高校人事档案管理

范文1:高校人事档案管理

龙源期刊网高校人事档案管理

作者:高峰

来源:《学园》2014年第31期

【摘要】高校人事档案的收集整理要按照科学的制度和程序进行,必须符合国家人事制度变革和社会进步的要求,同时要适应新形势发展,及时调整其内容和方法,以适应当前信息化的要求。

【关键词】人事档案管理改革

【中图分类号】G647【文献标识码】A 【文章编号】1674-4810(2014)3101高校人事档案是对教职工的个人经历和社会活动的重要记录,是对其思想品德、业务水平和工作情况的反映。随着高校教育和管理体制改革的不断深化,高校人事档案管理工作也受到了更多的重视。

一高校人事档案管理现状

人事档案管理工作是高校工作的重要组成部分,是高校开展各种工作的基础,是考察和识别干部、选拔优秀人才的重要依据,有利于加强高校师资队伍建设,整合利用教师资源,提高学校教育教学水平,更有利于学校科研及党政管理等工作的推进。但实际工作中,高校人事档案的管理仍存在以下不足:1.重视不够,整理不规范

档案管理人员意识淡薄,对高校人事档案管理的重要性认识不够。长期以来,一些档案管理人员将档案管理工作只简单地定义为档案的收集、装订、保管,未认识到档案与科研、教学、人事安排的联系,无法使档案的作用最大化,人事档案管理也逐渐变为少有人问津的幕后工作。此外,一些高校的人事档案由各部门单独保管,管理比较分散,且大部分人事档案保管的硬件条件都不能完全符合档案安全保管的要求。部分档案库房安排不当,使档案易受到自然环境的影响,不易于保存,也存在很大的安全隐患,造成档案材料不齐全、不完整。2.制度不健全,无法适应新形势

一些高校的档案管理部门缺乏科学系统、健全有效的监督和管理制度,没有明确设定管理人员的岗位职责,档案收集整理程序也不够规范。部分高校虽然制定了完备的制度,但管理不规范,导致在工作中无法落实,严重影响了档案管理工作的规范化开展。中组部、人社部、教育部联合发布的《关于深化高等学校人事制度改革的实施意见》提出“相对稳定、合理流动、专兼结合、资源共享”后,高校采用了新的用人机制,虽然对高校教学、科研起到了巨大的推

范文2:高校人事档案管理

浅析高校人事档案管理的问题与对策

摘要:人事档案管理是人力资源管理工作的重要内容。对于高校来说,人事档案管理的工作显得更加重要。随着现代科技以及信息化技术的快速发展,高校传统的人事档案管理体系开始暴露出越来越多的问题。分析和解决这些问题和不足,对高校人事以及档案部门来说,都意义重大。

关键词:高校人事档案管理

高校人事档案管理工作是高校组织、人事工作不可缺少的组成部分,是做好干部人事工作的一项基础性工作。人事档案是反映教职工学习、工作、生活等个人经历和德才水平的重要记录,直接关系到高校教师教学、科研、职称评定,关系到干部的考核和任用,关系到高校全面、正确选聘、选拔人才,是高校人力资源管理工作的效率和质量的直接体现。因此,做好人事档案管理工作对于高校来说,具有十分重要的意义。

一、高校人事档案管理存在的问题

随着高等教育改革的深化以及高校的发展,高校人事档案管理在基础性工作与档案队伍建设上都取得一定的成绩,档案意识逐渐加强,人事档案的重要性进一步提高。但就高校人事档案管理现状来看,仍与时代的要求与高校发展的需要存在不小的差距,具体表现在以下几个方面:

(一)人事档案管理体制的科学性不强

现行的人事档案管理体制,是按管理权限和隶属关系进行管理的。这一管理体制的最基本理念,就是档案管理的最终目的是服务于本单位的人事管理实践。从单位来讲,人事档案归其所有,单位在使用方面对人事档案具有无限权力;从个人来讲,人事档案虽然是记载个人信息的材料,但个人对自己的档案信息不具备知情权,更不具备使用权。在这一体制下,档案除了反映人才的基本情况,更重要的作用是对个人进行约束和管理,即通过人事档案这种“死的物”来限制“活的人”。1这在人才流动时刻成为现实的当下,显然是不适应社会发展变化的。

高校是人才汇聚的地方,也是人员流动频繁、人才竞争激烈,人力资源的社会化调控优化配置比较集中的地方。高水平、高层次人才“跳槽”,高校之间相互“挖墙脚”的现象时有发生。一旦个人流动要求与单位意见发生分歧时,就会产生“弃档”、“死档”等现象。尤其是很多高校为了吸引人才,在原单位不放档案的情况下,采取“新建人事档案”或“不要人事档案”的方式引进人才,许多人就成了“多档一族”或“无档一族”。

即使是在单位内部,也存在有因为这种管理体制而导致管理主体不清的现象。如在部分高校,人事档案管理并未统一归口,有的人档案在组织部门,有的人档案在人事部门,有的人档案在人才交流中心,有的人档案在档案部门,一个单位的人事档案在几个部门存放,关系十分混乱。造成人事档案材料不能及时入档和传递遗失。

(二)人事档案管理的现代化水平不高

相比于高校的教学、科研等核心工作,档案工作始终处于边缘和辅助的位置,得不到重视。而在许多高校,人事档案又并未归口档案管理现代化程度相对较高的档案馆等专业部门管理。所以,高校人事档案管理普遍现代化水平不高。

首先,高校人事档案管理缺乏专业化的人才。档案工作具有较强的专业性,这就要求档案管理人员掌握档案专业理论知识和方法,接受专业的教育培训,通过专业技术资格的考核等。但从目前高校人事档案管理的实际情况来看,真正档案专业出身的很少,具有专业资格的专职档案管理员更是屈指可数。多数高校主要以兼职人员来充实档案管理人员队伍,他们大多半路出家,学历水平不高,年龄结构偏大,对档案工作没有太多热情。人员队伍缺乏稳定,工作的持续性难以保障,造成人事档案管理工作的随意性太大,错漏和失密时有发生。

其次,高校人事档案管理缺乏现代化的手段。由于长期的投入不足,档案管理基础设施建设历史欠帐太多,目前我国部分高校的人事档案管理基础设施简陋,且缺乏必要的防火、防水的设施,一间小屋,几个档案柜,一台复印机就是全部。档案的整理、归档、保存和利用基本上靠笔记手写, 计算机、打印机、扫描仪及管理软件,都未投入完全的使用,档案管理软件的开发和数据更新则更为滞后。现代电子设备和技术即使有所应用,也仅仅完成了一些人事档案的信息录入工作,潜藏在人事档案之中的大量的人才信息还未进行全面的开发和有效的信息化,因而也就不能实现充分共享。

(三)人事档案信息内容的全面性和真实性不够。

由于历史原因,在当前高校人事档案的十大类之中,履历材料、自传材料、鉴定考核、考察材料、政治历史情况的审查材料等这几类材料的共同特点就是信息内容较为陈旧。部分工作时间长,流动频率小的人,他的人事档案中这几类材料一般都是好几年甚至是十几年前填写的信息;而部分年轻人的人事档案中,这几类材料空白居多。“学历”材料残缺,“工作岗位”材料未能及时更新的时而有之。而高校考察人才现实能力和实际表现的一些重要项目,如个人最新的科研成果、专利技术材料;工作业绩考核、健康状况检查、个人诚信记录、各类专业技术考试证明等材料等,则没有被全部收纳。同时,由于部分人事档案的记录内容是由个人自己填写,单位也无从核实。因而出现了“年龄越填越小、工龄越填越长、学历越填越高”等现象。尤其是人才引进工作中的“重新建档”一族,其档案内容的全面性、真实性、准确性仅仅依靠相对人提供的证件及其道德自律来保证。

二、高校人事档案管理的优化手段

高校人事档案管理中存在的这些问题和不足,严重阻碍了我国人事档案管理工作的提高,对于高校自身的发展也造成了不利影响,必须要从以下几个方面进行改革和优化。

(一)更新人事档案管理理念。

前面说过,现行人事档案管理是基于组织内部发展需要的这一出发点,档案在很多时候成为管理人、限制人的一个重要手段。随着人才流动的普遍化,传统人事档案管理理念的局限性凸显出来。必须更新人事档案管理理念,即人事档案管理不仅是服务于人事管理,更是服务于人的发展。这是因为:人事档案管理不仅要从人在组织内部发展需要出发,根据人事管理需要形成并提供相应的人事档案,而且要满足人才流动后对原有的反映其成长、体现其历史能力与业绩的档案信息的需要。既然人才流动是一种正常而频繁的人事现象,那么作为服务于人事管理的人事档案管理就应该具备社会视野,即立足社会与人的需要来从事档案信息管理。否则,所有的单位都面临着潜在的现实人事管理缺乏必要的人事档案信息保障的困扰。从这一意义上讲,在人事档案信息管理上与人方便等于与己方便。

(二)改革高校人事档案管理体制。

高校的行政管理一般是学校、院系两级管理模式。因此,笔者认为,在人事档案管理上,首要的是实现垂直领导和管理。成立校级的档案工作委员会和建立各层级的人事档案工作网络对人事档案管理模式的优化至关重要。因为高校的档案工作管理体制决定着人事档案管理模式,目前,我国高校人事档案管理有两种模式,一种是将人事档全部内容案纳入学校档案馆、室的纳入式管理,另一种是没有纳入集中管理,由各相关部门分散管理的非纳入管理模式。人事档案归口的管理部门各不相同,管理体制和管理模式必将各异。成立权威的档案工作委员会,建立全面的人事档案工作网络,无论是对纳入管理还是非纳入管理模式而言,都可以及时地处理随时可能出现的矛盾,解决分繁复杂的问题。

(三)健全高校人事档案管理制度。

高校人事档案管理的优化,还有待于管理制度的建立和健全。面对普遍存在的档案信息缺失的问题,应以制度的形式赋予人事档案管理部门对外提供相应的人事档案信息的职责。即应规定所有单位的人事档案管理部门都应向已流出人员现在单位提供相应的档案信息服务,以满足其人事管理实践对档案信息的需要。在高校内部,也因健全查借阅、转递、保管保密等制度,确保将人事档案纳入到档案工作制度体系中去。同时,对非纳入管理模式来讲,在档案部门和管理人事档案的部门之间应当建立档案信息交流制度,使得两者之间互通有无。只要将这些制度建立起来并认真执行好,高校人事档案管理模式的优化才能落实到实处。

(四)提高高校人事档案管理的现代化水平。

要加强对人事档案管理工作的资金投入和设备投入,打造人事档案管理工作信息化发展的道路。充分利用计算机开发人事信息管理系统。使计算机不仅仅在编目、检索、统计、借阅等方面发挥作用,还能存贮档案原件,对档案进行组卷、分类、保护、编研。要建立计算机网络,改变单机作业状况,建立具有速度快、数据准、存贮量大等特点的数字化信息平台,加快档案信息的传递,实现开放式档案信息共享。

同时,要全方位提高高校人事档案管理者的素质,尤其是使用信息管理系统和相关数据库的技能。要持续加强管理人才队伍的建设,从新进管理人员中挑选专业性强、积极性高的人加入到人事档案管理队伍。要对既有人员进行专业知识培训,提高其专业素质。适当引入竞争机制,保持队伍活力,不断满足人事档案管理的新需要。

(五)务实人事档案信息基础性工作

做好人事档案的收集、整理、归档工作。提高人事档案管理人员的档案意识和责任意识,使其充分认识到,人事档案原始记录是作为一种具有法律效力的凭证。要努力拓宽信息渠道,辨别信息来源,广泛收集人事档案材料,充实人事档案内容,尽量使之齐全完整。在档案材料收集、整理过程中,要坚持原则,实事求是,科学鉴定,严格把关,维护人事档案的真实性,可靠性。进一步加强对年龄、工作时间、学籍等信息内容及原始材料的核查审定,提高信息数据的可靠性。

总之,高校人事档案管理工作是学校档案管理的重要组成部分,在学校建设和发展中起着重要作用。随着社会经济和高校教育事业的迅速发展,原有档案管理模式已不能适应高校事业发展。在这种情形下,高校人事档案管理改革势在必行。更新管理理念,改革管理模式,健全管理制度,提高人事档案管理的现代化水平和信息内容的全面性、真实性是优化高校人事档案管理的有效手段。

范文3:高校人事档案管理中的问题与对策

高校人事档案管理中的问题与对策浅议【摘要】本文针对当前高校人事档案管理工作中存在的主要问题,分析了由这些问题引发的一些主要矛盾。通过大量调研、总结,并结合自身的工作经验和思考,作者分析了改进高校人事档案管理工作的对策,并提出了若干建议。

【关键词】高校;人事档案;人才管理;信息保管

人事档案是在人事管理活动中形成的,记述和反映个人经历和德才表现,是真实考察和了解一个人的重要依据;是每个单位知人善任、选贤举能的重要工具。人事档案管理是组织工作、人事工作中相当重要的内容之一,是人事管理的重要组成部分,特别是在人力资源日益受到各界普遍关注的当今社会,人事档案管理工作显得尤为重要。

1.当前高校人事档案管理存在的主要问题

新时期的高校管理工作中,人事档案管理工作显得相对薄弱、滞后、缺少活力,令人隐忧,归纳起来,主要表现在如下几方面。1.1人事档案管理的相关制度不健全、管理不到位。一些高校没有明确制定出管理人员的岗位职责,缺乏完备、系统的规章制度;有的虽然制定了制度,但由于管理不规范,在工作中无法落实。1.2由于对高校人事档案管理的重要性认识不够,相关机构及人员的人事档案意识薄弱。长期以来,相当一部分人员对高校人事档案管理工作认识不足,使得人事档案管理工作变得默默无闻,很少有

人过问,在一定程度上缺乏应有的理解与重视。

1.3人事档案管理人员配备不足,管理队伍有待加强。随着高校师资队伍的不断壮大,教职工人事档案数量增多,个人材料进档频繁,档案管理工作任务繁重,但高校人事档案室很少设置有专职的档案管理人员,导致高校人事档案建设滞后,档案管理只能在低水平层面上进行。

1.4人事档案信息化、现代化水平不高。目前很多高校人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上,管理的重心还是实体管理,没有随着科学技术手段的不断更新而实现人事档案的电子化。信息化水平比较低,导致很多人事统计工作只能靠手工完成,造成人力资源的极大浪费。

2.高校人事档案管理工作中出现的主要矛盾

人事档案管理存在的主要问题,已经引发出许多矛盾,这些矛盾为高校人事、组织以及其它方面的工作带来了不利影响,具体阐述如下。

2.1人事档案管理服务性与软硬件缺失的矛盾。随着时代的发展,高等学校人事工作越来越依赖于信息,诸多的行为过程就是对信息的接收、处理、参考、判断和决策的过程,这对人事档案管理工作提出了更高的要求。正确使用人事档案资料,提高档案管理的服务性,准确利用档案中所记载的信息来考核人才,为学校或学院领导在任用学科建设带头人、干部人选等决策方面提供确切详实的数据

和记录,是高校人事档案管理的时代使命。当前,人事档案管理服务性与档案工作软硬件之间存在着严重的矛盾。软硬件的缺失导致档案工作长期处于被动应付,对于人事管理工作的服务质量不能得到有效的提高。

2.2人事档案管理信息化要求与管理手段落后的矛盾。在信息时代,先进的信息技术、计算机技术和通讯网络技术应该成为人事档案管理的重要手段。完善人事档案管理服务应该要建立起一套完善的人事档案信息数据库,利用计算机技术和网络通迅技术,通过网络管理,实现对人事档案信息共享。当前,许多高校档案管理手段落后,仍采用传统的手工人事档案管理:没有馆内局域网和档案馆网站或主页;未实现档案的全文录入和扫描;没有建立档案数据库。换句话说,在档案查询方面还停留在纯手工操作的阶段,档案信息化建设还未起步。管理手段的落后直接影响档案功能的发挥。档案管理手段的陈旧落后,整档工序的繁琐复杂,直接造成档案材料使用的不方便,降低了工作效率。

2.3人事档案信息的局限性与社会需求透明化、服务性需求扩大化的矛盾。人事档案由于自身特点,在提供信息方面往往存在部门自我服务多,为社会提供得少,保密性强,服务性弱等存在局限性的问题。随着社会的发展、高等教育社会化程度的不断提高,高校人才流动频繁等情况的出现,人事档案信息局限性与透明性、服务性需求扩大之间存在矛盾。比如,长期以来,很多高校对人事档案功

能认识不足,对人事档案管理工作不够重视,有些学校甚至认为人事档案工作只要能过得去就行,又加上前文提到的人事档案管理专职人员少,工作量大,导致档案手续不全、材料不全、材料失实,材料简单化或者雷同化等不准确、不完整的情况多,这就影响了档案信息的利用,很难适应高校人事管理的需求。3.高校人事档案管理工作的对策与建议

为了加强高校人事档案管理对人才选拔、职称评定、岗位考核等工作提供可靠依据,积极有效地解决人事管理过程中出现的问题和矛盾,在大量调研基础上,笔者进行了认真的总结分析,提出以下几点建议:

3.1人事档案管理部门要加强宣传力度,真正从思想上引起广大教职工对人事档案工作的高度重视和支持。各级领导要高度重视,切实加强领导,经常了解档案工作情况和存在的问题;同时在组织上、制度上给予保证,并在人力、物力、财力上给予大力支持,使人事档案管理工作得以顺利进行。人事档案管理人员应当增强服务意识,积极主动地开发利用人事信息,为高校人事制度改革、人才评聘等重大人事决策提供具有前瞻性、参考性的人事档案信息,真正把人事档案部门转变成具有较强综合服务职能的人事档案信息中心。

3.2要建立健全并认真贯彻落实人事档案方面的各项规章制度,使档案管理工作有章可循,促进人事档案管理工作制度化、规范化发

展。面对新时期新任务新要求,结合高校人事档案管理工作的实际,进一步完善各项相关制度,对人事档案的接收、传递、保管、查阅、档案材料的收集、审核、整理等环节做出明确而严格的规定。档案工作者必须严格遵守相关制度,不断规范人事档案管理。3.3必须加大提高人员整体素质和队伍建设的工作力度,由主要领导分管,按规定要求确保有足够的人员、时间和精力对人事档案进行归档、建档及对档案材料进行开发利用。抓好培训,通过参加各种不同层次的学习培训班,更新知识观念,提高业务水平和能力。抓好待遇落实,从各方面关心档案管理人员的培养和成长。通过采取有效的措施,切实达到从整体上提高队伍的整体综合素质,进一步提高人事档案管理水平的目标。

3.4加快高校人事档案信息化建设,依靠现代化科技手段实现档案的现代化管理。充分听取人事档案工作第一线人员的意见,选用适合本校人事档案管理工作的管理软件,实现人事档案信息化。在此基础上,建立人事档案信息查询系统,对相关管理部门和个人设置访问权限,利用网络平台了解人事档案信息,在一定范围内实现人事档案信息公开。这样不仅可以使人事档案管理人员从繁杂的档案收集、整理、保管、检索工作中解放出来,而且可以更快捷、更准确地为人事工作提供全方位的优质服务。

总之,全面加强高校人事档案管理,促进档案管理尽快从封闭型向开放型转变,从手工操作型向现代管理型转变,从实体档案管理

向虚拟档案管理转变,使档案管理者向信息管理者转变,才能有效推动人事档案工作更好地为高校人才管理、考核、任用、选拔等工作服务。[科]