高校人事档案管理

范文1:高校人事档案管理

浅析高校人事档案管理的问题与对策

摘要:人事档案管理是人力资源管理工作的重要内容。对于高校来说,人事档案管理的工作显得更加重要。随着现代科技以及信息化技术的快速发展,高校传统的人事档案管理体系开始暴露出越来越多的问题。分析和解决这些问题和不足,对高校人事以及档案部门来说,都意义重大。

关键词:高校人事档案管理

高校人事档案管理工作是高校组织、人事工作不可缺少的组成部分,是做好干部人事工作的一项基础性工作。人事档案是反映教职工学习、工作、生活等个人经历和德才水平的重要记录,直接关系到高校教师教学、科研、职称评定,关系到干部的考核和任用,关系到高校全面、正确选聘、选拔人才,是高校人力资源管理工作的效率和质量的直接体现。因此,做好人事档案管理工作对于高校来说,具有十分重要的意义。

一、高校人事档案管理存在的问题

随着高等教育改革的深化以及高校的发展,高校人事档案管理在基础性工作与档案队伍建设上都取得一定的成绩,档案意识逐渐加强,人事档案的重要性进一步提高。但就高校人事档案管理现状来看,仍与时代的要求与高校发展的需要存在不小的差距,具体表现在以下几个方面:

(一)人事档案管理体制的科学性不强

现行的人事档案管理体制,是按管理权限和隶属关系进行管理的。这一管理体制的最基本理念,就是档案管理的最终目的是服务于本单位的人事管理实践。从单位来讲,人事档案归其所有,单位在使用方面对人事档案具有无限权力;从个人来讲,人事档案虽然是记载个人信息的材料,但个人对自己的档案信息不具备知情权,更不具备使用权。在这一体制下,档案除了反映人才的基本情况,更重要的作用是对个人进行约束和管理,即通过人事档案这种“死的物”来限制“活的人”。1这在人才流动时刻成为现实的当下,显然是不适应社会发展变化的。

高校是人才汇聚的地方,也是人员流动频繁、人才竞争激烈,人力资源的社会化调控优化配置比较集中的地方。高水平、高层次人才“跳槽”,高校之间相互“挖墙脚”的现象时有发生。一旦个人流动要求与单位意见发生分歧时,就会产生“弃档”、“死档”等现象。尤其是很多高校为了吸引人才,在原单位不放档案的情况下,采取“新建人事档案”或“不要人事档案”的方式引进人才,许多人就成了“多档一族”或“无档一族”。

即使是在单位内部,也存在有因为这种管理体制而导致管理主体不清的现象。如在部分高校,人事档案管理并未统一归口,有的人档案在组织部门,有的人档案在人事部门,有的人档案在人才交流中心,有的人档案在档案部门,一个单位的人事档案在几个部门存放,关系十分混乱。造成人事档案材料不能及时入档和传递遗失。

(二)人事档案管理的现代化水平不高

相比于高校的教学、科研等核心工作,档案工作始终处于边缘和辅助的位置,得不到重视。而在许多高校,人事档案又并未归口档案管理现代化程度相对较高的档案馆等专业部门管理。所以,高校人事档案管理普遍现代化水平不高。

首先,高校人事档案管理缺乏专业化的人才。档案工作具有较强的专业性,这就要求档案管理人员掌握档案专业理论知识和方法,接受专业的教育培训,通过专业技术资格的考核等。但从目前高校人事档案管理的实际情况来看,真正档案专业出身的很少,具有专业资格的专职档案管理员更是屈指可数。多数高校主要以兼职人员来充实档案管理人员队伍,他们大多半路出家,学历水平不高,年龄结构偏大,对档案工作没有太多热情。人员队伍缺乏稳定,工作的持续性难以保障,造成人事档案管理工作的随意性太大,错漏和失密时有发生。

其次,高校人事档案管理缺乏现代化的手段。由于长期的投入不足,档案管理基础设施建设历史欠帐太多,目前我国部分高校的人事档案管理基础设施简陋,且缺乏必要的防火、防水的设施,一间小屋,几个档案柜,一台复印机就是全部。档案的整理、归档、保存和利用基本上靠笔记手写, 计算机、打印机、扫描仪及管理软件,都未投入完全的使用,档案管理软件的开发和数据更新则更为滞后。现代电子设备和技术即使有所应用,也仅仅完成了一些人事档案的信息录入工作,潜藏在人事档案之中的大量的人才信息还未进行全面的开发和有效的信息化,因而也就不能实现充分共享。

(三)人事档案信息内容的全面性和真实性不够。

由于历史原因,在当前高校人事档案的十大类之中,履历材料、自传材料、鉴定考核、考察材料、政治历史情况的审查材料等这几类材料的共同特点就是信息内容较为陈旧。部分工作时间长,流动频率小的人,他的人事档案中这几类材料一般都是好几年甚至是十几年前填写的信息;而部分年轻人的人事档案中,这几类材料空白居多。“学历”材料残缺,“工作岗位”材料未能及时更新的时而有之。而高校考察人才现实能力和实际表现的一些重要项目,如个人最新的科研成果、专利技术材料;工作业绩考核、健康状况检查、个人诚信记录、各类专业技术考试证明等材料等,则没有被全部收纳。同时,由于部分人事档案的记录内容是由个人自己填写,单位也无从核实。因而出现了“年龄越填越小、工龄越填越长、学历越填越高”等现象。尤其是人才引进工作中的“重新建档”一族,其档案内容的全面性、真实性、准确性仅仅依靠相对人提供的证件及其道德自律来保证。

二、高校人事档案管理的优化手段

高校人事档案管理中存在的这些问题和不足,严重阻碍了我国人事档案管理工作的提高,对于高校自身的发展也造成了不利影响,必须要从以下几个方面进行改革和优化。

(一)更新人事档案管理理念。

前面说过,现行人事档案管理是基于组织内部发展需要的这一出发点,档案在很多时候成为管理人、限制人的一个重要手段。随着人才流动的普遍化,传统人事档案管理理念的局限性凸显出来。必须更新人事档案管理理念,即人事档案管理不仅是服务于人事管理,更是服务于人的发展。这是因为:人事档案管理不仅要从人在组织内部发展需要出发,根据人事管理需要形成并提供相应的人事档案,而且要满足人才流动后对原有的反映其成长、体现其历史能力与业绩的档案信息的需要。既然人才流动是一种正常而频繁的人事现象,那么作为服务于人事管理的人事档案管理就应该具备社会视野,即立足社会与人的需要来从事档案信息管理。否则,所有的单位都面临着潜在的现实人事管理缺乏必要的人事档案信息保障的困扰。从这一意义上讲,在人事档案信息管理上与人方便等于与己方便。

(二)改革高校人事档案管理体制。

高校的行政管理一般是学校、院系两级管理模式。因此,笔者认为,在人事档案管理上,首要的是实现垂直领导和管理。成立校级的档案工作委员会和建立各层级的人事档案工作网络对人事档案管理模式的优化至关重要。因为高校的档案工作管理体制决定着人事档案管理模式,目前,我国高校人事档案管理有两种模式,一种是将人事档全部内容案纳入学校档案馆、室的纳入式管理,另一种是没有纳入集中管理,由各相关部门分散管理的非纳入管理模式。人事档案归口的管理部门各不相同,管理体制和管理模式必将各异。成立权威的档案工作委员会,建立全面的人事档案工作网络,无论是对纳入管理还是非纳入管理模式而言,都可以及时地处理随时可能出现的矛盾,解决分繁复杂的问题。

(三)健全高校人事档案管理制度。

高校人事档案管理的优化,还有待于管理制度的建立和健全。面对普遍存在的档案信息缺失的问题,应以制度的形式赋予人事档案管理部门对外提供相应的人事档案信息的职责。即应规定所有单位的人事档案管理部门都应向已流出人员现在单位提供相应的档案信息服务,以满足其人事管理实践对档案信息的需要。在高校内部,也因健全查借阅、转递、保管保密等制度,确保将人事档案纳入到档案工作制度体系中去。同时,对非纳入管理模式来讲,在档案部门和管理人事档案的部门之间应当建立档案信息交流制度,使得两者之间互通有无。只要将这些制度建立起来并认真执行好,高校人事档案管理模式的优化才能落实到实处。

(四)提高高校人事档案管理的现代化水平。

要加强对人事档案管理工作的资金投入和设备投入,打造人事档案管理工作信息化发展的道路。充分利用计算机开发人事信息管理系统。使计算机不仅仅在编目、检索、统计、借阅等方面发挥作用,还能存贮档案原件,对档案进行组卷、分类、保护、编研。要建立计算机网络,改变单机作业状况,建立具有速度快、数据准、存贮量大等特点的数字化信息平台,加快档案信息的传递,实现开放式档案信息共享。

同时,要全方位提高高校人事档案管理者的素质,尤其是使用信息管理系统和相关数据库的技能。要持续加强管理人才队伍的建设,从新进管理人员中挑选专业性强、积极性高的人加入到人事档案管理队伍。要对既有人员进行专业知识培训,提高其专业素质。适当引入竞争机制,保持队伍活力,不断满足人事档案管理的新需要。

(五)务实人事档案信息基础性工作

做好人事档案的收集、整理、归档工作。提高人事档案管理人员的档案意识和责任意识,使其充分认识到,人事档案原始记录是作为一种具有法律效力的凭证。要努力拓宽信息渠道,辨别信息来源,广泛收集人事档案材料,充实人事档案内容,尽量使之齐全完整。在档案材料收集、整理过程中,要坚持原则,实事求是,科学鉴定,严格把关,维护人事档案的真实性,可靠性。进一步加强对年龄、工作时间、学籍等信息内容及原始材料的核查审定,提高信息数据的可靠性。

总之,高校人事档案管理工作是学校档案管理的重要组成部分,在学校建设和发展中起着重要作用。随着社会经济和高校教育事业的迅速发展,原有档案管理模式已不能适应高校事业发展。在这种情形下,高校人事档案管理改革势在必行。更新管理理念,改革管理模式,健全管理制度,提高人事档案管理的现代化水平和信息内容的全面性、真实性是优化高校人事档案管理的有效手段。

范文2:高校人事档案管理

龙源期刊网高校人事档案管理

作者:高峰

来源:《学园》2014年第31期

【摘要】高校人事档案的收集整理要按照科学的制度和程序进行,必须符合国家人事制度变革和社会进步的要求,同时要适应新形势发展,及时调整其内容和方法,以适应当前信息化的要求。

【关键词】人事档案管理改革

【中图分类号】G647【文献标识码】A 【文章编号】1674-4810(2014)3101高校人事档案是对教职工的个人经历和社会活动的重要记录,是对其思想品德、业务水平和工作情况的反映。随着高校教育和管理体制改革的不断深化,高校人事档案管理工作也受到了更多的重视。

一高校人事档案管理现状

人事档案管理工作是高校工作的重要组成部分,是高校开展各种工作的基础,是考察和识别干部、选拔优秀人才的重要依据,有利于加强高校师资队伍建设,整合利用教师资源,提高学校教育教学水平,更有利于学校科研及党政管理等工作的推进。但实际工作中,高校人事档案的管理仍存在以下不足:1.重视不够,整理不规范

档案管理人员意识淡薄,对高校人事档案管理的重要性认识不够。长期以来,一些档案管理人员将档案管理工作只简单地定义为档案的收集、装订、保管,未认识到档案与科研、教学、人事安排的联系,无法使档案的作用最大化,人事档案管理也逐渐变为少有人问津的幕后工作。此外,一些高校的人事档案由各部门单独保管,管理比较分散,且大部分人事档案保管的硬件条件都不能完全符合档案安全保管的要求。部分档案库房安排不当,使档案易受到自然环境的影响,不易于保存,也存在很大的安全隐患,造成档案材料不齐全、不完整。2.制度不健全,无法适应新形势

一些高校的档案管理部门缺乏科学系统、健全有效的监督和管理制度,没有明确设定管理人员的岗位职责,档案收集整理程序也不够规范。部分高校虽然制定了完备的制度,但管理不规范,导致在工作中无法落实,严重影响了档案管理工作的规范化开展。中组部、人社部、教育部联合发布的《关于深化高等学校人事制度改革的实施意见》提出“相对稳定、合理流动、专兼结合、资源共享”后,高校采用了新的用人机制,虽然对高校教学、科研起到了巨大的推

范文3:高校人事档案管理中的问题与对策

高校人事档案管理中的问题与对策浅议【摘要】本文针对当前高校人事档案管理工作中存在的主要问题,分析了由这些问题引发的一些主要矛盾。通过大量调研、总结,并结合自身的工作经验和思考,作者分析了改进高校人事档案管理工作的对策,并提出了若干建议。

【关键词】高校;人事档案;人才管理;信息保管

人事档案是在人事管理活动中形成的,记述和反映个人经历和德才表现,是真实考察和了解一个人的重要依据;是每个单位知人善任、选贤举能的重要工具。人事档案管理是组织工作、人事工作中相当重要的内容之一,是人事管理的重要组成部分,特别是在人力资源日益受到各界普遍关注的当今社会,人事档案管理工作显得尤为重要。

1.当前高校人事档案管理存在的主要问题

新时期的高校管理工作中,人事档案管理工作显得相对薄弱、滞后、缺少活力,令人隐忧,归纳起来,主要表现在如下几方面。1.1人事档案管理的相关制度不健全、管理不到位。一些高校没有明确制定出管理人员的岗位职责,缺乏完备、系统的规章制度;有的虽然制定了制度,但由于管理不规范,在工作中无法落实。1.2由于对高校人事档案管理的重要性认识不够,相关机构及人员的人事档案意识薄弱。长期以来,相当一部分人员对高校人事档案管理工作认识不足,使得人事档案管理工作变得默默无闻,很少有

人过问,在一定程度上缺乏应有的理解与重视。

1.3人事档案管理人员配备不足,管理队伍有待加强。随着高校师资队伍的不断壮大,教职工人事档案数量增多,个人材料进档频繁,档案管理工作任务繁重,但高校人事档案室很少设置有专职的档案管理人员,导致高校人事档案建设滞后,档案管理只能在低水平层面上进行。

1.4人事档案信息化、现代化水平不高。目前很多高校人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上,管理的重心还是实体管理,没有随着科学技术手段的不断更新而实现人事档案的电子化。信息化水平比较低,导致很多人事统计工作只能靠手工完成,造成人力资源的极大浪费。

2.高校人事档案管理工作中出现的主要矛盾

人事档案管理存在的主要问题,已经引发出许多矛盾,这些矛盾为高校人事、组织以及其它方面的工作带来了不利影响,具体阐述如下。

2.1人事档案管理服务性与软硬件缺失的矛盾。随着时代的发展,高等学校人事工作越来越依赖于信息,诸多的行为过程就是对信息的接收、处理、参考、判断和决策的过程,这对人事档案管理工作提出了更高的要求。正确使用人事档案资料,提高档案管理的服务性,准确利用档案中所记载的信息来考核人才,为学校或学院领导在任用学科建设带头人、干部人选等决策方面提供确切详实的数据

和记录,是高校人事档案管理的时代使命。当前,人事档案管理服务性与档案工作软硬件之间存在着严重的矛盾。软硬件的缺失导致档案工作长期处于被动应付,对于人事管理工作的服务质量不能得到有效的提高。

2.2人事档案管理信息化要求与管理手段落后的矛盾。在信息时代,先进的信息技术、计算机技术和通讯网络技术应该成为人事档案管理的重要手段。完善人事档案管理服务应该要建立起一套完善的人事档案信息数据库,利用计算机技术和网络通迅技术,通过网络管理,实现对人事档案信息共享。当前,许多高校档案管理手段落后,仍采用传统的手工人事档案管理:没有馆内局域网和档案馆网站或主页;未实现档案的全文录入和扫描;没有建立档案数据库。换句话说,在档案查询方面还停留在纯手工操作的阶段,档案信息化建设还未起步。管理手段的落后直接影响档案功能的发挥。档案管理手段的陈旧落后,整档工序的繁琐复杂,直接造成档案材料使用的不方便,降低了工作效率。

2.3人事档案信息的局限性与社会需求透明化、服务性需求扩大化的矛盾。人事档案由于自身特点,在提供信息方面往往存在部门自我服务多,为社会提供得少,保密性强,服务性弱等存在局限性的问题。随着社会的发展、高等教育社会化程度的不断提高,高校人才流动频繁等情况的出现,人事档案信息局限性与透明性、服务性需求扩大之间存在矛盾。比如,长期以来,很多高校对人事档案功

能认识不足,对人事档案管理工作不够重视,有些学校甚至认为人事档案工作只要能过得去就行,又加上前文提到的人事档案管理专职人员少,工作量大,导致档案手续不全、材料不全、材料失实,材料简单化或者雷同化等不准确、不完整的情况多,这就影响了档案信息的利用,很难适应高校人事管理的需求。3.高校人事档案管理工作的对策与建议

为了加强高校人事档案管理对人才选拔、职称评定、岗位考核等工作提供可靠依据,积极有效地解决人事管理过程中出现的问题和矛盾,在大量调研基础上,笔者进行了认真的总结分析,提出以下几点建议:

3.1人事档案管理部门要加强宣传力度,真正从思想上引起广大教职工对人事档案工作的高度重视和支持。各级领导要高度重视,切实加强领导,经常了解档案工作情况和存在的问题;同时在组织上、制度上给予保证,并在人力、物力、财力上给予大力支持,使人事档案管理工作得以顺利进行。人事档案管理人员应当增强服务意识,积极主动地开发利用人事信息,为高校人事制度改革、人才评聘等重大人事决策提供具有前瞻性、参考性的人事档案信息,真正把人事档案部门转变成具有较强综合服务职能的人事档案信息中心。

3.2要建立健全并认真贯彻落实人事档案方面的各项规章制度,使档案管理工作有章可循,促进人事档案管理工作制度化、规范化发

展。面对新时期新任务新要求,结合高校人事档案管理工作的实际,进一步完善各项相关制度,对人事档案的接收、传递、保管、查阅、档案材料的收集、审核、整理等环节做出明确而严格的规定。档案工作者必须严格遵守相关制度,不断规范人事档案管理。3.3必须加大提高人员整体素质和队伍建设的工作力度,由主要领导分管,按规定要求确保有足够的人员、时间和精力对人事档案进行归档、建档及对档案材料进行开发利用。抓好培训,通过参加各种不同层次的学习培训班,更新知识观念,提高业务水平和能力。抓好待遇落实,从各方面关心档案管理人员的培养和成长。通过采取有效的措施,切实达到从整体上提高队伍的整体综合素质,进一步提高人事档案管理水平的目标。

3.4加快高校人事档案信息化建设,依靠现代化科技手段实现档案的现代化管理。充分听取人事档案工作第一线人员的意见,选用适合本校人事档案管理工作的管理软件,实现人事档案信息化。在此基础上,建立人事档案信息查询系统,对相关管理部门和个人设置访问权限,利用网络平台了解人事档案信息,在一定范围内实现人事档案信息公开。这样不仅可以使人事档案管理人员从繁杂的档案收集、整理、保管、检索工作中解放出来,而且可以更快捷、更准确地为人事工作提供全方位的优质服务。

总之,全面加强高校人事档案管理,促进档案管理尽快从封闭型向开放型转变,从手工操作型向现代管理型转变,从实体档案管理

向虚拟档案管理转变,使档案管理者向信息管理者转变,才能有效推动人事档案工作更好地为高校人才管理、考核、任用、选拔等工作服务。[科]

范文4:学校人事档案暂行管理制度

学校人事档案暂行管理制度为了提高学校档案管理水平,有效地保护和利用人事档案,更好地为我校人事工作服务,根据党的干部工作方针、政策和《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》,特制定本制度。一、保密制度

1.认真贯彻执行党和国家有关保密工作的方针、政策和规定,严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》,做好人事档案的保密工作。2.加强组织纪律,坚守工作岗位。

3.人事档案管理部门应设立专用档案室,配备铁质档案柜,妥善保管人事档案。

4.人事档案室必须具有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应当经常检查,保持室内的清洁和温、湿度,发现问题,立即报告,及时采取措施。

5.人事档案室和档案柜,应明确专人管理。管理人员变动时,必须办理好交接手续。

6.无关人员一律不得进入档案室。

7.严禁用电话、电报索取或提供有关人员的全面材料和涉及个人政治历史问题或其他重要问题的材料,严禁任何人携带人事档案材料进入公共场合和娱乐场合,不得在电话或公共场所中谈论或汲及到有关人事档案材料的内容。

8.对利用人事档案的人员,进行保密宣传,以防边阅档案边议论档案内容。

9.人事档案材料的转递,严格密封,通过机要传递或专人送达,尽量避免本人自带。

10.人事档案工作中形成的各种草稿、废纸等,不得乱扔、乱抛,一律按密纸处理或销毁。

11.人事档案一般不外借,但领导或有关人员因工作需要借阅时,要严格办理借阅手续(见本制度里的第五条:借阅制度),借阅期限一般不得超过五个工作日。

12.属归档的材料,及时转入本人档案,须转递的档案,做好移交签字登记手续。

13.严禁任何人私自保管他人档案,人事档案管理人员不得保管本人和亲属的档案。

14.发现泄密事件,认真处理。二、归档制度

1.按照《干部人事档案收集归档规定》,经常通过有关部门收集工作调配、干部任免、组织发展、职称评聘、考察、考核、培训、奖惩、学历变更、工资套改等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩、廉的文件材料,充实档案内容。相关部门应配合人事部门及时做好人事档案材料的整理、归档工作;材料归档范围具体见《干部人事档案收集归档规定》里的第二章归档范围。2.新毕业生及调入人员的人事档案必须在报到之日起两个月内转至我校,没有特殊情况而逾期不到或材料不全的,学校将缓发其工资与津贴,并暂停兑现其他相关待遇。

3.收集的人事档案材料,必须经过认真的鉴别,属于归档的材料应真实准确,完整齐全,格式规范、文字清楚,对象明确,手续完备、具有保存备查价值。需经有关部门审查盖章或本人签字的,应在盖章签字后方能归档。

4.不属于档案范围的材料,不得擅自归档,经过鉴别,可分别情况予以处理。凡销毁材料需经人事验证后经分管档案管理的领导签字批准后,由专人负责监销。

5.人事档案材料,须统一使用十六开规格的办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。6.新毕业人员要填写干部履历表或补充表,充实干部人事内容。

7.对收集的材料,要做好收集登记和交接手续。三、鉴别制度

1.收集的材料必须经过鉴别,未经鉴别,不得随意归档或擅自销毁。

2.鉴别工作分别在接收材料归档时和整理过程中进行。3.鉴别要以有关文件规定为依据,严肃认真,确保真实、完整、精炼、实用。

4.归档的材料必须真实完整,字迹清楚,对象明确,手续完备;对不该归档的材料,要区别处理,凡销毁材料,必须详细登记,人事验证后必须由分管档案管理的领导签字批准。

5.人事档案材料应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。

四、整理制度

1.整理人事档案,要先对缺少的干部人事档案材料进行补充,并备齐卷皮(盒)、目录纸、衬纸、切纸打孔机等必备的物品和设备。

2.整理要做到:干部人事档案材料鉴别和分类准确,编排有序,目录清楚,装订整齐。

3.整档人员必须熟悉党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识,掌握整理人事档案的有关规定和基本方法技能,认真负责地做好整理工作。

4.必须认真执行《档案法》、《保密法》、《干部档案工作条例》等有关法规,严格遵守安全保密制度,保守党和国家的秘密。5.人事档案按新《条例》和《干部档案整理工作细则》规范地整理,材料及时装订入卷。

6.不得擅自涂改、抽取或伪造档案材料。按规定剔出的档案材料,必须认真登记,需销毁的材料,必须详细登记,人事验证后必须由分管档案管理的领导签字批准。

7.整档过程中,要切实做好防火安全保密工作,整理室内严格吸烟,严防丢失和汇漏档案内容。五、借阅制度

1.查(借)阅人事档案的人员原则上是校主要领导、人事干部,必须是中共正式党员。

2.查(借)阅人应在借阅前认真填写《干部人事档案查(借)阅登记表》。

3.校外单位和本校工作需要查用档案,经校主要领导在《干部人事档案查(借)阅登记表》签字同意后,方可查(借)阅。复印借出人事档案材料应认真核实签署意见并加盖学校党支部章,方能有效。

4.查(借)阅档案,严禁涂改、圈划、撤换档案材料。查阅时不得泄露或擅自向外公布档案内容,违反者视情节轻重,予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者,按照《中华人民共和国档案法》处理。

5.查阅档案的单位或个人,不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的,必须经校主要领导在《干部人事档案查(借)阅登记表》签字批准后才能复制(拍摄)。

6.档案不外借,如必须借出使用时,要说明理由,经校主要领导在《干部人事档案查(借)阅登记表》签字同意后,限期归还,不得擅自转借他人。六、转递制度

1.转递人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。2.人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送,一般情况下,不准公开邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取,必须持其单位党委组织部门出具的介绍信,一般介绍信不予办理。

3.转递档案时,必在转出手续完备的前提下,须经人事部门有关负责人同意签署意见并由校主要领导签字同意后方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室,由人事档案室统一转递,不得扣留材料或分批转出。档案转出后,逾期一个月未见对方退回回执应写信或电话催回,以防丢失。

4.使人事档案能够随着我校的人事变动,干部职务变动而及时调整,人事部门应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室。因商调而转出档案后,人事部门有关负责人应及时通知人事档案室此人是否商调成功,如未商调成功有关部门负责人应在一个月以内追回档案,最多不超过三个月。5.职工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等,在没收到接收单位人力资源管理部门转来的转递档案通知单前,其档案仍由人事档案室保管;但要从处理决定下达之日算起,按有关部门的收费规定收取档案保管费。自动离职人员的人事档案必须在外调手续完备的情况下,方可转出。6.校各部门应积极配合人事档案室做好教工档案的转递工作。

7.是转出的干部人事档案或材料要严密包封,并加盖机密章,有关人员认真填写《干部人事档案转出登记表》。七、核查制度

1.人事档案管理部门对所管理的档案要定期的进行检查核对,一般每半年核对一次,发现问题,及时解决。

2.提供利用的人事档案,再回收时,要严格检查,经核对无误后,方可入库。

3.整理好的人事档案入库前,要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对,发现错误,及时纠正。

4.转出和接收人事档案时,应将材料与目录检查核对一遍,防止张冠李戴或缺少材料。

5.收集的人事档案材料,应检查是否属于归档材料,是否齐全完整,是否符合归档要求,是否手续完备。

范文5:高校会计档案管理

高校会计档案管理之我见

[摘要]随着我国教育事业的发展,高校的会计档案管理越来越受到各单位重视,如何管好高校会计档案,无疑是各高等院校体现其综合管理水平的一个重要方面。本文就会计档案的收集、整理、鉴定销毁、档案管理的人员要求及技术手段要求等方面作了阐述。

[关键词]高校会计档案管理

作者简介:黄维川(1969-)女,四川自贡,四川理工学院档案馆,档案馆员,主要研究方向为高校档案管理。

高校会计档案是指在财务管理和会计核算活动中直接形成的具有保存价值的文字材料、会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位财务的的重要史料和证据。高校会计档案既是学校在教学、科研、行政管理、后勤服务中经济活动的历史纪录,又是高校档案的重要组成部分,是一种重要的经济信息资源,高校的会计档案是否真实、齐全、准确、完整,将直接影响到高校会计档案管理的质量以及高等教育事业的健康发展。一、会计资料收集要完整、及时

收集会计资料要以会计业务为主线,凡具有保管价值的所有会计事项记录、核算资料、财务管理类的资料,都应及时收集,不得缺少和遗漏,如发现缺少的资料,应立即向有关当事人追回或采取必要的补救措施,以确保会计档案材料的完整性。依据《会计档案管理办法》,会计档案资料主要包括:

1.会计凭证类:包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款(借款)对账单及余额调节表等。2.会计帐簿类:包括总帐、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计帐簿等。3.财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明、其他财务报告等。4.其他类:包括财务会计制度、经济合同、内部和外部审计资料、经济分析与总结、资产评估、验资报告、会计移交清册、会计档案保管、销毁清册等资料。5.实行会计电算化的一切数据资料、程序资料,以及采用胶片、磁、光等介质保存的资料。财务管理信息系统的档案应包括:(1)每年一次的数据库备份;(2)财务软件升级前的数据库备份;(3)打印输出的经过盖章签字的会计资料;(4)所有版本的系统、网络、数据库和相关软件;(5)软件的开发文档、源程序;(6)其他应存档的资料或数据。

二、会计档案的整理和归档要科学

对会计档案材料的整理和归档要按照会计档案的规范要求,制定科学规范的分类编号方法和归档时限,建立会计档案保管清单、移交清单、借阅登记单,做到会计档案内容的准确性、及时性,以及归档手续的完备性、有效性,并按会计档案分类编号规则整理帐、表、凭证和其他会计资料的摆放位置,提高查阅速度。

(一)月末会计人员将会计凭证整理,按顺序排列,连同所属会计凭证,按统一要求装订成册。

(二)会计年度终了后,由财会部门按照归档要求将装订成册的会计档案整理立卷,按会计档案材料的关联性,分门别类地组成几个类型的案卷,将各卷顺序编号。按全年顺序统一编号,按月装入档案盒,归档时保管的会计凭证日期、编号、立卷人等项目要填齐。

(三)会计档案按年立卷。订本账簿归档时贴上统一格式的标签,要逐项填写清楚,盖章齐全;活页帐要加封面,账簿使用登记表及备考表要逐项填齐;有关辅助帐、登记本也应该按规定整理装订、编制清单,统一归档。

(四)会计报表、其他资料分类按年装订,统一编号,编写目录,月报、年报分开组卷,用统一的档案盒归档保管。涉及外事的会计资料、会计移交清册、会计档案保管、销毁清册应分类按年单独装订,加封面,统一编号,编写目录,归类保管。(五)基本建设项目的会计档案,可在基建项目竣工验收、交付使用及清理完往来款项与其他未了事项之后进行立卷归档。

(六)实行会计电算化的数据库的备份要永久保留。以胶片、磁、光等介质保存的数据的档案按照有关规定保存在温湿度适宜、阳光不直射,并且不能被损坏的场所。以磁介质存储的数据应定期更换新的介质,进行再拷贝。三、会计档案的鉴定销毁要严密

学校会计档案的鉴定销毁,要根据学校财务会计工作中的实际特点,按照一定的原则标准和方法,来判定会计档案的价值并确定其保管期限。如具有考证或长远利用价值,或反映会计核算、年度决算及学校教职工的工资名册等内容的依据性材料以及未结清的债权、债务的原始凭证和未完工的工程档案在债务结清和工程完工之前,我们都应划分为永久保管;其余属于定期保管,分为三年、五年、十年、二十五年。超过保管期限档案,由学校档案部门提出销毁意见,会同学校财务会计机构,严格审查,编制会计档案销毁清册,经学校主管领导签审后,方可进行销毁。在销毁时,除档案部门和财务部门外,还要有审计部门人员参加监督,从而保证会计档案销毁制度的严肃性。四、会计档案的归档保管要专职专人

学校会计档案管理,在明确会计业务各岗位档案处理要求的基础上,指定专门会计人员负责全面财务档案管理,并保持相对稳定,负责会计档案资料的收集、装订、保管、存储、分类编目和销毁,提供会计档案的借阅和提出有关会计档案管理的建议。因此,会计档案管理人员必须由具有系统财务专业知识、经验和档案管理相关知识、经验的会计人员担任,切不可随意更换。要做好学校会计档案管理工作,就必须建立规范化的会计档案室,由分工负责的会计人员管理,从日常会计资料的收据、发票到凭证、账簿、报表、会计文件、制度,都要做好明确分类,编写存档目录和分类卡片,登记会计档案的收和出,详细记录,完善管理。五、会计档案管理要技术化、正规化

要使高校会计档案管理正规化,首先,应该形成主管领导财务处长各科室科长专管人员为一体的正规化体制,重视会计档案管理,不断改进管理方法,如迅速培养专业会计档案管理人员,提高管理水平;同时,在档案存载媒体上,除外来原始凭证需纸化归档外,应利用现代计算机和计算机网络技术,实现财务资料院内范围联网,比如,学员交费收据资料全部存储在学院电脑信息中心服务器,收据生成开始,收据资料就自动归档存入财务档案管理系统的相应空间位置。对于财务文件,上级主管部门下发到院财务科,就要同时进入财务管理系统。在计算机办公自动化、无纸化技术安全支持的情况下,既保证了会计档案资料的及时、准确、完整,又提高了会计档案管理的工作效益,更为及时查找保管期内任何资料提供了极大的方便。

总之,会计档案是高校档案的一个重要组成部分,无论从其数量、内容,还是保密程度来说都具有重要性。会计档案管理的好坏,也反映了一个学校财务管理水平的高低,因此必须经常学习档案法律、法规,增强整理和管理会计档案的法制意识,定期学习会计档案整理和管理的业务知识,规范管理会计档案,不断改善保管条件,确保会计档案的安全、完整,及时完善规章制度,依法处置会计档案,为单位财务工作、审计工作和制定经济决策提供档案利用服务。

一、高校会计档案管理存在的问题高校会计档案是指高校在各项经济活动中形成的会计凭证、会计账簿、会计报表及其他相关资料,是记录和反映高校各项经济业务的重要历史资料和证据。《会计档案管理办法》规定会计档案管理工作必须做到制度完备、资料完整、安全保密、归档及时、存放有序、专人保管。虽然近年来各高校加强了对会计档案的管理,但是还存在一高校档案管理存在的问题会

高档是指高校在日常经济活动工作中形成的会计计凭证、会计账薄、会计报表及其他相关资料,是反映和记录高校各项经济业务的重要的历史资料和证据。《会计档案管理办法》规定会计档案管理工作必须做到制度完备、资料完整、安全保密、归档及时、存放有序、专人保管。虽然近年来各高校加强了对档案的管理,但还存在一些问题。

1对会计档案重要性认识不足。会计档案管理是学院管理工作的重要组成部分,学校各有关部门领导及管理人员应予以重视。但是目前许多高校对会计档案的重要性缺乏足够认识,往往是说起来重要,做起来次要,忙起来不要,忽视对会计档案的管理。主要表现在财务部门没有专门档案保管人员,大多是由会计人员兼管;没人专门的存放地点,大多与杂物放在一起,并且有的单位会计凭证、会计账薄、会计报表及实行会计电算化后形成的电子会计档案等没有按年度、月度集中存放,甚至有的单位只存放纸介质会计档案,对会计电算化后的电子文件、程序文件、数据等没有及时备份、拷贝,并没有形成磁介质的会计档案,造成会计档案归档不够完整。

2会计档案管理制度不健全。虽然财政部、国家档案局制度的《会计档案管理办示》

范文6:高校档案管理制度

高校档案管理制度

档案员岗位职责

一、认真学习宣传贯彻《档案法》、《档案法实施办法》、《归档文件整理规则》、《四川省机关档案工作业务建设规范》、《四川省机关档案工作规范化管理标准》、国家档案局8号令及有关法规文件,钻研业务知识,提高业务水平。

二、负责文件材料的收集、整理、立卷、归档工作并编制检索工具。三、搞好档案的保管、利用、统计和汇编工作,熟悉保管档案的内容,积极提供档案利用,并做好档案利用登记等各种记录。

四、严格执行档案管理各项制度和保密守则,维护档案的完整和安全。五、配合有关部门进行档案的鉴定工作,对超过保管期限的档案提出存毁意见,做好销毁工作。

六、做好档案“九防”工作,每季度至少要对档案进行一次全面检查,发现问题及时处理并做好记录。兼职档案工作人员职责

一、认真学习贯彻、执行《档案法》和《〈中华人民共和国档案法〉实施办法》,遵守档案工作的各项规章制度。

二、执行保密法规,杜绝档案泄密事件发生。

三、负责收集、整理本科室业务工作中形成的各类文件材料,按要求及时向综合档案室移交,并办好交接

手续。

四、认真做好“九防”工作,确保档案、材料的安全。五、协助专职档案员做好利用工作,充分发挥档案的作用。

文件归档制度

一、归档范围:本单位从事政治、经济、文化等活动中形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录均属归档范围。二、归档时间:

1、文书材料于次年三月底前立卷归档;

2、会计文件材料在会计年度终了后,由会计人员立卷归档,于次年三月底前移交进档案室;

3、照片(底片)、录音、录像材料在拍摄(制作)完毕后一个月内向档案人员移交归档;

4、其它门类和载体的文件材料,也应于完成工作后一个月内向档案人员移交或按档案部门有关规定办理。三、归档要求:

1、应归档的文件材料应为已结束的工作(或项目)的所有文件材料,并做到打印件与底稿,正件与附件,不同形式和载体的文件材料齐全完整;2、归档文件材料应保持它们之间的历史联系,按照档案管理的规范分类、填写各类目录。微机管理制度

范文7:高校后勤档案管理章程

高校后勤处后勤服务总公司档案管理办法第一章总则

第一条为搞好我处(总公司)档案工作,使档案工作制度化、规范化,以不断地提高档案工作的科学管理水平,更好地为学校领导、教学科研和后勤工作服务,根据《中华人民共和国档案法》规定,结合后勤档案工作实际,制定本办法。

第二条档案工作作为我处(总公司)各项工作的一个组成部分,是提高工作效率和工作质量的重要条件之一,是记载我处(总公司)历史真实全貌的一项重要工作。

第三条各部门在工作活动中形成的全部档案,均由处(总公司)综合办公室对其实行实体或信息(目录、数据等)的集中统一管理,所有部门和个人依法均负有保护档案的义务。

第四条综合办公室档案管理的基本任务。

(一)贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策、法规和国家档案行政部门的规定,在学院档案室业务指导下制定我处(总公司)档案工作计划、管理办法和业务性规范。(二)负责管理我处(总公司)各种门类和载体的档案,不断提高科学管理水平,以维护档案的完整与安全,积极提供利用,为后勤各项工作服务。

(三)对各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和业务指导。

(四)依法负责档案材料保管期限的确定、核查和档案的定期鉴定,并按规定向学院档案室移交应该移交的档案材料。

(五)办理领导交办的其它有关档案工作的事宜。第五条本办法所指的档案,主要包括处(总公司)内各部门及个人在从事公务活动中直接形成的,对学校有保存价值的各种文字、图表、声像和电子载体等形式的历史记录。第二章档案材料的立卷、归档和档案的接收

第五条凡在我处(总公司)各项工作活动中直接形成

1的具有保存价值的各种门类和载体的档案材料,均由各部门进行整理、立卷,并定期向综合办公室移交归档。

第六条归档案卷质量总的要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。具体应符合下列要求:

(一)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

(二)在归档的文件材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开;文电应合一立卷。

(三)不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在文件内容所针对的第一年立卷;跨年度的总结放在文件内容所针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷;非诉讼案件放在结案年立案;其他文件材料的立卷应按有关规定执行。

(四)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;重要法定性文件的历次稿件依次排列在定稿之后;非诉讼案件卷的结论、决定、结案处理性文件在前,依据材料在后;其他文件材料依其形成规律或特点,按有关规定排列。

(五)卷内文件应按材料排列顺序,依次编写页码或件号。装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角或背面的左上角编上页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章,并逐件编件号;图表和声像材料也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。

(六)永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟定提名,有的虽有题名但无实质性内容的亦应重新填写;没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;会议记录应填写每次会议的时间和主要内容;填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。

2(七)声像材料应以文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

(八)有关卷内文件材料情况的说明,都应逐项填写在备考表内,若无情况可说明的,也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。

(九)案卷封皮,应逐按规定填写清楚,案卷题名要简明,确切地反映卷内文件材料内容,一般包括责任者、内容和名称等,体式一致,文字简练,使用简称应通俗易懂,并用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰(也可以用电脑打印)。

(十)卷内文件材料要去掉金属物,对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷;案卷应采取三孔一线的方法装订;不装订的案卷,卷中的文件材料应逐件用细线装订。

第七条各部门的文书档案应在翌年三月底以前向综合办公室移交,交接双方根据移交目录清点核对,并履行签字手续。其它门类和载体的档案的接收,按有关规定执行。第八条处(总公司)内部门撤销或合并时,应将其未归档的全部案卷进行认真整理,妥善保管,不得分散,并按下列办法处理:

(一)撤销部门的档案,应及时向综合办公室交接或由其业务划归部门代管。

(二)部门撤销的业务分别划归几个部门的,其档案材料不得分散,可由其中一个部门代管或向综合办公室交接。(三)一个部门并入另一个部门或几个部门合并为一个新的部门,其档案材料应移交给合并后的部门或向处(总公司)综合办公室交接。

(四)一个部门内的一部分业务或者一个部门内的一个分支机构划给另一个部门接收,其档案材料不得带入接收部门,如果接收部门需要利用,可以借阅或者复制。

(五)部门撤销或者合并时,没有处理完毕的文件材料,可以移交给新的部门继续处理,并作为新的部门的案卷整理、立卷和归档。

第三章档案的整理

3第十条对已接收的档案,综合办公室应按照其内容和载体的不同,根据一定的要求进行分类和加工整理。

第十一条案卷的排列,应以全宗为单位,按不同的门类、载体和不同的保管期限分别排列。案卷排列方法应统一,前后保持一致,不可任意改动。

第十二条按照案卷的排列顺序编制卷号,在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号;案卷目录应区别不同保管期限,分年度或混年编制目录号,在一个全宗内不得出现重复的案卷目录号。

第四章档案的保管

第十三条档案存放地力求做到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防霉、防尘、防鼠、防虫等。

第十四条综合办公室应建立全宗卷,以积累我处(总公司)案卷的立卷说明,分类方案,鉴定报告,交接凭证,销毁清册,检查记录,全宗介绍等材料。

第十五条综合办公室应定期对档案保管的状况进行全面检查,并作记录,发现问题要及时向分管领导汇报,采取积极有效措施,保护档案的安全。如遇特殊情况应及时检查,对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其它技术处理。

第十六条对重要的档案材料,可根据需要和可能多保存一份重份或复印件,以保证重要档案的安全和方便利用。

第十七条对声像档案和电子载体档案等特殊档案的保管,应按国家及学院有关的档案管理办法执行。

第十八条综合办公室应按规定对档案的接收、移交、保管等情况进行统计,并按期向院档案室报送档案工作基本情况统计表。

第五章档案的利用

第十九条我处(总公司)综合办公室所保管的档案是现行档案,主要为后勤工作服务,不属于开放范围。综合办公室应根据档案的机密程度,确定不同的利用范围,规定不同的审批手续;对外提供利用需经处(总公司)主管领导批准。

4第二十条档案管理人员要熟悉所藏档案的情况,根据工作需要编制必要的目录、卡片、索引等检索工具,主动了解处内各项工作对利用档案的需要,积极做好提供利用工作。

第二十一条凡利用我处(总公司)档案者应按规定办理有关手续,并填写《档案查阅登记簿》或《档案借阅登记簿》。我处(总公司)档案原则上只在综合办公室内查阅,如有特殊情况需要借出综合办公室外利用的,须办理有关报批手续。利用工作结束后,及时将档案归还综合办公室。

第六章档案的鉴定和移交

第二十二条综合办公室应根据国家有关档案保管期限的规定,定期地对已超过保管期限的档案进行鉴定,准确地判定档案的保存或销毁。

第二十三条档案的鉴定工作,应在分管领导和综合办公室负责同志领导下,由综合办公室在院档案管理部门指导下与有关业务部门的人员共同组成鉴定小组,按规定执行。第二十四条销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见,登记造册,经主管负责人批准后,由二人在指定地点监销,并在销毁清册上签名。情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。

第二十五条属永久保存的档案,应向院档案室移交。移交的具体方法按院档案室有关规定执行。

第七章附则

第二十六条本办法由综合办公室负责解释。第二十七条本办法自颁发之日起施行。

二0一一年六月二十二日

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范文8:高校学生档案管理办法

学生档案管理办法

(草稿)

第一章总则

第一条为进一步加强学生档案管理,实现档案管理的制度化、规范化、科学化,提高档案管理水平,维护档案的真实性、严肃性,完善学校学生档案管理服务体系,有效地建立、保护和利用档案,充分发挥档案在学生管理中的作用,保障学生正当权益。依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《干部人事档案材料收集归档规定》及相关法律法规,结合学校实际,制订本办法。

第二条学生档案是学生在校期间形成的,反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况的个人档案材料。学生档案是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料,是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。

学生档案管理工作,是贯彻执行党的教育方针,为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。

第三条本办法适用于我校各专业层次在校大学生。

第二章档案管理机构、原则及其职责

第四条全体在校大学生档案由学务部档案管理中心

集中负责管理。

第五条学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则,实行归口负责和集中管理相结合。

第六条学务部学生档案管理职责:(一)接收、鉴别和整理学生档案材料;(二)办理学生档案的查阅、借阅;(三)办理学生档案的转递,为有关部门提供学生情况;(四)做好学生档案的安全、保密、保管工作;(五)制定和完善学生档案管理规章制度,做好学生档案分析统计工作;

(六)办理其它有关学生档案事项。第七条院系及相关职能部门的职责:

(一)教务部、各院系要及时向学务部提交新生数据,以便对学生档案进行接收、核对、编号和保存;

(二)各院系及各相关职能部门按照要求做好新生档案、平时归档材料的收集、整理和移交工作。

(三)就业指导服务中心负责毕业生档案管理及转递工作。

第三章档案的保管与保护

第八条根据安全保密、便于查找的原则要求,对于学生档案应严密、科学地保管,严防档案的毁损、失散和泄密。

第九条做好档案室的防火、防潮、防蛀、防盗、防光

等工作

(一)学生档案要用铁皮档案柜存放,要有防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等设施。上述安全设施定期检查。

(二)保持档案室的清洁和室内适宜的温、湿度(温度要控制在摄氏14度-24度,相对湿度45-65%)。第十条学生档案管理实行登记审批制度、统计制度和定期核对制度。

(一)学生档案接收、查阅、存档、转递严格实行登记审批。

(二)学务部对学生档案进行详细统计分析工作(三)每学年新生入学一月后对档案行进详细核对,及时发现解决问题。

第四章归档材料范围及要求

第十一条归档材料分类及内容

(一)招生材料:教务部提供的招生录取材料(包括高中学籍材料,如高中毕业生登记表、学年鉴定表、高考报名登记表、高考体检表等);

(二)学习材料:教务部提供的主修、选修、辅修等各科类成绩单;

(三)学籍材料:教务部提供的休学、退学、转学、转专业、出国、死亡等材料证明;

(四)毕业材料:各院系和相关职能部门提供的实习鉴定表、学年鉴定表、毕业生登记表、学生体检表、学位证明、毕业生就业报到证等各类材料;

(五)奖励材料:各院系和相关职能部门提供的学生在校学习期间获得的校级以上表彰奖励活动中形成的各种材料(三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀团干部、优秀毕业生、专项奖学金等评审证明材料如《奖励审批表》);

(六)处分材料:学务部提供的学生在校期间违反校规、校纪,触犯国家法律等形成的各类处分材料;

(七)贷款材料:学务部提供的国家助学贷款材料;(八)组织材料:党务办公室和校团委提供的学生在校期间党团材料;

(九)更正材料:相关部门提供的更改姓名、民族、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料,个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料;

(十)可供组织参考的其他材料。第十二条档案材料的归档要求

(一)归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料必须完整、齐全、真实;文字清楚、对象明确,有承办单位或个人署名,有形成材料的日期。

(二)归档的材料,凡规定由组织审查盖章的,必须有组织盖章,规定要同本人见面的材料(如审查结论、复查结

论、处分决定或意见、组织鉴定等)应有本人的签字,特殊情况下,本人见面后未签字的,可由组织注明。

(三)档案材料须用纸张为十六开型(长260毫米,宽184毫米)或国际标准A4型(长297毫米,宽210毫米)的公文用纸,填写时只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水书写。

(四)归档材料应是原件,特殊情况存入复印件的,应在复印件上注明原件保管单位,并加盖公章。

(五)归档材料必须注明学生姓名及学号,并按照学号的顺序先后排放。

(六)学务部对不符合归档要求的学生档案材料,有责任和权力对归档单位提出要求,予以改正后再归档。

(七)各类材料须经学务部审批登记后方可归档。

第五章档案材料移交和档案的归档时间第十三条入学新生档案均由各院系在开学后一个月内收集齐全,编学号并形成《新生档案移交清单》(一式两份),按要求向学务部提交登记存档。

第十四条学生取得各类奖惩的原始材料及《休、复、转学、转专业证明》,应在形成文件下发后的一周内归档。

第十五条学生校期间形成的各类学生人事档案材料,根据工作完成并已形成材料的情况,随时登记归档,,以保证档案材料的完整。

第六章档案的利用

第十六条查阅和借用档案,应遵守的规定和原则:(一)各院系只能查阅本院系的学生档案。查阅学生档案应出具介绍信,由部门负责人签字,并加盖所在单位公章经学务部审批同意方可查阅;外单位人员(用人单位或特殊情况)需要查阅学生档案的,须持本单位介绍信、学院介绍信和有关身份证明,经主管校领导签字同意方可查阅。在查阅学生档案时,档案管理员必须在场。

(二)查阅档案的单位或个人不得擅自拍摄复制档案的内容,确因工作需要利用档案材料取证的,须经主管校领导批准,方可复制拍摄。

(三)学生档案,一般不得借出。若有特殊情况必须借出档案使用时,须说明理由,经主管校领导批准,并严格履行借出手续。借出时双方要审核档案中的材料,并签字确认。借出时间一般不得超过7天(含休息日);借出档案不得擅自转借他人。

(四)查借阅学生档案必须严格遵守保密制度,严禁拆卸、涂改、圈划、批注、抽取和撤换档案材料。(五)任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

(六)依据档案材料中所记载事实,向有关部门出具证明时,不得出具有评论性意见的文字。

(七)所有档案的查阅和借用必须进行详细的登记记录,严格审核查阅、借用者资质及审批手续。

第七章档案的转递

第十七条学生毕业(结业、肄业)、转学、退学、出国或死亡等学籍变动发生后,应当及时办理档案转递手续。

学生档案在校外转递必须使用统一印制的专用档案袋,经严格密封后通过机要邮局寄送、转递,必要时可派专人送取,不得以普通函件邮寄或交由本人自带。

第十八条在校内跨专业、跨院系转学的学生,学籍管理部门应当在学生学籍变更后,及时将学生学籍变更通知书送达有关院系;有关院系在接到学生学籍变更通知书后,应及时开具证明来学务部重新编号整理存档。

第十九条转到其他学校学习的学生,有关院系应当在接到学生转学通知后及时开具证明,在学务部办理学生档案转递,填写《档案转递单》,按规定寄发或送交。通过机要邮局寄发的,自寄发之日起1个月未收到回执者,学务部应与档案接收单位联系,加以确认。

第二十条由其他学校转入我校的学生,有关院系在收到学生档案后要认真检查验收,经核对无误后及时将回执寄回对方,并持相关证明前来学务部存档。

第二十一条毕业生档案的转递工作,由就业指导服务中心按有关规定组织实施。

第二十二条申请自费出国或主动申请退学的学生,其档案由学校征求学生本人意见后,按规定寄送至有关单位代管。

第二十三条受退学、开除学籍处分的学生,其档案由学校寄送至学生家庭所在地人事部门管理。

第二十四条当年未报到入学的本科生新生,其档案由学校转回生源所在地招生部门。

第二十五条因故失踪、死亡的学生,或因学生出国等其他原因导致档案无法转递而滞留的,为其保管档案两年,两年后转寄回学生生源所在地。

第八章法律责任

第二十六条档案管理员不准向无关人员谈论有关学生档案内容,严禁任何人私自保存他人档案,对伪造、涂改、销毁档案材料和利用档案材料营私舞弊等违反《中华人民共和国保守秘密法》、《中华人民共和国档案法》和《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》的,视情节轻重,予以严肃处理直至追究相应法律责任。

第九章附则

第二十七条本办法与现实行法律、法规、部门规章相抵触的,以法律、法规、部门规章为准。现行法律、法规及政策未明确规定且本办法未尽事项,以主管校领导批复为准。

第二十八条本办法的解释权归学务部所有。第二十九条本办法自公布之日起实施。