电子文档管理制度

范文1:电子文档管理制度

电子文档管理制度为了加强公司电子文档归档管理,确保电子档案的安全保管和有效开发利用,更好地为公司发展服务,特指定本制度。

一、总则

(一)、对电子文档的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,由档案室统一协调,档案管理员负责实施,保证管理工作的连续性。(二)、电子文档形成部门负责电子文档的积累、保管、整理和上传工作。(三)、电子文档的管理监督由档案管理员负责,形成部门要每周向档案室申报电子文档的详细目录清单。

(四)、为保证电子档案的可利用性,从电子文档形成就要严格的按照此管理制度和技术实施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。

(五)、归档电子文档同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,在内容、相关说明及描述上保持一致。

(六)、具有保存价值的电子文档,必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时,必须将电子文档与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。

(七)、网络管理员要每月进行备份,确保电子文档的不丢失、不损坏、不失真。

二、电子文档的收集和归档

(一)、电子文档收集、积累,分公司、部门和个人三级档案管理。(1)、公司文档收集、积累。公司文档由档案室档案管理员专职管理,电子文档以部门、性质、类别、日期立文件夹,各部门及时按照要求制作、整理电子文档上交,由档案管理员整理保存。

(2)、部门文档收集、积累。各部门有自己部门的电子档案库,由部门经理或助理管理,管理人员以性质、类别、日期立文件夹,及时按照公司文档管理要求制作。

(3)、个人文档收集、积累。各部门有自己本部门员工的电子档案库,由员工个人进行管理,员工以性质、类别、日期立文件夹,及时按照公司文档管理要求制作、整理电子文档,凡涉及公司机密性文件,不得私自备份,留存。部门经理有权对员工电子档案库进行检查监督。

(二)、电子档案库设有密码,员工牢记自己的账户名及密码,如有改动须向总裁办提交申请,总裁批示备案后方可修改;员工按照公司要求及时将文档上传至服务器自己对应权限的电子档案库中,由档案管理员监督;所收集的文档不允许放至个人电脑硬盘中,如有损失后果自负。

(三)、公司及部门电子文档均需在电子文档登记表中登记,电子文档登记表应与电子文档的备份一同保存,并附有纸张打印件由档案管理员保存。

(四)、电子文档归档时间。

(1)、公司电子文档由各部门每周五提交(要求附目录清单),档案管理员以周为单位立卷,以月(年)度为单位整理,以部门、性质、类别、日期分类立卷。(2)、部门文档由本部门员工每周五提交(要求附目录清单),部门经理或助理以周为单位立卷,以月(年)度为单位整理,以部门、性质、类别、日期分类立卷。

(3)、员工每天上班都要登录公司服务器,并按照相应权限上传电子文档。(五)、电子文档归档鉴定。

(1)、公司电子文档由档案管理员在保存档案时对其真实性、完整性、安全性进行检查。

(2)、部门文档由部门经理或助理在保存档案时对其真实性、完整性、安全性进行检查。

三、电子档案的移交与保管。

(一)、电子文档的移交。

(1)、公司电子文档由各部门每周五提交(要求附目录清单)档案管理员(要求附目录清单),双方在电子文档登记表中签字,档案管理员要对其真实性、完整性、安全性进行检查。

(2)、部门文档由本部门员工每周五提交(要求附目录清单)部门经理或助理,要对其真实性、完整性、安全性进行检查。

(二)、保管与备份。

(1)、网管要对服务器定期杀毒并进行硬件维护,保证服务器稳定运行。(2)、网管对服务器每月月底要进行备份,备份硬盘交由档案管理员负责保管。

(3)、网管每年对服务器上保存的文件进行抽样读取检查一次。

(4)、档案管理员每月核对一次电子文档登记表和实际存放内容是否一致。

四、电子档案的查询和借出。

查询时,上传文档员工根据自己的权限进行相关电子档案的查询,如需查询超出自己权限的文档时;部门文档由部门经理审批,公司文档由总裁审批,档案管理员方可给予该员工查询的权限。

五、电子档案的销毁鉴定。

(一)、公司、部门电子档案的销毁,档案管理员在报总裁批准后,办理相关手续后,方可实施。

(二)、个人电子文档的销毁,员工在报部门经理批准后,方可实施。

六、电子文档格式规则。

(一)、文件名称要规范,公司名称要明确,文件须加标签说明经办人及时间编号。

例如:西安西电科能10月份岗位绩效考核结果(20131128)四川远东科能10月份岗位绩效考核结果(20131128)北京远东科能市场部10月份岗位绩效考核结果(20131128)北京远东科能总工办10月份岗位绩效考核结果(20131128)北京远东科能综合管理10月份岗位绩效考核结果(20131128)

(二)、费用单据标题要完整,应包括项目全称、费用名称,文件标签须注明人名、时间段。

如:中缅云南段外电工程项目差旅费预算(王之杰20131125-1215).(三)、文件内容要规范

例如:经营部门的经营情况,要有一份考核说明,考核表里要体现指标、产值、收款情况;

生产部门的生产情况,要有一份考核说明,考核表里要体现指标、产值情况;综合管理考核上报的文件,除考核表格外,也要有一份考核说明。(四)、文件后缀和各种考核报表、财务报表等要规范例如:考核表格下部要有如下标示:

经办人、校核人、批准人签字位置,并在相对应完成时间分别予以签字;文件后缀举例:

主送单位:北京行政人事部抄送单位:

存档单位:行政人事部

七、电子文档归档的考核(一)、员工每天上班要登陆公司服务器,对当天工作的相关电子文档必须在服务器上保存。公司会对登陆及保存情况进行检查,如未执行将扣除绩效奖金10元,第二次20元,以此类推。

(二)、员工要在每周五周报中提交本周上传电子文档目录清单,部门要对清单内容进行抽查。如抽查与实际上传不符,将扣除绩效奖金10元,第二次20元,以此类推。

范文2:电子文档管理制度

综合办电子文档管理制度为了更加规范综合办形成的电子文件的归档与管理工作,维护电子文件的真实性、完整性和有效性,特制订本制度。

基本术语解释:

重要机密电子文档:公司重要机密电子文档是指公司各项统计数据、劳资人事档案数据、项目申报资料、专利文件及公司各种管理制度等涉及公司机密的电子文档。一、办公电脑管理

1、公司综合办实行电脑专人专用制度,未经允许不得擅自使用他人专用电脑。

2、员工专用电脑必须设置开机密码,离开电脑1分钟以上必须锁定计算机(Windows键+L)。二、电子文档管理

1、电子文档统一存放在E盘(一般电脑分区为C、D、E、…,C盘为系统盘,D盘为软件安装盘)。

2、电子文档归类:一级目录为年份文件夹,如2013、2014;二级目录根据个人工作分工进行分类;二级以后的目录暂无要求,可以按照自己习惯进行分类。

3、电子文档设密:对Word、Excel重要机密电子文档应设置密码。

4、电子文件的收集、保存及传输 a)电子文件在形成、修改和定稿过程中,须在文件名称及内容中注明:初稿、修订稿、定稿。如需多次修改的文件还需标注:修改1稿、修改2稿、以此类推,并注明修改人姓名和修改时间。

b)对已经定稿的电子文档及时交由综合办按照质量手册进行统一编号发布,综合办将定稿的电子文档转换成PDF格式文件进行另存,定稿文档只能阅读不能作任何修改。

c)定期将电脑中电子文档拷贝到移动存储设备,一般每月归档备份一次。

d)重要机密电子文档的传输

电子文档的传输方式一般有三类:一是通过通讯软件如QQ进行传输,二是通过电子邮件进行传输,三是通过移动存储设备进行拷贝传输。通过通讯软件传输必须对电子文档进行压缩并加密才能传输,通过电子邮件传输必须对邮件加密才能传输,通过移动存储设备传输必须保证设备安全无毒。三、电子文档的检查

将办公电脑和电子文档的管理纳入绩效考核,每月不定期检查。互相帮助、监督,对电子文档管理过程中出现的问题要及时沟通,协同解决。

四、电子文档的销毁

电子文档实行定期清理销毁制度,每年一月实施。清理范围暂定为:上一年度草稿性、临时性电子文档。

综合办公室2014年7月22日

范文3:电子文档管理制度[1]

昆明梓然科技公司管理制度[三:行政办公管理]

电子文件归档与电子档案管理办法一、总则

(一)、对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,由行政办公室统一协调,指定专门机构或人员负责,保证管理工作的连续性。

(二)、电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和上传工作,行政办公室档案管理员要进行指导与监督。

(三)、电子文件的管理由行政办公室负责,电子文件形成部门要提供协助和支持。(四)、为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。

(五)、归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,在内容、相关说明及描述上保持一致。

(六)、具有保存价值的电子文件,必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。

(七)、电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。二、电子文件的收集与积累

(一)、收集范围。电子文件的收集范围:草稿性电子文件;非正式电子文件;正式电子文件;无纸电子文件;文本文件;图象文件;图形文件;影像文件;声音文件;多媒体文件;计算机程序;数据文件;公司业务所需的各种文件。

(如若违反,扣除月考核分4分)

(二)、收集、积累要求

1、记录了重要文件的主要修改过程,有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时,行政办公室档案管理员须向计算机全文处理的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件进行保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。

2、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,要与纸质等文件之间,相互建立准确、可靠的标识关系。

3、在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,并对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。

4、用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式和属性。

昆明梓然科技公司管理制度[三:行政办公管理]

5、用扫描仪等设备获得的图象电子文件,如果采用非标准压缩算法,则应将相关软件一并收集。

6、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其对设备的依赖性,以及易修改性等问题,不可遗漏相关软件和各种数据。

7、用视频设备获得的动态图象文件,收集时应注意收集其压缩算法和软件。8、用音频设备获得的文件,收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

9、由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时应注意参数准确、数据完整。

10、通用软件产生的电子文件,收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件,收集时必须连同专用软件一并收集。

11、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

(如若违反以上11条,每条扣除月考核分1分)

三、收集、积累方法(一)、软件电子文档的管理与普通电子文档的管理。1、普通电子文档收集、积累分公司和部门两级档案管理。

(1)、公司文档收集、积累。公司由行政办公室档案管理员专职管理,行政办公室档案管理员以部门、性质、类别、大小立文件夹,各部门及时按照要求制作、整理电子文件上交,由档案管理员整理保存。

(如若违反,扣除月考核分5分)

(2)、部门文档收集、积累。各部门建立自己部门的电子档案库,指定专(兼)职人员管理,管理人员以性质、类别、大小立文件夹,及时按照公司文档管理要求制作、整理电子文件上交行政办公室,凡涉及公司机密性文件,不得私自备份,留存。

(如若违反,扣除月考核分3分)

(二)、软件电子文档。各相关员工牢记自己的账户名及密码,如有改动须向行政办公室提交申请,总裁批示备案后方可修改;员工按照公司要求及时将文档上传至服务器,由档案管理员监督;所收集的文档不允许放至电脑C盘,如有损失后果自负;所有文档需传至档案管理员处备案。

1、每份电子文件均需在电子文件登记表中登记,电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存,电子文件登记表如果制成电子表格,应与备份文件一同保存,并附有纸张打印件。

昆明梓然科技公司管理制度[三:行政办公管理]

(如若违反,扣除月考核分4分)

2、电子文件性质代码:c草稿性电子文件;f非正式电子文件;z正式电子文件;w无纸电子文件;wb文本文件; p图象文件;tx图形文件;y影像文件;s声音文件;d多媒体文件;j计算机程序;sj数据文件。

(如若违反,扣除月考核分3分)

四、电子文件的整理

(一)、电子文件的整理由行政办公室电子档案管理员以部门、性质立卷相对集中整理归档。

(二)、归档电子文件需填写登记表。

(如若违反以上2条,每条扣除月考核分5分)

五、电子文件的归档。

定期把符合归档条件的电子文件,按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。

(一)、归档范围

电子文件的归档范围:草稿性电子文件;非正式电子文件;正式电子文件;无纸电子文件;文本文件;图象文件;图形文件;影像文件;声音文件;多媒体文件;计算机程序;数据文件;公司业务所需的各种文件。

(如若违反,扣除月考核分3分)

(二)、归档时间

1、普通电子文档由各部门每周六下午5:00前提交,档案管理员以月为单位立卷,以季(年)度为单位整理,以部门、性质、类别、大小分类立卷;行政主管以季度为单位复查,总裁组织各部门主管实行不定期抽查。

2、上传的电子文档管理由员工每天下午5:00前根据自己的权限上传,由档案管理员进行检查,对保管期限到期的文档按照文档管理规定予以撤消;行政主管复查;总裁组织各部门主管不定期抽查。

3、在进行电子文件归档工作时,按其基本技术条件进行检测。其内容包括:硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。

(如若违反以上3条,每条扣除月考核分2分)

(三)、归档前的鉴定

电子文件的归档鉴定工作由档案管理员鉴定,鉴定结果,在电子文件的机读目录上制作

昆明梓然科技公司管理制度[三:行政办公管理]

相应的标识。

1、有效性和完整性的鉴定。归档前应由文件形成部门对电子文件的有效性和完整性进行审核,并由负责人签署意见。如果文件形成部门采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性,则把相关软件移交给档案管理员,并对其技术方法加以说明。

2、电子文件保管期限的划分,参照公司文档管理制度。

(如若违反以上2条,每条扣除月考核分2分)

(四)、归档要求

1、把带有归档标识的电子文件集中,制成归档数据集,拷贝至耐久性的载体上,至少一式2份,一份封存保管,一份供查阅使用。必要时,复制第3份,异地保存。对于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作。

(如若违反,扣除月考核分1分)

2、软件文档归档要求

(1)、上传文档必须以工作日当天上传,档案管理员做好检查与备案。

(2)、备案推荐采用的载体按优先顺序分别是:只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带、公司指定档案管理员的服务器。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。(3)、存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签,标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境

(4)、将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。

(5)、需要长期保存的电子文件,应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上,如果是自行开发的应用软件,也应将软件及相关数据存在同一载体上。(6)、原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后,保留时间至少1年。

(如若违反以上6条,每条扣除月考核分1分)

六、电子档案的移交与保管。

电子文件归档后移交至行政办公室,作为电子档案进行保管。(一)、检验行政办公室应配备相应的处理设备,以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验,合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20%,合格率应达到100%。

(如若违反,扣除月考核分1分)

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(二)、检验项目

1、载体是否有划痕,是否清洁,是否有病毒。2、核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。3、核实电子档案的完整性和有效性审核手续。

4、将检验结果填入电子档案入库登记表。检验不合格的,应退回形成单位,重新制作。

(如若违反以上4条,每条扣除月考核分0.5分)

(三)、移交手续

验收合格后,行政办公室档案管理员在电子档案入库登记表上签字盖章。一式2份,一份交电子文件形成单位,一份自存。

(如若违反,扣除月考核分2分)

(四)、保管要求

电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外,还应符合下列条件。

1、归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放,做到防尘、防变形。

2、存放时应注意远离强磁场,并与有害气体隔离。3、电子档案在形成单位的保管,也应参照上述条件。

(如若违反以上3条,每条扣除月考核分1分)

(五)、存效性保证

1、每满1年,档案管理员对电子档案涉及的形成部门和行政办公室的设备更新情况进行一次检查登记。

2、每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取措施。3、设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性,如不兼容,应进行电子档案的载体转换工作,原载体同时保留时间不少于3年。

4、磁性载体上的电子档案,每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。5、定期检验结果应填入电子档案管理登记表。

(如若违反以上5条,每条扣除月考核分1分)

(六)、查询

1、电子档案的封存载体不得外借,机密文档不得私自拷贝。

2、查询时,上传文档,员工根据自己的权限进行相关电子档案的查询,如需查询超出自己权限的文档时;普通文档由行政主管审批,机密文档由总裁审批,档案管理员方可给予

昆明梓然科技公司管理制度[三:行政办公管理]

该员工查询的权限。

3、查询者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

4、具有保密要求的电子档案,要有稳妥的安全保密措施,查询时要遵守公司保密规定。

(如若违反以上4条,每条扣除月考核分0.5分)

七、电子档案的销毁鉴定。

(一)、电子档案的销毁鉴定,按公司档案管理制度执行。

(二)、电子档案的销毁,档案管理员在报总裁批准后,办理相关手续后,方可实施。(三)、非保密电子档案可在批准后删除。属于保密范围的电子档案被销毁时,如存储在不可擦除载体上,须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

(如若违反以上3条,每条扣除月考核分5分)

八、统计

行政办公室办公室档案管理人员及时按年度对电子档案的保管、利用等情况进行统计,以备总裁抽查。

(如若违反,扣除月考核分10分)

注:以上规定若有违反,第一次行政警告并处罚相应罚金,第二次记过并罚金翻倍,第三次直接除名。凡涉及限期上交的任务,没有按时完成,在延期期间,相关工作人员工资由造成任务延期的负责人承担。

范文4:电子文件归档管理制度

电子文件归档管理制度

一、重要文件的电子文件与纸质文件同时保存,保证电子文件与纸质文件相符,并建立相互关联的标识;

二、电子文件一旦定稿后,要即时将电子文件集中保存在符合安全要求的电子存储器中;

三、电子文件积累工作要随时进行,并由各部门兼职档案人员负责收集;

四、对于在网络系统中处于流转状态、对本单位有利用价值的电子文件要及时捕获,集中存储在存储器中;

五、各部门形成和收集的电子文件于次年的三月份以前移交单位档案人员集中整理,并建立数据库,于六月低前完成归档工作;

六、采取有效措施保证电子文件存储安全、可靠、防止失散;

七、保证电子文件的真实性、完整性和有效性;八、电子文件要制作备份,脱机保存,防止因各种故障丢失电子文件;

九、归档时要收集与电子文件有关的数据、软件等条件一同归档保存;

十、定期检查电子文件管理情况,发现的问题要及时处理,避免造成档案损失;

十一、为了便于档案人员管理,电子文件数据归档时不加密。

十二、电子文件要经过严格检测,经过杀毒处理才能归档保存。

十三、用于档案管理的电脑不能上网,并要建立防火墙,一般情况下不能使用其实磁盘,以免感染病毒。

范文5:电子文件归档管理制度

电子文件归档管理制度

为加强本单位电子文件归档管理,保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用,更好地为各项工作服务,根据有关档案法律法规和《电子文件归档与管理规范》等有关文件规定,特制定本制度。一、电子文件的管理体制和工作职责

1、电子文件是一种独立的档案门类和载体,在其形成到归档的管理过程中,由各形成部门和档案部门指定专人负责。

2、电子文件应按制度严格要求,妥善管理,确保其不散失、不损毁、不失真,从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。

3、电子文件实行集中统一管理。档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统,使归档的电子文件能有效读取。档案人员应忠于职守,熟练地掌握计算机系统的使用技能,组织编制归档电子文件的各种检索工具,积极主动提供服务,充分发挥归档电子文件的作用。二、电子文件的归档方式

1、电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档,逻辑归档可实时进行,物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。

2、各部门根据归档要求,在应归档电子文件产生时打上相应的标记;把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中;办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档,把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝,编制机读目录和《归档电子文件登记表》。

3、归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。三、电子文件的移交与保管

1、各形成部门一般应在每年六月底前将上年度应归档的电子文件向档案部门归档,移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续清楚,移交清单一式二份,交接双方签字后各执一份。

2、档案室负责电子文件归档前的监督、指导工作,以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致,确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。

3、入库的电子档案,每两年要机读抽查一次,发现问题及时补救。4、随着计算机技术和设备的更新、发展,对库存电子档案应进行同步更新复制、复制或补救新版本,旧版或有问题的载体仍需保存三年。

5、保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备;环境温度选定在17℃-20℃,相对湿度选定在35%-45%。四、电子档案的利用、鉴定、销毁

1、封存的电子档案不外借,利用时使用拷贝件,联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

2、电子档案的鉴定销毁,需经本单位档案鉴定小组、分管领导批准组织实施,并编制销毁清册,监销人、销毁人签名盖章。

范文6:电子文件归档管理制度

电子文件归档管理制度为加强对电子文件的归档与管理,根据《中华人民共和国档案法》、国务院《电子公文归档管理暂行办法》和福建省档案局《关于开展机关事业单位档案工作规范化管理评估的通知》精神,特制定本管理办法。一、电子文件的归档内容

本管理办法规定了本单位生产、经营等活动中产生的收、发文,从OA办公自动化系统中办结归档后转存到数字档案信息资源管理系统中所有具有保存价值的电子文件。

二、电子文件的归档时间

逻辑归档可实时进行办结归档后直接转存到数字档案信息资源管理系统中,物理归档可按照纸质文件的规定于次年的上半年完成。

三、电子文件的归档要求

档案管理人员应于次年上半年之前对当年所有的电子文件进行甄别和筛选,按照年度机构保管期限的分类方法,首先将各职能科室所属的电子文件划分明确,然后鉴定其保存价值,将具有保存价值的电子文件进行原文管理,而且必须同时对保存的纸质文本或图纸形式进行全文扫描,最后按照数字档案信息资源管理系统中的文件管理、文件整理、档案整理等模块进行整理归档,建立档案目录电子数据库和全文数据库。

电子文件的处置和留存按照《机关文书档案保管期限表》的相关规定来执行。

四、电子文件的归档方式

将已归档整理的电子文件(含机读目录)集中组织到存储载体(异地备份)。存储载体必须符合耐久性要求(不允许使用软磁盘),且按要求填写载体封面。

五、根据档案管理的要求,档案管理人员应定期将电子文件脱机备份到符合保管要求的载体上(刻录光盘或移动硬盘),以防电脑中毒,致使目录数据丢失。1.将电子文件归档管理工作纳入市局(公司)的文书处理程序,纳入到档案人员的岗位职责之中。

2.机关各科室(电子文件形成部门)负责电子文件的收集和积累,并接受市局办公室(综合档案室)档案人员的监督、检查、指导。

3.将验收合格的电子文件归档载体进行集中统一管理。保管环境除应符合纸质档案保管要求外,还应达到防写、防擦划、远离磁场、强热、有害气体等、温度17℃20℃、相对湿度35%45%、竖放保管等要求和标准。

4.将每年的电子文件定期(24年)进行抽样机读检验,及时做好数据转换、转存工作。

5.归档电子文件(含载体)的利用、鉴定、销毁、统计等工作按照纸质档案的相关规定来执行。

范文7:电子文件归档与电子档案管理制度

电子文件归档与电子档案管理制度

文件编号文件版本文件页码

一.目的

为加强公司数据资料的备份管理,方便各部门做好数据集中备份工作,特制订本制度。二、适用范围

本制度适用于XX有限公司电子文档的管理。三.负责部门

本制度由行政部负责信息收集、归档,各部门协助实施。四.制度内容3.1总则

(1)对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,由行政部统一协调,指定专人负责,保证管理工作的连续性。

(2)电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和上传工作,行政部档案管理员要进行指导与监督。

(3)电子文件的管理由行政部负责,电子文件形成部门要提供协助和支持。(4)为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。

(5)归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,在内容、相关说明及描述上保持一致。

(6)具有保存价值的电子文件,必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。

(7)电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。3.2电子文件的收集与积累

(1)收集范围。电子文件的收集范围:草稿性电子文件;非正式电子文件;正式电子文件;无纸电子文件;文本文件;图象文件;图形文件;影像文件;声音文件;多媒体文件;计算机程序;数据文件;公司业务所需的各种文件。(2)收集、积累要求

1、记录了重要文件的主要修改过程,有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时,相关人员须向计算机全文处理的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件进行保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。

2、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,要与纸质等文件之间,相互建立准确、可靠的标识关系。

3、在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上。4、用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式和属性。

5、用扫描仪等设备获得的图象电子文件,如果采用非标准压缩算法,则应将相关软件一并收集。

6、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其对设备的依赖性,以及易修改性等问题,不可遗漏相关软件和各种数据。

7、用视频设备获得的动态图象文件,收集时应注意收集其压缩算法和软件。8、用音频设备获得的文件,收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

制订审核

核准生效日期

公司受控文件,未经允许,不得复印或泄露

电子文件归档与电子档案管理制度文件编号文件版本文件页码

9、由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时应注意参数准确、数据完整。

10、通用软件产生的电子文件,收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件,收集时必须连同专用软件一并收集。

11、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

3.3收集、积累方法

(1)软件电子文档的管理与普通电子文档的管理。

普通电子文档收集、积累分公司和部门两级档案管理。

(2)公司文档收集、积累。公司由行政部档案管理员专职管理,行政部档案管理员以部门、性质、类别、大小立文件夹,各部门及时按照要求制作、整理电子文件上交,由档案管理员整理保存。

(3)部门文档收集、积累。各部门建立自己部门的电子档案库,指定专(兼)职人员管理,管理人员以性质、类别、大小立文件夹,及时按照公司文档管理要求制作、整理电子文件上传公司服务器,凡涉及公司机密性文件,不得私自备份,留存。

(4)软件电子文档。各相关员工牢记自己的账户名及密码,如有改动须向行政部提交申请;员工按照公司要求及时将文档上传至服务器,由档案管理员监督;所收集的文档不允许放至电脑C盘,如有损失后果自负;所有文档需传至档案管理员处备案。

1、每份电子文件均需在电子文件登记表中登记,电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存,电子文件登记表如果制成电子表格,应与备份文件一同保存,并附有纸张打印件。

2、电子文件性质代码:c草稿性电子文件;f非正式电子文件;z正式电子文件;w无纸电子文件;wb文本文件; p图象文件;tx图形文件;y影像文件;s声音文件;d多媒体文件;j计算机程序;sj数据文件。

3.4电子文件的整理

(1)电子文件的整理由行政部电子档案管理员以部门、性质立卷相对集中整理归档。(2)归档电子文件需填写登记表。3.5电子文件的归档。

定期把符合归档条件的电子文件,按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。(1)归档范围

电子文件的归档范围:草稿性电子文件;非正式电子文件;正式电子文件;无纸电子文件;文本文件;图象文件;图形文件;影像文件;声音文件;多媒体文件;计算机程序;数据文件;公司业务所需的各种文件。(2)归档时间

1、普通电子文档由各部门每周五下午5:00前提交,档案管理员以月为单位立卷,以季(年)度为单位整理,以部门、性质、类别、大小分类立卷;行政主管以季度为单位复查,总经理组织各部门主管实行不定期抽查。

2、上传的电子文档管理由员工每天下午5:00前根据自己的权限上传,由档案管理员进行检查,对保管期限到期的文档按照文档管理规定予以撤消。

3、在进行电子文件归档工作时,按其基本技术条件进行检测。其内容包括:硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。(3)归档前的鉴定

电子文件的归档鉴定工作由各部门的负责人鉴定,鉴定结果,在电子文件的机读目公司受控文件,未经允许,不得复印或泄露

电子文件归档与电子档案管理制度文件编号文件版本文件页码

录上制作相应的标识。

1、有效性和完整性的鉴定。归档前应由文件形成部门对电子文件的有效性和完整性进行审核,并由负责人签署意见。如果文件形成部门采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性,则把相关软件移交给档案管理员,并对其技术方法加以说明。2、电子文件保管期限的划分,参照公司文档管理制度。(4)归档要求

1、把带有归档标识的电子文件集中,制成归档数据集,拷贝至耐久性的载体上。对于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作。2、软件文档归档要求

①上传文档必须以工作日当天上传,档案管理员做好检查与备案。②备案推荐采用的载体公司指定档案管理员的服务器。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

③存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签,标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境

④将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。

⑤需要长期保存的电子文件,应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上,如果是自行开发的应用软件,也应将软件及相关数据存在同一载体上。⑥原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后,保留时间至少1年。

3.6电子档案的移交与保管。

电子文件归档后移交至行政部,作为电子档案进行保管。(1)检验

行政部应配备相应的处理设备,以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验,合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20%,合格率应达到100%。(2)检验项目

1、载体是否有划痕,是否清洁,是否有病毒。2、核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。3、核实电子档案的完整性和有效性审核手续。

4、将检验结果填入电子档案入库登记表。检验不合格的,应退回形成部门,重新制作。(3)移交手续

验收合格后,行政部档案管理员在电子档案入库登记表上签字盖章。一式2份,一份交电子文件形成单位,一份自存。(4)存效性保证

1、每满1年,档案管理员对电子档案涉及的形成部门和行政部的设备更新情况进行一次检查登记。

2、设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性,如不兼容,应进行电子档案的载体转换工作,原载体同时保留时间不少于3年。

3、定期检验结果应填入电子档案管理登记表。(5)查询

1、电子档案的封存载体不得外借,机密文档不得私自拷贝。

2、查询时,上传文档,员工根据自己的权限进行相关电子档案的查询,如需查询超出自己权限的文档时;普通文档由行政经理审批,机密文档由总经理审批,档案管理员方可给予公司受控文件,未经允许,不得复印或泄露

电子文件归档与电子档案管理制度文件编号文件版本文件页码

该员工查询的权限。

3、查询者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

4、具有保密要求的电子档案,要有稳妥的安全保密措施,查询时要遵守公司保密规定。3.7电子档案的销毁鉴定

(1)电子档案的销毁鉴定,按公司档案管理制度执行。

(2)电子档案的销毁,档案管理员在报总经理批准后,办理相关手续后,方可实施。(3)非保密电子档案可在批准后删除。属于保密范围的电子档案被销毁时,如存储在不可擦除载体上,须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

3.8统计

行政部办公室档案管理人员及时按年度对电子档案的保管、利用等情况进行统计,以备总经理抽查。五.处罚措施

1、不得上传与工作无关数据,一旦发现给予责任人严重过失单处罚。

2、如未按规定及时上传电子数据,造成数据丢失,对公司造成严重损失的,后果由当事人和部门负责人承担。

六.生效时间

该制度自发布之日起生效。

公司受控文件,未经允许,不得复印或泄露

范文8:18 电子文件归档管理制度

电子文件归档管理制度为加强本单位电子文件归档管理,保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用,更好地为各项工作服务,根据有关档案法律法规和《电子文件归档与管理规范》等有关文件规定,特制定本制度。一、电子文件的管理体制和工作职责

1、电子文件是一种独立的档案门类和载体,在其形成到归档的管理过程中,由各形成部门和档案部门指定专人负责。

2、电子文件应按制度严格要求,妥善管理,确保其不散失、不损毁、不失真,从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。

3、电子文件实行集中统一管理。档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统,使归档的电子文件能有效读取。档案人员应忠于职守,熟练地掌握计算机系统的使用技能,组织编制归档电子文件的各种检索工具,积极主动提供服务,充分发挥归档电子文件的作用。二、电子文件的归档方式

1、电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档,逻辑归档可实时进行,物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。

2、各部门根据归档要求,在应归档电子文件产生时打上相应的标记;把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中;办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档,把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝,编制机读目录和《归档电子文件登记表》。

3、归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。三、电子文件的移交与保管

1、各形成部门一般应在每年六月底前将上年度应归档的电子文件向档案部门归档,移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续清楚,移交清单一式二份,交接双方签字后各执一份。

2、档案室负责电子文件归档前的监督、指导工作,以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致,确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。

3、入库的电子档案,每两年要机读抽查一次,发现问题及时补救。4、随着计算机技术和设备的更新、发展,对库存电子档案应进行同步更新复制、复制或补救新版本,旧版或有问题的载体仍需保存三年。

5、保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备;环境温度选定在17℃-20℃,相对湿度选定在35%-45%。四、电子档案的利用、鉴定、销毁

1、封存的电子档案不外借,利用时使用拷贝件,联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

2、电子档案的鉴定销毁,需经本单位档案鉴定小组、分管领导批准组织实施,并编制销毁清册,监销人、销毁人签名盖章。