文件规范化管理制度

范文1:文件规范化管理制度

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编号:WY-RL-ZD002版本:02

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文件规范化管理制度1.目的:为了规范公司制度、正规文件等资料的使用格式,使公司文件形成统一标准,特制定本制度。2.适用范围:公司全体员工3.原则:统一格式、统一标准4.权责范围:

人力资源部负责本制度的制定、审核、执行、监督、存档等工作;各个部门负责对其它部门内部制度制定、执行。5.程序内容

5.1公司正规文件的范围

决定:对重要事项或者重大行动做出安排,用“决定”。制度:公司内部的管理流程类文件、程序类文件等。实施细则:实施标准类文件、技术工艺文件、规范性文件。

通知:发布行政措施,转发上级单位或部门、同级单位或部门和不相隶属单位或部门的公文,批转下级单位或部门的公文。

通报:传达重要精神,表彰先进,批评错误,用“通报”。

会议纪要:记载、传达本公司召开或主办的会议情况和议定事项,要求与会部门和有关单位共同遵守、执行的,用“会议纪要”。

5.2行文格式

制度:

编号:字体宋体字号小五号、加粗标题:字体宋体字号小三号、加粗正文:字体宋体字号五号

字符间距:缩放100%间距标准位置标准字间距1磅页边距:左右边距为2cm;上下边距为2cm;间距:1.5倍行距装订线:左侧0.5cm 页眉:1.5cm

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页脚:1.75cm 实施细则:(同上)

决议、通知、通报、会议纪要:标题:字体宋体字号小二号正文:字体仿宋体字号四号

页边距:上边距为3cm、下边距2.5cm;左右边距为2.3cm;页眉:1.27cm 页脚:1.27cm 间距:1.5倍行距5.3文件编号规定5.3.1部门编号代码分类:

维一集团:WY 人力资源部:RL 财务部:CW 教学部:JX 市场部:SC 九台分校区:JTFX 双阳分校区:SYFX 双辽分校区:SLFX 松原分校区:SYFX 5.3.2文件类型编号代码分类:

决议编号代码:JY 制度编号代码:ZD 实施细则编号代码:XZ 通知编号代码:TZ 通报编号代码:TB 会议纪要编号代码:HYZY 请示编号代码:QS 陈述编号代码:CS 5.3.3制度文件版本编号代码的规定

文件版本编号代码确定:01版本、02版本、03版本、04版本文件的适用范围:制度、实施细则;文件版本确定规定:初次制定的文件版本代码:01二次修订的文件版本代码:02三次修订的文件版本代码:03

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四次修订的文件版本代码:045.3.4制度文件编号使用规定:

公司文件编号统一形式为: XXXXXXXXXXX 编号制定的标准:

XXXXXXXXXXX 文件顺序代码版本代码文件类型代码部门代码公司代码例如:人力资源部制度

WYRLZD01001其他文件的编码标准参考公司体系文件,即:JL-XX-XX XX200X-XX-XX 文件顺序号部门代码+某年5.4纸张规定:

公司正规文件的纸张统一版本为A4标准.5.5公司正式文件的内容规定:

制度文件的内容包括:目的、适用范围、原则、权责权限、程序内容、表格、附则七部分。实施细则内容包括:目的、适用范围、原则、权责权限、程序内容、表格、附则七部分。通知、通报内容包括:标题、接收部门/接收人、内容、撰写部门、撰写日期。

决议、会议纪要内容包括:会议名称、主持人、会议日期、会议开始时间、会议地点、记录人、会议目的(简要说明会议的目的,包括期望达到的结果。)、参加人员(列出参加会议的人员,他在项目中的头衔或角色。)、发放材料(列出会议讨论所有的项目资料。)、发言记录(记录发言人的观点、意见和建议。)、会议决议(说明会议结论。)、抄报单位、抄送单位、会议主题。

5.6文件的使用管理规定

所要下发的文件必须按内容、格式及性质套用公司统一的文件格式。

公司正式文件(制度、实施细则、通报、公司级别的会议纪要等)需由人力资源部统一归档。各个部门制度、实施细则、通报的制定、修改、完善,需在成文后由人力资源部统一审核报批;其他文件经部门经理审核后,核准签字直接报批。

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公司正式文件需在经总经理签字核准后方可执行,否则视为无效文件。所有文件必须有正确的标题。

文件的内容应目的明确、简练、思路清晰,不允许出现错字、漏字、多字现象;

发文必须有发文登记,且记录要详细,清晰,有可追溯性;各部门可根据本部门实际自行设定适合的文件收发记表;

公司正式文件部门内部需有专人管理,防止文件丢失。

发文可以采取电子形式和书面形式。在内部传阅且不需领导签字或盖章的文件采用电子版形式,将要发文的文件共享的同时,告知相关部门查看并做记录;

重要文件必须是直接相关人签收,或部门负责人签收外,其他任何人不得代签;其它文件,本部门人员可以代签收;

收发、传递文件的责任人要对特殊文件做好保密工作,造成严重后果视损失程度进行赔偿,必要时移交司法机关处理。

6.相关表格

6.1《XX制度格式》/《XX实施细则》6.2《XX通知》6.3《XX通报》6.4《XX会议纪要》7.附则

7.1本制度最终解释权归属人力资源部。7.2本制度自签发之日开始执行。

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编制:人力行政部

部门审核:

工会/职代会审核:

总经理核准:

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编号:WY-XX-XX-XX-XXX 版本:XX

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XXXX管理制度

1.目的:XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 2.适用范围:XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 3.原则:XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 4.权责范围:XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 5.程序内容:XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 6.相关表格: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 7.附则

7.1本制度最终解释权归属人力资源部。7.2本制度自签发之日开始执行。

编制:XX部

部门审核:

工会/职代会审核:

总经理核准:

范文2:文件规范化管理制度

**公司文件

**字[2016]

文件规范化管理制度一、公文种类

(一)通知:发布行政措施,转发上级单位或部门、同级单位或部门和不相隶属单位或部门的公文,批转下级单位或部门的公文;印发规章制度和管理办法,传达要求下级部门办理和需要周知或者执行的事项;任免和聘用管理人员,用“通知”。

(二)通报:传达重要精神,表彰先进,批评错误,用“通报”。

(三)请示:向上级领导或部门请求指示、批准,用“请示”,结尾需用“妥否,请批示”。

(四)函:平行单位、不相隶属单位之间商洽工作、询问或答复问题,向主管部门请求批准或答复审批事项,用“函”。需以“特发此函/此函”作结尾,如是复函需以“此复”作结尾。

(五)会议纪要:记载、传达本单位召开或主办的会议情况和议定事项,要求参会单位和有关单位共同遵守、执行的,用“会议纪要”。

(六)制度:规定工作标准、工作内容及考核的依据。(七)如以上便签中有附件,需正文后空两行,左缩进2格,写附件全名。二、文件制作原则

(一)符合国家的法律法规和方针政策及有关规定;(二)观点明确,表达准确,结构严谨,条理清楚,文字简练,字词规范,标点准确,篇幅力求简短;(三)使用国家法定计量单位;(四)文件内使用简称,一般应当先用全称,并在括号内注明简称。

(五)所有文件必须有明确的标题。三、行文格式

(一)相关制度的行文规范1.标题:××制度;

2.摘要/目的:描述本制度制定的目的3.制度抬头:**公司4.编号:-日期-编号(二)业务便签行文规范1.**内部请示公文要求

(1)标题:关于××部××的请示(2)呈送:****××部(3)摘要:见正文

(4)正文:段落首行空两格,结尾:“妥否,请批示。”如有附件需在正文后空两行,左缩进2格,标准:“附件1:、附件2:”要求名称与链接附件名称一致;2.通知公文起草要求;(1)标题:关于××的通知(2)呈送:××部(3)摘要:见正文

(4)正文:段落首行空两格,结尾:“特此通知。”如有附件需在正文后空两行,左缩进2格,标准:“附件1:、附件2:”要求名称与链接附件名称一致;3.通报公文起草要求;(1)标题:关于××的通报(2)给(TO):**公司全体员工(3)由(FROM):**公司××部(4)考核分类:按通报类型选择(5)正文:段落首行空两格,结尾:“特此通报。”4.公司向上级单位传递公文,用OA便签。(1)标题:关于**公司××的请示(2)呈送:**(3)其它要求参照上述第1条。

四、发文管理

(一)所要发文的文件必须按内容及性质套用公司统一的发文格式,制度按照红头文件制作,其它按上述要执行;(二)发文的内容应目的明确、简练、思路清晰,不允许出现错字、漏字、多字现象;

(三)收发、传递文件的责任人要对特殊文件做好保密工作,造成严重后果视损失程度进行赔偿,必要时移交司法机关处理。

(四)所有文件审批流程严格按《审批权限责任制》执行。(五)所有文件需按类别编号,如“关于××的通报(人事行政部-1)、关于××的通知(CVS部-1)”五、公文发布要求㈠请示类:

业务经理起草后发部门行政,部门行政在部门经理OA起草,要求本部门经理为第一核稿人,然后按公司流程逐级传递审核/批;㈡通知类:

1.部门行政在部门经理OA起草,要求本部门经理为第一核稿人,然后按公司流程逐级传递审核/批,按流程签批后文件截图在部门微信群内公示;2.如起草跨部门相关通知,需在**公司微信群内截图公示;㈢通报类:

1.部门内部通报:部门行政在部门经理OA起草,部门经理签批后截图在部门内微信群截图公示;

2.跨部门通报:部门行政在部门经理OA起草,部门经理为第一审核人,按流程签批后文件截图在**公司微信群内公示

3.所有通报类文件,相关人员签批后将电子版下载发人事行政部前台文员,前台文员录入汇总后发绩效专员予以兑现。五、激励办法:

如未按要求执行,负激励责任人B1分/次,部门负责人连带50%。如涉及相关制度按具体制度执行。

二○一六年一月一日修订

审批:审核:起草:

范文3:公司行政管理规范化文件的制作

公司行政管理规范化文件的制作、实施规定

第一条积极推进我公司的规范化管理工作,使规范管理文件的制定和实施有所依循,特制定本规定。

第二条本规定所称的规范管理文件指的是由本公司(工厂)规范化管理委员会签发对全公司系统的管理和动作进行规定和描述的指导性文件,规范管理文件一经正式签发实施,即具有强制作用,各级管理人员必须遵照执行。

第三条规范管理文件按性质分四类:(一)基本规定(二)作业流程(三)报表图表(四)CI规范

第四条规范管理文件按层级分三级:(一)总公司颁发(二)二级公司颁发(三)三级公司颁发

第五条规范管理文件按业务领域分八类:(一)组织规程类(二)人事管理类(三)行政管理类(四)财务管理类(五)发展规划类(六)业务管理类(七)资讯统计类(八)生技术类

第六条规范管理文件按保密程度分三类:(一)G类(General),即通用类,对保密性无要求。

(二)S类(Secret),即机密类,限制在公司部门经理(含下属企业经理)以上和相关工作人员范围内。(三)T类(Top Secret),即绝密类,限制在公司少数高层管理人员和相关人员范围内。

第七条规范管理文件的编号统一规定如下:(一)密级代号 G--表示通用性 S--表示机密性 T--表示绝密性(二)层级代码

00--表示由总公司颁发1X--表示分公司颁发2X--表示分公司颁发3X--表示分公司颁发5X-9X(备用)

上述两数位中的後一位元用於区别三级公司。(三)规范管理文件类型代码用一位元数位加以区别1--表示基本制度类2--表示作业流程类3--表示图表报表类4--表示CI规范类

(四)规范管理文件的业务类别代码用一位元数位加以区别1--表示组织规程类2--表示人事管理类3--表示行政管理类4--表示财务管理类5--表示发展规划类6--表示业务管理类7--表示资讯统计类8--表示生技术类

(五)另以三位元数位用於流水号。

(六)规范管理文件的编号统一由一个字母和7位元元数构成。

第八条便於印发与整理归档,除少数图表之外,所有规范管理文件均以A4纸标准尺寸,并冠以××管理文件文头,其正页和续页的格式均以本规定的样式准。第九条规范管理文件的制定程式如下:(一)由各业务线相关人员拟稿;

(二)由规范化管理工作小组审核,必要时召集有关人员进行修改;(三)由规范管理委员会审议通过;

(四)由规范化管理工作小组负责编号、存入电脑、制定标准格式;(五)由规范化管理委员会主任签署实施。

第九条各下属企业制定的规范文件,主要由各企业负责人把关,但必须报总公司规范管理小组审核、编号、存档并以标准格式制定後颁布实施。

第十条已签发实施的所有规范管理文件,若在执行中发现有重复、遗漏、矛盾处或已不适应公司的业务发展,需要进行修订以至废除,其程式与上述第九条的制定程式相同。

第十一条在制定和实施规范管理文件过程中,若有关部门或企业对有关条款所持意见不同或解释各异时,可提请规范化管理委员会进行仲裁,最後由规范化管理委员会主任裁定。