接待管理规定

范文1:接待管理规定

好样传媒(湖南)股份有限公司 Hiyoung Media (Hunan)Corp.公司接待管理制度

1目的

规范公司接待管理,确保公司接待活动的顺利进行,实现接待活动的有序化、标准化,维护公司良好的企业形象。

2适用范围

适用于公司的接待活动。

3职责

3.1行政部负责人。3.1.1编制、完善接待制度及工作流程,并督促执行。

3.1.2根据公司领导指示,安排公司重大接待活动,制定详细接待计划并组织实施。3.1.3处理接待异常,第一时间与各部门协调解决。3.1.4与宾馆订立长期优惠房价、餐价合同。3.1.5各签单挂帐协议酒店月结账单的核准。

3.1.6定期召开部门接待信息员及参与接待工作人员的工作例会,并负责进行相关接待人员的管理及培训。3.2接待信息员

3.2.1接待相关信息收集、整理、传递、记录与汇总。

3.2.2来访人员接待厅的安排,并向行政办公室汇报;确保接待厅的卫生、设施的完好。3.2.3与各部门接待信息衔接、协调与联络。

3.2.4处理客人订房、延房、退房,确保房务工作的准确性。3.2.5处理各部门餐饮预定工作。

3.2.6处理车次、航班的查询,根据订票申请单受理订票工作。

3.2.7确保信息处理的准确性、及时性,对信息处理不当而导致的失误承担直接责任。

4过程控制及要求4.1接待流程

好样传媒(湖南)股份有限公司 Hiyoung Media (Hunan)Corp.4.2相关表格的填写要求

申请人

填表(重要客人提交行政经理行政办公室审批)审批

申请人

提交行政部

《好样传媒接待计划表》《订房审批单》《订票审批单》

《客户/客人日程安排情况表》

行政部

按申请要求制定接待日程

行政部

按表格组织实施

主管副总/行政部

审核、确定提交的日程

行政部

按日程组织实施

4.2.1接待来访的客户/客人,申请部门须提前1天填写《客户/客人来访接待申请表》,重要接待须提前2天申请。

审批程序:填表人→主管副总审批→行政部负责人签署安排意见并受理。接待活动结束后,行政部将申请表交申请人或部门相关陪同人员,据实填写接待评价。

4.2.2订房或使用会议室的部门,须提前1天填写《订房审批单》或《会议室使用审批单》交接待信息员

4.2.3需要订票的人员,一律须填写《订票申请单》;火车票须提前3天(春运、长假期间须提前7天)申请。春运、长假的订票手续费依情况而定。退票费用由订票部门承担。

好样传媒(湖南)股份有限公司 Hiyoung Media (Hunan)Corp.4.3接待等级

4.3.1按来访客人分类:

a)高级:指省、部级重要领导及重要客户; b)中级:指市、局级重要领导及一般客户; c)初级:一般来访客人。

4.3.2按客人的来访级别,接待等级及车辆标准分高级、中级、初级三等:

a)高级:迎送;安排五星酒店、房间备水果、鲜花;会议室备茶、水果、咖啡; b)中级迎送;安排四星酒店、房间备水果;会议室备茶、水果; c)初级:迎送;安排三星酒店;会议室备茶。来客日常接待标准级别人员招待人员行政部是否接送高铁票飞机票住宿餐饮4.4服务规范4.4.1接机/接车

4.4.1.1落实来宾到达航班号/车次,确认落地/到达时间。4.4.1.2根据《车辆管理制度》,安排相应接待车辆。4.4.1.3检查车内卫生、车内配备矿泉水、面巾纸。4.4.1.4司机开车平稳,礼貌为客人提行李、拉车门。4.4.2客人入住安排

4.4.2.1提前按接待等级为客人订好房间。

4.4.2.2视接待等级,提前将鲜花、水果送入房间,并放上“好样传媒欢迎您”字样的迎宾卡。

初级一般客户归属部门视部门需求而定二等座经济舱250-400元人均50-80元

中级重要业务客户总监

是二等座/一等座经济舱/商务舱400-600元人均80-150元

高级特别重要客户副总裁级以上

是商务座商务舱600元以上人均150元以上

好样传媒(湖南)股份有限公司 Hiyoung Media (Hunan)Corp.4.4.2.3检查客房配置是否到位,检查客房卫生情况,有异常及时通知酒店进行处理。

4.4.2.4客人到达后礼貌迎接,主动为客人提取行李,到前台取好房卡后直接引领客人至客房休息。4.4.2.5客人到房间后,礼貌请客人出示证件,为客人办理入住手续。4.4.2.6及时将客人证件送还,并告之客人下一步的行程安排或礼貌告别。4.4.3迎宾

4.4.3.1流程:落实来宾时间->等候->标准站姿->礼仪问候->引入门厅->安排就座。4.4.3.2提前5分钟候立于门侧,等候来宾。4.4.3.3礼仪问候。

4.4.3.4走在来宾左侧前方,匀速引导到预定区域。

4.4.3.5背朝门座椅区为上座,及时为来宾拉椅示意请其入座,标准用语:“您请坐”。待来宾入座后,后退2步出门并将门轻轻带上。4.4.4领位

a)客位:背朝门的座椅区为客座,以客座正中位置为中心向左右两边均匀引座; b)按级别领位:客座区正中心位置为此批来访人员中的首要领导落座位; c)按性别领位:客座区中心椅以左为男士落座区、以右为女士落座区。4.4.5茶水

a)水位标准

茶杯:水位于杯口1/4处;咖啡杯:水位于杯口1/3处。 b)杯具配置

高级:茶杯、咖啡具。董事会议各董事配置专用杯具;中级:茶杯;

初级:一般客人(含部门客人)在厅内用纸杯、放置水壶,兑水自理;

员工:内部活动用纸杯。内部一般会议用纸杯、放置水壶,兑水自理。内部重要会议(含副总会议):茶杯,放置水壶,兑水自理。全体员工会议主讲使用茶杯,专人兑水服务;茶水在来宾右边,有柄茶具杯柄一致向右。 c)兑水

每间隔15分钟兑水一次。 d)上茶

按来宾级别顺序上茶;

按来宾级别、年龄次序或女士优先上茶;

好样传媒(湖南)股份有限公司 Hiyoung Media (Hunan)Corp.添水尽量不发出兑水声,溅于桌面的水点及时用白方巾拭净。添兑完毕要退后2步方可转身离开。每小时会议接待厅兑水次数不低于4次。兑水时不影响正常交流,特殊情况可根据天气情况变化及来宾茶水饮用程度适当增减兑水次数;茶具:用配套的茶壶添水至标准水位;咖啡具:用配套咖啡壶添至标准水位。4.4.6水果点心

a)时间要求

隔离贮存,限时食用;

水果切开5分钟之内用保鲜膜密封隔离;西瓜:3小时内食用;其它:5小时内食用。 b)水果标准

高级:高级果篮,配备水果五种以上,水果品种需便于取拿;中级:配备精美水果三种以上;初级:时令水果两种。 c)点心

点心要求精致小巧、制作精美。4.4.7咖啡

a)咖啡具配套:咖啡碟、咖啡杯、咖啡勺;

b)咖啡杯具的放置标准:咖啡杯放置在咖啡碟中,咖啡杯杯柄朝右,咖啡勺放于杯前端。糖精、糖包放于碟左上端,整齐摆放;

c)服务标准:将咖啡送入来宾前方,咖啡杯柄朝右。添兑咖啡时,连同杯碟一并拿起进行添兑,添至标准水位,咖啡添兑次数限1次。

4.4.8烟缸

4.4.8.1两个烟头以上,及时更换烟缸。

4.4.8.2用大拇指和中指按住烟缸两侧,食指微弯曲,抵住烟缸边沿,小指微微上扬,轻拿轻放。将干净的烟缸叠放在需更换的烟灰缸上面(以免烟灰飘洒)一同放入托盘,再把干净的烟缸放在来宾桌上。用水熄灭烟头后再倒入垃圾桶。4.4.9送客

4.4.9.1客人离开时,站于门口微笑送别,重要客人可直接送客人至电梯口,为客人按下电梯后,目送客人离开并礼貌道别。

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4.4.9.2注意检查厅内,是否有客人遗留物品,礼貌及时送还给客人。4.4.10拾厅

来宾离开会议室后及时收厅。清理桌面物品,接待厅内布置齐全,清洗用品,整理卫生。整理桌面资料,相关物品及时归交有关部门。

5相关文件

5.1《记录控制程序》5.2《车辆管理制度》

6工作记录6.1《好样传媒接待计划表》行政办公室保存,保存期:1年

7本规定由行政部制定并负责解释。

好样传媒接待计划表填表人:接待规格:□顶级□高级□较高□普通总人数:人 No.责任人:部门:当日陪同:填表日期:类□国内□国际□客户□老客户□客人□重要代表团□团队□媒体□其他别来单位姓名性别职务其他宾

交起程地点:抵长时间:月日时分航班号/车次:车辆:□公司车□自备车车牌号:通返程票务:□代购张□自理□飞机□火车

返程目的地:返程时间:月日时分航班号/车次:用时间:月日时分□参观时间:月日时分至时分参餐参观路线:观地点:

饮食习惯:□穆斯林□清淡□微辣

□欢迎牌内容:□其他:□席位卡人员名单:

住时间:月日时分至日时分宿酒店:□顺天财富国际大酒店□芙蓉国豪庭□财信大酒店□华天大酒店□皇冠假日

会会议室:□公司大会议室□公司接待室□其他□大成国际大酒店议

会见公司领导:□其他:房间标准:□套间间□单间间□双人间间□多媒体演示

房内需配:□鲜花□果篮□酒水□长话

□专题片名称:好样传媒(湖南)股份有限公司 Hiyoung Media (Hunan)Corp.

□合影□参观过程照□会议照□接待活动需刊登至下月公司报纸

娱□KTV □观看剧院演出节目□其他乐

旅市内游:□湖南省博物馆□岳麓山□橘子洲

会议室需配备物品:□会议草稿纸、笔□公司宣传册□公司报纸游省内游:□韶山□岳阳楼□衡山□张家界□凤凰□会议花□果盘(4种普通水果)□果杯(四种高档水果)其他:其他:(需自备)日日程建议:程提供日程表:

□行政部提供(□司机带□放置房间)□部门提供□不提供

接待费用预算表会议费(会议室租赁费)总计:

房费会议花

水果机票、火车票

宣传资料印制费(欢迎牌、资料、席位卡等)

其他费用支付:□责任人□当日陪同□接待部门□其他审部门领导

批审核:公司分管领导

审批:

执行总裁

批准:公司总裁意见:

选取规则:选取,□、□不选,必须划掉不选项。

范文2:参观接待管理规定

行政文件

参观接待管理规定

编制:审核:标准化:

批准:

2014--发布2014--实施

xxxxxx公司发布前言

一、总务人事部总务科是本文件的归口管理部门,享有文件更改、修订、日常维护及最终解释权。

二、文件版本历史记录:无

三、本文件与上一版文件相比的主要变化点:无四、本文件自实施之日起,代替或废止的文件:无

,共9页

1.流程图1.1参观接待流程

2.目的

本制度目的是为了合理有效地做好公司接待工作,规范对外接待行为,提升公司形象,以保证公司各项业务的有效开展。3.范围

本制度适用于xxxxx有限责任公司(以下简称xxx)所有接待工作。4.术语和定义

4.1一类参观:市级以上领导参观、股份公司董事长、副总裁、党委书记、副董事长亲自陪同或安排的参观。

4.2二类参观:市级及以下领导及市区领导参观,记者团体、电台、媒体、大型参观活动,公司重要客户(如供应商、经销商等),相关审核部门参观。4.3三类参观:一、二类以外的其它参观。5.职责和权限

5.1总务人事部参观接待组

xxxx总务人事部参观接待组(以下简称“接待组”)是参观接待管理的接口部门,由总务科、安全科相关人员组成。5.1.1接待组主要职责

5.1.1.1总务科负责所有参观活动的联系、协调。5.1.1.2总务科负责参观接待工作各环节确认及监督。

5.1.1.3总务科负责接待用品的提前准备。

5.1.1.4总务科负责接待过程中的车辆安排与保障。5.1.1.5总务科负责解说词的定期更新。

5.1.1.6安全科负责参观过程中安全帽等劳保物品的提前准备及发放。5.2总务科5.2.1基建组职责

5.2.1.1总务科基建组负责参观沿途施工管理,重要参观时段,停止参观沿途的绿化施工,全面清理施工现场卫生,施工人员撤离现场。5.2.2物业组职责

5.2.2.1总务科物业组负责垃圾场附近卫生,必须保持干净整洁,里面垃圾不得超出围栏(遇重要参观,停止装卸垃圾)。5.2.3保卫组职责

5.2.3.1负责形象岗及参观车辆的指引,要求着装统一、干净整洁。

5.2.3.2负责维护秩序,对违反公司相关要求的参观者,须上前礼貌提示和制止。5.2.3.3负责公司厂区门外环境卫生保持有序整洁。5.3各车间/科室

5.3.1遇重要参观时根据接待组的通知要求,对车间内外卫生区域进行彻底清扫,保持现场干净整洁。

5.3.2各车间设定1名参观联络员负责本车间参观引导、安全帽收发等事宜,重要参观中车,共9页间副主任为参观联络员。必要时指定2名参观引领辅助人员(车间副主任+一名技术人员)负责参观辅助讲解。

5.3.3如遇非正常休息日(xxxx公司休息,股份公司正常上班),做好值班安排,各车间指定一名参观联系人,并将其联系方式于下班前告知总务科接待负责人。如遇正常休息日有临时参观任务,需根据接待组要求安排值班人员。

5.3.4车间参观联络员

5.3.4.1参观联络员负责参观联络及参观的日常准备工作及协助参观接待员做好相关参观工作。

5.3.4.2若车间参观通道周围出现了施工或其它阻碍参观路线状况,参观联络员须第一时间告知参观接待员,以便有参观任务时及时变更参观路线。

5.3.4.3各车间参观联络员应保持电话畅通,不允许出现手机停机及电量不足现象。遇重大参观时车间主任及副主任应保证联络畅通,避免因电话沟通不畅造成参观出现重大失误。5.4申请参观部门

5.4.1负责与公司接待组接洽、联系参观各项事宜。5.4.2负责安排本部门内参加人员以及技术讲解人员。

5.4.3如需在办公楼一层大厅LED屏上显示欢迎词,需自行组织切换内容。5.4.4负责过程中照相与事后宣传6.工作程序6.1接待流程6.1.1接收申请

6.1.1.1申请参观部门提出参观申请

a.为安全起见,原则上禁止十四周岁以下儿童到生产区域参观(员工家属日参观除外)。 b.属一类参观的,申请部门参观联系负责人应在接到参观任务后通过电话与接待组取得联系,并提交经申请参观部门部长批准的《参观联络单》,同时确认接待组是否收到参观申请。 c.属二、三类参观的,申请部门应提前一周申请,并提交经申请参观部门部长以上领导批准的《参观联络单》,同时确认接待组是否收到参观申请。 d.遇到紧急临时参观,需与直属领导沟通后方可安排,参观完毕后须在半个工作日内补交《参观联络单》,并标注为“紧急参观”。

e.考虑到xx车间生产环境的特殊性,原则上不允许进入xx车间,如需特殊需求须在联络单中注明,由申请参观部门副总级以上领导签字,批准后方可进入。6.1.2参观准备

6.1.2.1参观路线

a.办公楼前xx车间xx车间xx车间办公楼。

b.办公楼前xx车间xx车间xx车间生活区办公楼。

c.办公楼前xx车间xx车间xx车间生态停车场xxxx拓展区xxxxx生活区办公楼。

d.如有特殊情况改变路线需提前3天通知接待组人员。

6.1.2.2接待组接到《参观联络单》后根据申请部门提供的客人来访时间、人数、性别、职位、等待地点、参观路线以及相关的需求进行统一安排,并通知相关部门做好接待准备。6.1.3参观中

,共9页6.1.3.1参观过程中参观申请部门人员需协助参观引领人员做好来宾安全工作,维护参观秩序,遵守生产现场管理规定。

6.1.3.2来宾参观生产车间应佩戴安全帽,在安全通道内行走,无关人员禁止围观、尾随,未经总经理批准,任何人不得进入保密区域参观。6.1.3.3参观部门有义务配合接待人员维持参观秩序。

6.1.4用餐

6.1.4.1如需安排客人用餐须提前一天联系用餐事宜并尊重客人饮食习惯,原则上安排客饭。6.1.4.2如需在外就餐须按照附件1、2、3用餐接待标准及来访与参加接待人员对比要求执行。6.1.5住宿

6.1.5.1在接待中如有需住宿人员,原则上安排公司宿舍,如有特殊情况经总经理批准后安排宾馆及招待所(禁止奢华浪费)。

6.1.6参观变更:申请部门参观时间以及路线更改需及时与接待组联系,否则出现任何问题由申请部门自己承担。6.1.7赠送礼品

6.1.7.1接待客人原则上不赠送礼品,如有特殊情况需要,应事先填写申请单并经总经理批准后方可实施(赠送礼品标准见附件4)。

6.1.7.2对于确实不能事前提交申请的,应及时请示领导批准,并在接待结束后半个工作日内补填申请。6.1.8欢送

6.1.8.1客人离开公司时,接待组人员需将客人送至车上,并目送客人离开。6.1.8.2整理参观物品,确认物品数量及状态。7.绩效指标无

,共9页

范文3:参观接待管理规定

参观接待管理规定为树立良好的企业形象,充分展示深层次的企业文化,规范公司的参观接待工作,特制定本规定。1、接待部门:

由公司办对口接待,人员由公司办公室人员和相关人员兼任。2、材料准备

宣传材料统一由公司办制定,公司办负责组织接待人员对各种宣传材料定期进行学习和培训。3、接待程序

3.1县(市)级领导陪同的一般性参观考察团体,公司办接到参观通知后,首先请示有关领导,然后安排生产办、保卫处等相关部门按规定进行参观接待和现场准备。

3.2业务往来单位的正常性参观或上级主管部门的一般性参观检查指导,公司办接到通知后安排对口部门分管领导按规定进行接待;特别要求由领导或部门出面陪同的,向有关领导汇报后再安排参观。

3.3地、市级以上(包含国家级)的党政领导到公司参观视察,公司办接到通知后,立即请示主管领导,并立即着手安排好上级领导莅临公司参观的相关事宜。3.4销售公司的客户到公司参观,由销售处根据重要程度提出接待方案并送办公室,由办公室请示有关领导,视在家班子成员的情况统筹做好安排。3.5技术部门的客户到公司进行技术指导或对其生产的产品进行回访需要参观时,应及时通知公司办备案,由技术部门的负责人或指定专人在兼职接待员的陪同下进行参观。

3.6集团其它子公司的员工到公司学习培训,首先由公司办与企管办相关部门进行衔接,将人员分到对口的岗位进行学习培训。

3.7如遇重大活动或参观团提出特殊要求,由公司办请示有关领导批准后,另行确定接待程序及参观路线。4、接待要求及标准

公司办要提前通知有关单位做好参观准备。

4.1重要客人由公司领导陪同、参观的,根据情况而定,可由领导向客人介绍情况,陪同领导可解答有关问题。

4.2公司领导不陪同参观的,由公司办安排人员按参观路线全程陪同参观,并按规定介绍企业有关情况。

4.3参观团队到达参观地点后,陪同接待员可重点向参观人员介绍车间的产品种类、性能及参观企业文化等。参观结束后,公司办要做好参观接待记录,存档备查。

4.4公司接待员必须统一着装,讲普通话,举止大方,言行礼貌,并按指定的路线引导参观。

4.5严禁泄露公司商业秘密,对参观人员违反公司管理制度的行为要采取恰当方式予以制止,对携带摄像、照相、录音等设备的客户婉言拒绝带入车间。5、现场标准5.1会议室:会议室要求照相设置和音响设备齐全好用,室内温度适宜,光线柔和,气味清新,窗明几静,桌上无尘土,地面无杂物,沙发干净整洁。如有特殊重要的客户,桌上要摆放水果。5.2生产车间:

所有的生产车间都是企业的生产阵地,是企业发展的一个侧面。现场必须时刻保持清洁,无闲杂人员。若有客人到参观路线以外区域,接待员或车间工作人员要委婉制止。5.3项目工地

项目工地是来客参观的主要场所。必须保持现场干净清洁。接参观通知后,保卫人员和项目人员要共同维持好现场秩序,保证现场无闲杂人员。6、处罚

6.1公司办未按程序安排参观的,每次处罚责任人和负责人各50-100元。6.2接待员不按公司指定的路线引导参观,每次处罚50元。6.3不讲普通话,每次处罚责任人20元。

6.4参观人员反映接待态度不好,每次处罚责任人50-100元。

6.5对参观团的人员违反公司有关规章制度,不予制止或制止不当,每次处罚责任人50-200元。

6.6会议室及接待室内脏乱,设施不齐全、不好用;未按要求摆放水果,按公司管理规定处罚相关责任人。

6.7生产车间地面有废纸、废屑,窗户玻璃不净,职工工作服、帽穿戴不整齐,按公司管理规定处罚相关责任人。

6.8项目建设工地现场不清洁,施工器具摆放凌乱,建筑物品堆放不齐,参观路线有障碍物及路道不平整,按公司管理规定处罚相关责任人。6.9对违反制度,造成重大影响者按公司相关制度予以从重处罚。7、本制度根据集团《参观接待管理规定》制定。8、本制度由公司办公室监督落实。