单位档案管理制度

范文1:单位档案管理制度

单位档案管理制度

一、为规范单位档案管理,增强单位档案的实用性和有效性,特制定本制度。二、归档范围

单位的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、单位的档案管理由主任办公室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责:保证单位及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。五、资料的收集与整理

1.单位的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为单位档案资料归档期。

2.在档案资料归档期,由档案管理员主动收集应该归档的原始资料。单位人员应积极配合与支持。

3.凡应及时归档的资料,由档案管理员负责及时归档。

4.各部门专用的收、发文件资料,按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5.档案管理员根据单位的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1.单位档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。2.单位档案资料的归档每年一次,属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅

1.办公室主任或办公室副主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2.因工作需要,单位的其他人员需借阅非密级档案时,应填写申请表经办公室主任核批。

3.单位档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别,绝密级档案禁止调阅,机密级档案只能在档案室阅览,不准外借;秘密级档案经审批可以借阅,但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由办公室主任批准。办公室主任因公外出时可委托办公室副主任或其他人员审批,具体按委托书的内容执行。4.档案借阅者必须做到:

①爱护档案,保持整洁,严禁涂改。

②注意安全保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1.单位任何个人非经允许不得销毁单位档案资料。

2.当某些档案到了销毁期时,由档案管理员填写《单位档案资料销毁审批表》交办公室主任审核批准后执行。

3.所有的档案资料必须由办公室主任批准方可销毁

4.经批准销毁的单位档案,档案管理员须认真核对,将批准的《单位档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。5.在销毁单位档案资料时,必须由办公室主任指定专人监督销毁

范文2:事业单位档案管理制度

档案管理制度档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识,从每个人员、从每项工作、每个环节做起,认真加强档案建设。(一)档案收存的范围1、行政档案:①上级下发的各类文件②发出的的各类文件

③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等⑤出具的或盖章的信函、报表等⑥各类统计资料2、人事档案①编人员的档案材料②人员招聘的相关材料

③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。

⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。

⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相关材料。

⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。3、财务档案

②常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。

④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。

⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。⑦年度、季度及专项财务分析报告。4、业务档案

①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。

②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。

③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。④教员、考评员队伍相关资料。

⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。

⑥各类业务会议纪要(记录)、合作协议、项目意见书等相关资料。

⑦因业务需要购置的(或上级下发的)杂志、图书、资料、音像制品及自制的照片、录相、录音资料等。⑧网络建设相关资料。

⑨重大专项活动的筹备、组织实施、总结等专题项目资料。⑩历年物业管理、机关食堂管理的相关资料。5其它有价值的资料。(二)档案管理体制:

档案实行统一管理。部门分类管理的二级管理体制。1、建立档案室,对及各部门档案资料正本统一管理。办公室分工专人管理档案。

2、人事、行政财务档案由直接管理。业务档案由各部门专(兼)职档案管理员负责对本部门档案资料进行采集、建档;正本交档案室管理,副本留部门使用。

3、分管主任为档案建设责任人。各部门主任为部门档案建设责任人。及各部门专(兼)职档案管理员对各自负责的档案负直接责任。4、根据工作需要,主管会计可在财务室保留当年和前一年的财务档案,尔后逐年建档移送档案室保管。各部门业务档案副本在部门保留时间控制在五年以内。第六年起向档案室移交。

(三)立卷和归档

1、各部门办理完毕的文件、资料经过挑选,分项或分类立卷、编号归档。

2、一般文件资料应分级、分类按时间先后编号立卷。原则上一年成卷。年终归档。

3、人事档案分综合与个人二类建档。综合档案年初立卷、年终归档。个人档案随机立卷并归档。

4、重大专项活动一般在立项时建档,项目完成后成卷并及时归档。

5、各部门业务档案(除专项档案外)要在年初分类立卷,次年初归档。

6、凡具有法律性文书,一经生效即要归档。凡涉密性文件,即时形成,即时归档。

7、各类图书、杂志、报纸、音像资料要及时收集,立卷归档。8、对有价值的外部信息,网络维护员和档案管理员要逐日浏览,及时收集,立卷归档。9、归档要求:

①档案必须具有真实性。所有资料应为原始资料。②档案必须具有完整性。每个案卷力求资料齐全。

③档案必须具有价值性。立卷要避免杂乱无章,做到分类、分项、分目清晰;要避免重复立卷,同一事件只立一个卷目;要准确分类,不同类型的资料,不能混合立卷。

(四)档案保管和使用

1、档案管理人员只要对档案卷宗分类编号、登记注明立案单位、姓名、类别、内容页数,并对案卷确定密级编制页码、分类存放,做到分类清晰、放置有序,便于查阅。

2、档案室要设置防潮、防蛀、防火的档案柜(箱),安置防盗门、窗和消防器材,确保档案安全。

3、和各部门档案要分工专人保管,在人员变动时,要认真做好移交。4、档案管理人员要加强责任心,切实按要求管理好

档案,切实做到不损坏、不丢失、不错漏任何案卷(含音像网络资料)。5、要强化保密观念。凡涉密档案按照保密法规执行。6、档案借阅必须填写申请表,经分管领导批准后方可借出,并按申请使用时限及时收回。复制档案必须报经分管领导批准。未经批准借出、复制、遗失、损坏者,要按损失大小,追究责任。

范文3:事业单位档案管理制度

档案管理制度

档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识,从每个人员、从每项工作、每个环节做起,认真加强档案建设。

(一)档案收存的范围1、行政档案:①上级下发的各类文件②发出的的各类文件

③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等

④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等⑤出具的或盖章的信函、报表等⑥各类统计资料2、人事档案①在编人员的档案材料②人员招聘的相关材料

③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。

⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。

⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相关材料。⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。3、财务档案①日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。

⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。⑦年度、季度及专项财务分析报告。4、业务档案①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。

②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。

③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。④教员、考评员队伍相关资料。⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。⑥各类业务会议纪要(记录)、合作协议、项目意见书等相关资料。

⑦因业务需要购置的(或上级下发的)杂志、图书、资料、音像制品及自制的照片、录相、录音资料等。⑧网络建设相关资料。

⑨重大专项活动的筹备、组织实施、总结等专题项目资料。⑩历年物业管理、机关食堂管理的相关资料。○11其它有价值的资料。(二)档案管理体制:

档案实行统一管理。部门分类管理的二级管理体制。1、建立档案室,对及各部门档案资料正本统一管理。办公室分工专人管理档案。

2、人事、行政财务档案由直接管理。业务档案由各部门专(兼)职档案管理员负责对本部门档案资料进行采集、建档;正本交档案室管理,副本留部门使用。3、分管主任为档案建设责任人。各部门主任为部门档案建设责任人。及各部门专(兼)职档案管理员对各自负责的档案负直接责任。

4、根据工作需要,主管会计可在财务室保留当年和前一年的财务档案,尔后逐年建档移送档案室保管。各部门业务档案副本在部门保留时间控制在五年以内。第六年起向档案室移交。(三)立卷和归档

1、各部门办理完毕的文件、资料经过挑选,分项或分类立卷、编号归档。2、一般文件资料应分级、分类按时间先后编号立卷。原则上一年成卷。年终归档。

3、人事档案分综合与个人二类建档。综合档案年初立卷、年终归档。个人档案随机立卷并归档。

4、重大专项活动一般在立项时建档,项目完成后成卷并及时归档。5、各部门业务档案(除专项档案外)要在年初分类立卷,次年初归档。

6、凡具有法律性文书,一经生效即要归档。凡涉密性文件,即时形成,即时归档。

7、各类图书、杂志、报纸、音像资料要及时收集,立卷归档。

8、对有价值的外部信息,网络维护员和档案管理员要逐日浏览,及时收集,立卷归档。

9、归档要求:①档案必须具有真实性。所有资料应为原始资料。②档案必须具有完整性。每个案卷力求资料齐全。③档案必须具有价值性。立卷要避免杂乱无章,做到分类、分项、分目清晰;要避免重复立卷,同一事件只立一个卷目;要准确分类,不同类型的资料,不能混合立卷。(四)档案保管和使用

1、档案管理人员只要对档案卷宗分类编号、登记注明立案单位、姓名、类别、内容页数,并对案卷确定密级编制页码、分类存放,做到分类清晰、放置有序,便于查阅。2、档案室要设置防潮、防蛀、防火的档案柜(箱),安置防盗门、窗和消防器材,确保档案安全。

3、和各部门档案要分工专人保管,在人员变动时,要认真做好移交。4、档案管理人员要加强责任心,切实按要求管理好

档案,切实做到不损坏、不丢失、不错漏任何案卷(含音像网络资料)。

5、要强化保密观念。凡涉密档案按照保密法规执行。6、档案借阅必须填写申请表,经分管领导批准后方可借出,并按申请使用时限及时收回。复制档案必须报经分管领导批准。未经批准借出、复制、遗失、损坏者,要按损失大小,追究责任。