第二天早上到货。大型活动或婚宴提前3天提出申请。蔬菜、调料、水果考虑到成本,每天只采购一次,下午不再进行采购。厨房要设有验货员,每天准时验收货物,送货单要有库管及厨房验收员的同时签字。

(3)鲜活海鲜、水发货、干货的采购。本酒店签订海鲜缸养殖合同,每天客人零点海鲜由海鲜缸直接送入厨房,有海鲜缸与厨师长或厨房验收员共同验收,送货单有厨师长签字有效,采购部随时抽查。大型活动或直接进厨房大批量备货的物品,必须有厨房下“采购申请单”交到采购部,采购部再下单到海鲜缸,第二天早上到货,有海鲜缸、库管、厨房共同验收。2、办公用品的领用

(1)办公用品领用应按总经办所规定的每月各部门的使用量,按每月一次领用的规定领用。各部门领用办公用品不允许超出总经办规定的数量。

(2)领用审批:领用办公用品应填写“总仓/文具库领货单”由各部门经理或厨师长签字,再经总经办主任签字方可领用出库。缺任何一人签字都不予领用。六、库管的流程

(1)每日出库存报表,报采购部经理、厨房厨师长、餐饮经理。(2)领货:①核对是否为各部门指定人员领货②核对各部门经理或厨师长签字是否与签字模板相符③如有规定领用量的,严格控制数量不予超出④以上任何一项不符合一律不予领取。(3)总仓冻品、酒水、粮油按照“整入整出”的方式出库,不拆包、不拆箱、不零取。

(4)冷库领用物品禁止专业人员以外触碰电源开关。(5)海鲜缸内海鲜验收时必须保证包装物内无水分。(6)各部门所领出的货物无质量问题的一律不予许退库。(7)收货时严格把好质量关,核对质保日期,保证先进先出的的原则。

(8)积压物品(长时间未领用物品)及时提醒各部门抓紧时间出库,不要造成不必要的浪费。

(9)货物验收严格按照“采购申请单”验收,“采购申请单”中没有的货物一律不予验收入库。

(10)每月25日进行各部门的物品盘点,做到准确、及时。盘点后上报财务总监。

范文3:采购部工作流程

采购部工作流程流程名称任务概要单位

采购部工作流程采购部采购流程

采购部负责人

采购总监

根据合同、预算书、施工图、主材汇总表、材料计划表制定采购计划

编号执行部门采购部

工程部

项目实施阶段发起采购申请并提供施工计划及材料计划表

工作联系单(OA)发送到采购部(附施工计划及材料采购计划)

LC-流程-D-C-01协助部门项目部

财务部

材料询价

审核工作程序5万以下材料

复核、认定

5万以上材料

相关制度

备注采购部订立的采购合同需提供复印件到财务部、预算部、项目部。

审批审核

定期编制材料款付款计划

上报公司领导审批(OA)

供材计划表(OA)发送到项目部

订立采购合同及供材计划

合同审批表(纸质)

财务部工作流程

采购制度

采购部工作流程流程名称任务概要单位

采购部工作流程采购部报销流程

采购部负责人

采购总监

与材料供应商核对材料采购单

编号执行部门采购部

项目部

提供材料验收入库单

财务部盘点仓库库存 LC-流程-D-C-02协助部门

财务部

审批审核

与财务核对材料进账汇总表

材料进账对账单核对完成,签字完整

结算拨款

工作程序相关制度

采购制度

采购部工作流程一、采购流程

1、项目部通过OA发送《工作联系单》(附施工进度计划及材料采购计划表)至采购部进行采购申请;

2、采购部根据收到的《工程项目材料采购计划控制表》制定出采购计划;

3、采购部派出专人进行市场调研和材料询价;

4、采购部专人将询价结果报材料总监审核。其中所购材料合计金额在5万元以下的经过采购总监审核之后即可订立采购合及供材计划;所购材料合计金额在五万元以上的,需上报总经理审批同意之后方可订立采购合同及供材计划→OA系统上报《合同审批表》;

5、采购部将订好的供材计划表通过OA反馈给项目部,采购程序结束;6、采购部经理按照采购对象确定付款方式→编制材料款支付计划表报公司审核,交由财务部留底。二、报销流程

1、项目部向采购部提供完整的材料验收入库单;2、采购部与材料供应商核对材料进账单至无误;3、采购部与财务核对材料进账单至无误;4、采购总监对报销资料进行审核签字;

5、采购部将采购总监审核通过的报销资料送至总经理审批签字;6、采购部走完以上程序,即完成进账对账单的核对。检查报销资料,确定签字完整;

7、财务部根据采购部提交的完整报销资料结算拨款。