公司会议接待流程

范文1:公司会议接待流程

会议接待流程为使公司日常工作有一个规范化的管理模式,进一步提高工作质量和效率,为各部门提供正确指导,现将公司会议接待工作特制订以下流程。

一、会前准备阶段1.接到上级会议接待通知后,承办方应先与主办方的会议策划人取得联系,了解与会人员的相关资料,保持良好的信息沟通,促进会议的顺利进行。

2.确定会议的出席人数,根据与会人员情况及会议规格适时选择会议场地,并对会场的各项设施进行认真检查。

3.草拟会议议程,经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排,议程中应涵盖主题、时间、地点,参加人员及议题安排等具体事项,开会之前要将会议议程传达给与会人员。4.合理安排相关会务工作人员,相关事宜有:①由公司企业专员负责制作电子欢迎牌和指引牌,标准语句参照“热烈欢迎XXX莅临指导”,力求简洁明了。②安排一位工作人员专门拍摄会场情况,以备将来宣传和纪念之用。③安排负责会场茶水等有关工作人员。

5.管理部应在会议召开提前,以邮件形式通知员工,按要求着装,并保持良好的办公环境,树立良好的公司外部形象。

6.重要会议的召开,应提前做好必要的彩排工作,会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范,并测试投影仪等设备是否能正常使用

7.会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好,并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买;如会议结束后有安排宴会的要求,应确定宴会时间,选好宴请场所,并根据公司接待预算的金额确定菜单;宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。

8.参照与会人员的名单制作名牌,名牌以红底纸张打印,上面分别注明公司名称,名字及职位,注意文字大小适当,清楚易识。纸张裁剪规格为8.5*15.11cm,并使用两面三角名牌架摆放。二、会议落实阶段1.检查各项准备工作的落实情况。

2.发送会议通知。通知内容应涵盖日期、时间、具体会址和联络方式。可采用电话通知、电子邮件通知或通过公司信息平台发送短信通知等几种形式,并确保能够按时、准确地传达到全体与会人员。3.确定电子欢迎牌的播放及指引牌的摆放位置,并安排会务工作人员迎接与会者入场。4.会场布置具体如下:

⑴会场应庄重、整洁、舒适,合理调节温度,并检测灯光可视度。场内不可堆放杂物,并应摆放适量的花卉陈设。

⑵会场的座次安排要分清主次,特别是有贵宾参加会议的情况下,更要安排妥当。座椅的数量应按出席人数摆放,并多预留两到四位。⑶每个座位的桌面上应配备公司公用信纸三张,铅笔一支,会议流程一份(红底纸张打印)、小支装矿泉水一支及名牌架一个。将洗净的水果放置在果盆与纸巾盒摆放妥当,并需准备茶水待客。

⑷会场应设有来宾签到处,签到处最好设在入口通道较明显的地方。如与会者涉及公司外部人员,可视具体需求摆设“请赐名片”名牌于签到处。

⑸检查会议所需物品及设备的准备工作是否妥当。

5.需与拍摄会场的工作人员,确定所有与会人员合影的最佳位置。6.安排车辆的停放位置,并提前准备适量的停车票以供与会人员使用。

三、会议实施阶段

1.保持会场秩序,排除各种干扰,禁止无关人员随意入场;2.提出会议要求,保持会场安静;

3.在与会期间做好茶水及各项后勤服务工作。四、会议结束阶段

1.如公司外部与会人员有参观公司环境的意愿,在不影响公司正常运营的情况下,领导应做好指引和陪同工作。

2.配合拍摄人员工作,并组织与会人员在指定地点进行合影留念。3.组织会场的后期整理和清洁工作。

4.如会议结束后有安排宴会,应提前与饭店工作人员确定到场时间,并通知与会人员及做好陪同和接待工作。

范文2:会议公司会议组织策划接待会议流程

会议策划组织

一、会前准备

1、确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决?

2、确定会议的目的。试图达成什么样的结果?会议准备做出什么样的决定?准备取得什么的行动方案?

3、准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组.限定每个项目的商议时间。

4、收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太长、太多,将其要点摘录出来。

5、会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。

6、根据要讨论的问题限定与会人员。

7、在正式开会之际,查看一下是否有新的信息。如果有,需简要告诉大家。

二、会议期间控制

1、叙述会议的目的。

2、核对并记录与会者。

3、根据议事日程顺序提出每个项目,然后进行讨论,征求有关与会者的意见。

4、给每一个人表述自己意见的机会。

5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上,应及时引导到议题本身。

6、如果讨论变得复杂,出现各种不同的见解时,你要根据自己的理解将各种观点加以概括。

7、坚持预定的时间,不要拖延。

8、在每个项目讨论结束后加以概括,以便决策或达成结论。

9、在会议结束时,对已取得的结果进行概括。如确有必要进一步讨论,可以推迟到下一次会议。

10、确定下次会议的议题和时间。

三、会后工作

1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。表明下次会议的日期和时间。2、根据会议,对执行进行监督和检查。

会议接待流程23条

会前工作:

1、与会议主办者洽谈。

2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。

4、与会议主办者确认会议接待方案。

5、与会议主办者签订会议接待标准合同。

6、确认会议主办者预付会议订金事宜。

7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。

8、准备会议资料。(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。)

会中工作:

9、机场、码头、车站:专人、专车分批分时段按要求接站。

10、会议酒店现场:会议秘书分发会议资料,来客接待。

11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

12、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间,确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

14、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。

15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、

房餐车导游等安排)。

16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

17、确认特殊客人(含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)的安排及接待工作。

18、协调会议期间的交通工具的安排。

19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

会后工作:

20、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

21、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

22、与会议主办者的费用结算工作。

23、欢送代表工作。

范文3:广告设计公司会议活动接待流程及标准

传奇设计会议活动接待流程及标准

一、目的

为树立传奇设计良好形象,扩大传奇设计对外联系和交流,本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待,严格标准,统一管理”的原则。

二、范围

本标准适用于传奇设计各种接待工作和相关部门。三、管理

行政部为传奇设计接待工作的归口管理部门,负责接待工作的安排和管理,拟定重要来宾的接待计划,协调相关部门落实接待任务,提供后勤保障;传奇设计各部门在接到重要来访预约后,可报行政部,并协助拟定接待计划,需传奇设计领导出面、行政部协调的重要接待,应提前2天告知行政部

四、计划与准备

1、行政部在接到传奇设计领导通知或相关部门来访预约时,对来宾接待,应了解来宾基本情况:来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划,排出日程安排表,酌情安排接待标准。

2、行政部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。

3、行政部根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店,酌情安排酒水、香烟、用餐标准;提前按接待标准预约好来宾下榻酒店,酌情在房间内准备相关资料水果、香烟等。

4、行政部根据情况计划安排来宾游览路线、购物商场、娱乐项目。

5、因特殊会议需要行政部须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员,并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿,安排摄影摄像等。

6、行政部根据情况安排接待所需车辆,保证车辆清洁,安全性能良好,司机车辆听从行政部副经理和主接待人员协调安排,统一调度。

7、行政部根据情况提前购买车票及机票。五、接待标准

一级接待标准:

陪同人员:总经理、副总经理、各部门负责人

1、迎接:总经理、副总经理、接待部门负责人在办公楼大厅门口迎接,注意把握迎候时间,提前等候于迎接地点,接待人员引见介绍主宾时,要注意顺序(遵守介绍时的先后次序。正规的做法,是要先介绍身份较低的一方,然后再介绍身份较高的一方。即先介绍主人,后介绍客人;先介绍职务低者,后介绍职务高者;先介绍男士、后介绍女士;先介绍晚辈、后介绍长辈;先介绍个人,后介绍集体。在接待外国来访者时,若宾主双方皆不止一个,则为其双方进行介绍时,要先介绍主人一方,后介绍来宾一方。不过在介绍各方人士时,通常应当由尊而卑,按照其职务的高低,依次而行。来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时,待客人先伸手后,主人再相握。握手的力度以不握疼对方的手为限度,初次见面时,时间一般控制在3秒内。介绍时就把身份、地位低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一方。)

2、参观:总经理、副总经理、接待部门负责人陪同,由接待部门负责人沿途介绍传奇设计基本情况以及到达项目地后详细介绍相关信息。

3、座谈:行政部确保传奇设计环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适,将传奇设计简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌,调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。

4、用餐标准:行政部根据情况预定酒店:5、下榻宾馆标准:行政部根据情况预定酒店:

6、行政部根据情况、来宾意愿和兴趣提前计划参观游览路线。7、行政部根据情况购买礼节性礼品。二级标准:

陪同人员:副总经理、相关部门负责人

1、迎接:由接待对口部门到传奇设计大厅门口迎接,引导来宾。

2、参观:副总经理、相关部门经理陪同,由接待对口部门接待人妖沿途介绍传奇设计基本情况以及到达项目地后详细介绍相关信息。

3、座谈:行政部确保传奇设计环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适,将传奇设计简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。4、用餐标准:行政部根据情况预定酒店:

5、下榻宾馆标准:行政部根据情况预定酒店:6、行政部根据情况购买礼节性礼品。

三级标准:陪同人员:相关对口的部门负责人及人员1、参观:相关对口的部门负责人及人员陪同,由相关人员沿途介绍传奇设计基本情况以及到达项目地后详细介绍相关信息。

2、座谈:行政部确保办公楼环境、室内、洗手间清洁,将传奇设计简历或相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。

3、用餐标准:行政部根据情况预定酒店:

六、接待礼仪:

1、仪表:面容清洁,衣着得体。2、举止:稳重端庄,从容大方。3、言语:语气温和、礼貌文雅。4、态度:诚恳热情,不卑不亢。

5、迎接来宾时:要注意把握迎候时间,提前等候与传奇设计门口或车站机场,接待人员引见介绍主宾时,要注意顺序。

6、接受名片时:要以恭敬的态度双手接受,默读一下后郑重收入口袋中。7、过走廊时:通常走在客人的右前方,不时左侧回身,配合客人脚步,转弯处伸右手示意,并说“这边请”。

8、进电梯时:要告诉客人上几楼,让客人先进、先出。

9、座谈时:客人落座后,要以双手奉茶,先客人,后主人,先领导,后同事。10、送客时:根据身份确定规格,若送至传奇设计门口、汽车旁,招手待客人远去,方可离开。

七、注意事项

接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议,要特别注意保密,接待中既要熟练介绍传奇设计情况,又要内外有别,严守本传奇设计商业机密,对不宜摄影摄像的场合,应向参观人员说明。

八、信息反馈

接待人员应及时撰写重要来访信息,将与来访者交流中取得的信息汇总整理,提取其中对传奇设计有价值的信息交有部门领导。

九、商务接待中的座次安排(图)(一)关于会议主席台座次的安排1、主席台必须排座次、放名签,以便领导同志对号入座,避免上台之后互相谦让。2、主席台座次排列,领导为单数时,主要领导居中,2号领导在1号领导左手位置,3号领导在1号领导右手位置;领导为偶数时,1、2号领导同时居中,2号领导依然在1号领导左手位置,3号领导依然在1号领导右手位置。

3、几个机关的领导人同时上主席台,通常按机关排列次序排列。可灵活掌握,不生搬硬套。如对一些德高望重的老同志,也可适当往前排,而对一些较年轻的领导同志,可适当往后排。另外,对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾,也不一定非得按职务高低来排,通常掌握的原则是:上级单位或同级单位的来宾,其实际职务略低于主人一方领导的,可安排在主席台适当位置就座。这样,既体现出对客人的尊重,又使主客都感到较为得体。

4、对上主席台的领导同志能否届时出席会议,在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后,要安排在休息室稍候,再逐一核实,并告之上台后所坐方位。如主席台人数很多,还应准备座位图。如有临时变化,应及时调整座次、名签,防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签,谨防错别字出现。

主席台人数为奇数时

主席台人数为偶数时

(二)关于宴席座次的安排宴请客人,一般主陪在面对房门的位置,副主陪在主陪的对面,1号客人在主陪的右手,2号客人在主陪的左手,3号客人在副主陪的右手,4号客人在副主陪的左手,其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握,如果场景有特殊因素,应视情而定。

中餐桌

西餐桌

(三)仪式的座次安排

签字双方主人在左边,客人在主人的右边。双方其他人数一般对等,按主客左右排列。

(四)关于乘车的座次安排

小轿车1号座位在司机的右后边,2号座位在司机的正后边,3号座位在司机的旁边。(如果后排乘坐三人,则3号座位在后排的中间)。中轿主座在司机后边的第一排,1号座位在临窗的位置。乘车座次安排

(五)合影座次安排与主席台安排相同。附:会议座位安排

长条桌

注:A为上级领导,B为主方席

沙发室

与外宾会谈

注:A为主方,B为客方

与上级领导座谈

注:A为上级领导,B为主方领导

范文4:会议接待流程

会议接待流程

会议接待流程可分成:会议前/会议中/会议后1、会议前准备:1、会场信息:1)、与主办方确认会议主题、参会人数、会议举办日期会议举办场地、会议日程、与会材料。2)、发送会议通知短信,安排酒店叫早服务。2、会场预定:1)、外场会议,与主办方确认会议规模(小中大型)、会议场地名称、会议室房间、会议室面积、会议室台型(包括U形、回形式、座谈式、课桌式、圆桌式、剧院式、礼堂式)、会议容纳人数(20-600人不等),会议室是否配有固定(悬挂)投影仪、移动(支架)投影仪。另外是否需要会议配套服务贵宾室接待、茶歇室餐饮。根据主办方具体要求预定会议场地。2)、内场会议,与主办方(中国移动)确定会议中心楼层、会议室房间号、会议室面积和容纳人数,设施设备型号数量品种是否齐全,会议大堂、通道、会议室、洗手间标识是否清晰,会议室旁是否配有贵宾休息室和茶歇间,会议室会议物资物料的品种和数量多少。根据主办方公司规定流程办理预定会议中心场地。3)、预定会议中心方法,第一:大小要适中。第二:地点要合理。超过一天的会议,定在参会人员住宿较近一些。第三:附属设施要齐全。第四:要有停车场。4)、下预定会议场地确认单,与主办方确定最终预定(详细见附件1)。3、会场布局:大型会议:(200--1000人)1)、会场大门口外:根据客人需要设拱门、空飘。根据客人需要设固定字幕或游动字幕。2)、会场大堂:设立会议签到处,根据客人需要提供台布、台裙、工作椅、台花、赐名片盒、礼品台等物品。3)、会场入口处:设立引导指示牌,通道两边摆放绿色植物,地上铺红地毯。4)、主席台:设背景幕(或背景板或LED屏),主席**摆放鲜花,顶额挂会议横幅,根据会议需要设立式讲台或课桌式讲台,准备有线麦克和无线麦克。根据会议需要搭建地台铺红地毯,安排灯光音响设备。另外会场四周摆放绿植花卉与主席台互应美观整洁。5)、台形:根据会议特点和客人需求摆放课桌型或圆桌式台型,课桌式台面按规范标准摆放茶具、茶垫、信纸和笔、矿泉水、纸巾等。课桌式台型铺绿色或白色桌布,围台裙。圆桌式台型桌面另外摆放水果和茶点,桌面铺白色台布,椅子套白色椅套。另外按客人提供人数摆放席卡,300人以上会议前四排预留空位。6)、贵宾室和茶歇间:根据会议特点和客人需求预定,房间内摆设鲜花盆景、基本设施设备齐全、环境卫生干净整洁、茶饮物品供应丰富。中型会议:(50--200人)1)、会场大门口外:悬挂会议条幅2)、会场大堂:设立会议接待处,接待台铺绿色或红色台布,并钉好台裙。设立指示牌,安排工作人员提供迎送、领引、问询服务。3)、会场入口处:设立指示牌,安排会场服务人员做好迎送。4)、主席台,设背景幕(或背景板或LED屏),主席台设立式讲台或课桌式讲台,摆放鲜花,准备有线麦克和无线麦克、根据会议需要准备投影仪、白板等。另外会场四周摆放绿植花卉与主席台互应美观整洁。5)、台形:根据客人需要按剧场式、课桌式或圆桌式摆放,铺白色、红色或绿色桌布及台裙,课桌式台形摆放茶具、矿泉水、纸、笔等。小型会议:50人以下1)、会场入口处:设立致欢迎词的迎宾水牌。2)、台形:根据客人需要按回形或U形摆放,悬挂会议条幅,准备麦克、纸、笔、矿泉水、摆放茶具。3)、绿植花卉:摆放于回形、U形中心处,以及会场四周,整齐对称,无灰尘、无黄叶,根据客人需求和会议层次,回形中心处也可摆放鲜花。4、设施设备的调试:1)、灯光:小型会议大堂签到处、会场入口处通道、会议室的照明亮度、开关是否正常。另大型会议舞台专用射灯(智能数字灯光控制台、机械追光灯、光束电脑摇头灯、LED染色PAR等)的调试。2)、音响:会议室内音频设备(音箱、调音台、功放、效果器、压限器、分频器、均衡器、信放器、数字硅箱、PAR(Parabolic Aluminised Reflector)由专业设备技术人员运行调试,无限麦克风和座式话筒是否音量有无杂音和回音。3)、网络通信:无线网络覆盖面积要大,网速是否通畅快速。移动通讯覆盖范围广,是否有干扰物阻碍信号。4)、空调:夏季室内空调温度设置不得低于26℃,冬季室内空调温度设置不得高于20℃。一般情况下,空调运行期间禁止开窗。5)、投影仪的幕布是否升降正常,投影仪设备是否正常开机和播放,投射文件内容亮度、字体大小、清晰度是否适当。6)、电脑排插和手机充电器是否准备充足,检查是否可正常通电。7)、电脑中的会议PPT文件是否正常打开,浏览演示内容是否顺畅。8)、供应茶水的烧水箱和壶、煮咖啡的咖啡机电器功能是否使用运行。5、物资物料准备:1)、与主办方确认会议指南、会议PPT文件、会议领导发言稿、会议主持人串词、与会材料(开会信纸和笔)、会议台卡是否制作完成,领取时间和地点及联系人。2)、会议主题横幅、海报、X展架、会议背景板喷绘、舞台地台和地毯、主席台、签到处和通道引导指示牌、绿色植物、台花、礼品是否制作出来时间和安装完成情况。3)、会议茶歇物料准备:咖啡、小食、水果、点心、矿泉水。份量上午按总人数40%定,下午按总人数定。茶叶品种预备正常三种,另主办方特定茶叶,领取时间和地点及联系人。咖啡品种预备即溶咖啡和粉磨咖啡。4)、会议茶具和茶歇餐具规格、型号、质量、数量,以与参会人员级别来定。另主办方要求特定茶杯,安排好领取时间和地点及联系人。

6、会场服务准备:1)、确定会议室引导接待人员、会议主持人、茶水服务人员、摄影、摄像的人员名单和到位时间。2)、确定会场环境检查,会议大堂门口、签到处、通道、会议室、洗手间、贵宾室、茶歇室的地面、墙面、角落卫生干净情况,桌椅和设施设备摆放整洁情况。3)、确定工作人员服装和发型要求,礼仪规范的培训和模拟。4)、确定在预定时间安排预定车辆,接待参会人员抵达指定会议中心。

2、会议中流程:1、迎宾接待工作:

1)、提前安排好会场车位并有专人负责指引车辆入位。2)、普通会议由接待人员提前会场大堂做引领工作。级别会议提前设专人控制好专用电梯,由项目经理陪协助主办方公关接待负责人在大堂迎候贵宾的到来并将客人引领到会议地点。为陪同人员安排休息室并提供茶水服务。3)、当客人来到会议室时,礼貌热情地向客人问好,请客人进入会议室拉椅让座。先到达的客人入座以后,提供茶水服务,会议人数到齐后,送上小毛巾。4)、会议中通常每十五分为客人添加茶水、更换烟缸等,特殊情况可按客人要求服务。5)、会议期间服务员站于会议室门口直至会议结束。6)、会议中间休息,要尽快整理会场,补充和更换各种用品。7)、会议摄影摄像安排8)、会议间歇茶点供应2、会议进程控制:颁奖议程颁奖前1)、落实主持人妆容服饰是否准备好,主持人颁奖串词和上台时间是否记熟。2)、礼仪小姐妆容服饰和礼仪规范(表情、举止、话语)是否符合要求,引导颁奖领导和领奖嘉宾上场路线和时间是否记熟。3)、灯光音响技术人员,对主持人、颁奖领导、领奖嘉宾的上场和表演节目的内容进行打灯效果和背景音乐氛围方案的操作时间顺序是否掌握和调节好。4)、表演节目名单和内容编排方案是否合理无变动,彩排是否进行顺利。

颁布中1)对颁奖进程每一步环节时间和项目正常运行的监督控制,以及突发事件应急处理。2)正式颁奖时应注意地方,礼仪小姐准确将颁奖领导引领上台和下台指定地点,灯光效果和背景音乐氛围匹配准确无误。

颁奖后1)会议和用餐均在同一场地时,利用客人休息时间及时翻台。2)根据客人需求和会议层次来定,领导和参会人员的后续活动。连续召开两天及两天以上的会议,工作人员要及时主动了解客人意见与需求,及时协调改进工作。

签约议程签约前1)、落实主持人、礼仪小姐、灯光音响技术人员情况同上,2)、落实签约台物料(包括签约桌椅及配套布艺、签约本和笔、台卡和台花、酒水准备是否齐全。

签约中1)、参加签约仪式的双方代表及特约嘉宾按时步入签字仪式现场;2)、签约者在签约**入座,其他人员分主、客各站一边,按其身份自里向外依次由高到低,列队于各自签约者的座位之后;、3)、双方助签人员分别站立在自己签约者的外侧;4)、签约仪式开始后,助签人员翻开文本,指明具体的签字处,由签字人签上自己的姓名,并由助签人员将己方签了字的文本递交给对方助签人员,交换对方的文本再签字;5)、双方保存的协议文本都签好字以后,由双方的签字人自己郑重地相互交换文本,同时握手致意、祝贺,双方站立人员同时鼓掌;、6)、协议文本交换后,服务人员用托盘端上香槟酒,双方签约人员举杯同庆,以增添合作愉快气氛;

签约后1)、签约仪式结束后,双方可共同接受媒体采访。2)、退场时,可安排客方人员先走,主方送客后自己再离开。3)、会议和用餐均在同一场地时,利用客人休息时间及时翻台。4)、根据客人需求和会议层次来安排领导和参会人员的后续活动。连续召开两天及两天以上的会议,工作人员要及时主动了解客人意见与需求,及时协调改进工作。

宴会议程宴会前1)、落实舞台搭建是否按设计图稿效果安装完成,酒席摆台是否按领导和嘉宾级别座次编排。2)、宴席物资清点包括餐具、茶具、水果、酒水、香烟、小食是否备齐。

宴会中1)、对宴会进场迎宾、开场领导讲话、中场领导敬酒、表演节目及游戏互动、客人退场的每一步环节时间和项目正常运行的监督控制,以及突发事件应急处理。2)、对宴会现场菜品上菜程序、茶酒水供应程序,巡查服务实施情况,对服务不周全地方即时改进。宴会后1)、指引领导从专用通道撤离宴会现场,安排车辆送回酒店。2)根据客人需求和会议层次来安排领导和参会人员的后续活动。

3、会议后流程:

1、做好会后服务的准备。会议进行之中,就应为会后服务做好准备。如,会后要照相,就应提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影的准备。2、会后的用车也应在会议结束前妥善安排。

3、全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作,包括清理会议文件(根据保密原则,回收有关文件资料)、物资物料(自备的会议用具、会议剩余完整食品、礼品、宣传品等)。4、组织活动会议结束后,有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等,这些工作很繁琐,应有一位领导统一指挥和协调,而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任,同时其他接待人员要积极配合,各负其责,做好自己分担的工作,以保证活动计划的顺利实施。

5、送别根据情况安排好与会者的交通工具,使其愉快、及时地踏上归程。

范文5:会议接待流程

会议接待流程

会前准备工作

1、接到会议通知单后确认出席会议的人数,会议类型、名称,主办单位,会议日程安排,会议的宾主身份,会议标准,会议的特殊要求及与会者的风俗习惯。

2、调配人员、分工负责。会前,会议主管要向参加会议服务的所有人员介绍会议基本情况,说明服务中的要求和注意事项,进行明确分工。使所有服务员都清楚地知道工作的整体安排和自己所负责的工作,按照分工各自进行准备工作。

3、确认会议厅内各种用具和设施符合会议通知单要求(签到台/椅、签到簿/笔、签到台高插花、会议桌、椅/椅套、台布、台裙、台卡、水杯/矿水、纸杯垫/杯盖、盖杯/茶叶、暖水壶、烟缸、毛巾/毛巾碟、纸/笔、银盆、皮垫、糖、鲜花和绿色植物)

4、确认会议设备就位及清洁无污,如:舞台、讲台/讲台矿水及杯具、讲台花、激光笔、白板(红/蓝/黑3色马克笔)、投影屏幕、写字板。调试好相关设备如:话筒、多媒体投影仪、音响、空调(22-24度,可灵活控制)、灯光开启(无瞎灯,可自由调节)5、核对会议横幅&指示牌内容、时间同会议通知相符并放置指定位置。

6、对会场人数、台型及要求进行最后确认,也可根据客人要求现场改动。客人现场布置提出合理改动要求时,服务人员要积极主动配合。客人布场时提醒客人有损公司设施的粘贴物一律禁止使用(如:双面胶、钉子等)

7、检查会场整体是否符合会议摆台标准:台面要整洁,台布、椅套、台裙要挺括无皱,各种用具干净、齐全,摆放符合摆台标准。会议摆台标准:①茶水具 a.茶具要求:第一,挑选茶具要注意选择花纹、式样、颜色、型号配套的茶具。第二,茶具不得有破损,必须干净,每套茶杯下面要有垫盘。第三,茶杯要按会议人数配放,每人一套。还要准备适量备用杯。 b.水具要求

第一,不用不保温的暖水瓶。

第二,暖水瓶一般3~4名与会人员配备1个。

第三,如果与会人数较多,或会场服务不方便,可适当增加一些暖水瓶。 c.茶叶

第一,袋装茶叶,每个杯子配放一袋,并有适量的备用茶。第二,散装茶叶可事先放入杯中,待宾客就坐后直接冲泡开水。②签到桌及文具用品

a.在大厅门口处或会议室入口处准备好签到桌、笔、纸或簿。

b.如会议要求配备信纸、便笺、圆珠笔或红蓝铅笔等,要每人一份整齐地摆放在会议桌上。③水果饮料

根据会议标准,有时还要备有不同的饮料和水果。水果要经过挑选,事先洗净、装盘、摆放整齐。

各项用品均应在会议前30分钟准备妥当。

8、V.I.P.会议要确认V.I.P接待厅准备妥当、落实厅内沙发、茶几、鲜花及绿色植物摆放。检查烟缸/火柴、盖杯(茶叶泡好,杯具不可有缺口,茶叶无杂质)、灯光照明、空调、电视机、频道设置、遥控器、毛巾等物品及用具符合标准。9、茶歇区域放置合理,检查茶歇摆放标准。

10、确认衣帽寄存安排就绪(核对衣帽牌号、衣架数量)11、检查“会议进行中”提示牌是否吊挂在指定位置。12、通知服务中心派人清扫公用卫生间,并派专人职守。

13、会议开始前三十分钟需把会议室摆台再次检查一遍,包括开空调,开灯,检查话筒,投影等,如有茶歇也须提前与供应方核对。14、每个会议开始前会议主管应和会议主持人进行一次整个会议细节的梳理,包括所需设备核实及台型的再次确认。并检查会议指示牌是否正确摆放,内容是否正确。

会议迎候服务(会议开始前30分钟门口迎候)

1、精神饱满,微笑有礼在门口迎候客人,配合会务组人员的工作,请宾客签到、发放资料、引领宾客就坐。

2、会议厅入口大门开启,客人集中进入时注意分流指引客人进入会场。

3、V.I.P.会议在专梯出口处、休息室门口各安排两名迎宾员,由项目经理、会议主管分别迎候。

会议服务程序

1、服务人员主动询问主办方或负责人会议厅内灯光需求、背景音乐要求、确认会议人数、确认茶歇时间,做到心中有数。

2、当客人来到会议厅时,礼貌热情地向客人问好,指引入座。

3、询问客人是否需要衣帽服务,提供寄存服务时提示客人手机、钱包等贵重物品不要放在衣服内,箱、包类物品到指定寄存处存放。

4、服务人员再次确认话筒是否开启状态(以防其他原因关闭),尤其主席台需特别关注。5、V.I.P.会议客人,迎宾员热情引入V.I.P接待厅(如认识可称呼领导姓名),同时提供衣帽服务。

6、先到达的客人入座后,提供茶水服务。主席台客人入座,要提供拉椅服务,紧接着斟倒茶水。

7、V.I.P.客人出V.I.P厅步入会场时,迎宾员指引带入会场(行进时保持2米左右间距)。8、服务人员根据会议进程,进行灯光调节,确保灯光达到会议要求。9、客人入座后开始冲泡茶水,会议开始后十分钟进行第二次茶水的补充,以后每间隔20-30分钟左右为客人斟添茶水、更换烟缸,服务动作要轻、稳,按上茶服务规范进行,特殊情况按客人要求服务。(如:培训会议茶歇时进场斟添茶水)

10、服务人员根据客人指定茶歇时间提前烧煮茶和咖啡,摆放点心、水果等食品。11、根据会议进程主动提供话筒传递服务。

12、服务人员时刻关注会议客人动态及需求,分辨会议客人,防止其它不相关人员对会议客人的干扰,尤其对于在走廊吸烟及大声喧哗的客人要劝阻、引导,尤其是会议主管要加强现场管理。

13、会议期间服务人员站于会议厅门口主动为进出门客人拉/关大门。

14、服务人员要保持主动服务,加强同客人间沟通和交流,满足客人需求。15、会议中间休息,要尽快整理会场(如:台椅等),添补和更换各种用品(如:盖杯/茶叶、水杯/矿水、纸、糖等)。

16、茶歇服务要注意及时添加饮品、食品,客人用完后立即收拾,恢复整洁。

会议结束服务

1、打开会议厅大门,引领主席台客人到梯口。

2、主动询问主办方有否需要帮助,联系服务中心替客人将物品清场。

3、服务人员应站立门口,微笑向客人道别。V.I.P.客人需事先安排专梯等候(30分钟前通知待命),迎宾或项目经理或会议主管送达梯口道别。

4、衣帽服务人员核对客人牌号后,迅速交递客人衣帽,做到准确,无误。

5、会议主管和服务人员应主动检查一遍会场,看是否有遗留物品等,设施设备有否损坏,如有问题及时与会务组联系并做好记录。6、找合适机会询问主办方意见或建议。7、感谢客人光临,送别客人。

8、将客人意见或建议进行书面记录。

9、通知服务中心派人清扫会议现场、桌椅归位,撤下会议所用物品。

10、将会议用具,设备整理好归仓,关闭空调,照明设施,电源设施,门窗锁好,会议厅钥匙交指定存放处。

范文6:会议接待流程

会议接待流程

(主办方:主办单位;承办方:承办单位;协办方:会务公司)

一、会议准备

1.学习资料(主/承办单位提供)

2.会议登记表/签到表(主/承办单位提供)3.《会议指南》、《会议日程》(主/承办单位提供)4.会议资料(主/承办单位提供)5.领导发言稿(主/承办单位提供)6.会议用背景墙图片(主/承办单位提供)7.横幅(欢迎布标、会议室布标)(主/承办方提供)8.会议礼品(主/承办单位按参会人数准备)二、设备及设施准备1.电脑2.投影仪

3.会议室一间(根据参会人数预定)4.车辆准备(根据要求安排接送站服务)5.麦克风根据会议要求提供6.订制领导座次牌(根据要求安排)7.会议形式:座谈/桌形式/剧院(按要求安排)三、会前准备工作程序

1.根据会务组要求,代表报到前,会议室会场布置(或分组讨论)(会标、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排)按要求落实到位。

2.据酒店提供的房况表,报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间,选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水果种类及特殊安全保卫工作。

3.提前检查餐厅环境卫生,桌椅摆设、餐具的完好程度,再次落实菜单及服务到位情况。

4.提前完成会议所需发放的资料、签到表、就餐卡及宣传设备的摆设位置,电源、灯光亮度、通道畅通等情况,会间摄影、摄像设备,人员的准备。

5.与酒店保安部组成会议安全组,在会议期间加强门卫、楼层行查,杜绝安全隐患的发生。

6.在大堂、楼层、餐厅、会议室、电梯等处帖上会议指示箭头。四、会议其它费用开支预算

1、按实际消费结算(会议用房、餐、会议室、车、发票、会议杂费支出(如课酬、横幅、茶歇等各报销项目)等。)

五、会场布置1.布场。

2.按会议规定的要求布置好会场。

3.设立会务人员发放会议用品及文件,维护会场秩序。六、人员安排(财务人员、房餐、总勤(老师、会议室、车辆))

1.根据会议需求安排会务接待小组:如财务人员(收费),住房登记员,票务,考察咨询,督导人员(至房间、餐厅、电梯、会议室)。

2.会议全程督导人员,负责落实会议室布置、茶水供应及服务。

3.车辆小组:根据会议实到人数,落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小组负责会议临时接待服务工作。如:专家、领导临时出行,就餐、会见等活动的车辆。

4.生活小组:此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务,确保代表会议期间的生活服务。

七、发票的开据

在会议前通知上注明由我方协办、会议期间我方根据代表实际消费/需要(会议主办方要求),开据正式发票(会议发票/酒店的住宿发票)。

八、会议接站

1.会议报到当天,安排接站。2.人员及车辆安排

1)接站车辆:根据主办方要求派车

2)领导、专家由会务组统一安排,根据航班、车次,派专人专车接送,有特殊要求的提前安排,保证准确安全接待。

九、会议报到

1.在酒店大堂设“报到处”、“考察咨询处”、“票务处”;

2.报到登记时,填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、入住金额、入住天数、房间号、考察线路等;

3.提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物,耐心、细致地解说会议报到须知及有关事宜,及时妥善处理好代表要求;

4.根据主办方要求传达通知、指示,准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察等会议用品;

5.代表报到后,由行李员引导入住,同时办理行李寄存;6.提前打印会议通讯录并与会务老师校对,及时发给代表;7.会务组24小时有专职服务,随时接待安排参会代表。十、会议期间

1.要求酒店落实叫早/叫醒服务;

2.准确统计用餐人数并安排代表用餐,及时解决会议期间临时发生的问题,确保会议正常进行;

3.落实会议室布置情况、根据上课时间接送讲课老师、维护课堂秩序;4.落实返程机、车票的登记;

5.及时统计票务预订情况、考察人数、行程立即同旅行社计调反馈;6.与酒店公司财务人员协调好票据的开取;

7.准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程;

8.会议财务人员核准账单(根据收据填写收费明细、制作会议账单)(根据账单核准返住等信息)待准确无误后安排落实到位。

十一:会议考察1:代表的安全问题

1)、要求每个环节的接待人员做到严格的保密制度、确保代表的人身安全。2)、我方承诺确保代表返程机、车票,并根据主办方要求按代表返程时间及方向分批送行,取保顺利返程

十二:会议结束工作1:会议结算

1):我方向会务给出书面报告,交会务组审核。并列《会议结算清单》,包括此会议的实际人数、天数、实际用餐标准及情况、用房标准及情况、考察人数及会议期间其它费用开支,我方承诺快捷、准确无误。

2):我方本着多年的办公经验,为会务组在各项费用开支中,争取最大的利益。

2:会议返程

1):我方根据主办方要求统计代表返程机、车票时间及方向,分批送站,使代表顺利返程。

2):我方可根据会务组需要派专人、专车、提供满意的送站服务。3):我方向代表全面征求意见,了解此会议的满意程度,并向主办方反馈。

范文7:会议接待流程

政府会议接待流程序号1 工作步骤获取会议信息

工作内容/标准

(1)了解客人的需求,并及时上报酒店相关领导(2)整合酒店资源,选择相应的产品

(1)路径:从上到下,客房、会议室、餐厅均选择从高标准到低标准;

2参观酒店了解产品

(2)介绍标准:突出产品的特点,提供的免费、收费项目及计费标准;(3)抓住客人的心理需求,采取相应的沟通技巧,积极应对客人的提问,化解异议。

(1)结合政府采购中心的报价;

3制定报价

(2)公检法、税务、防疫部门全价提升价格,方便酒店领导的折让;(3)对于签挂账协议单位,按照协议价执行;

(1)根据距离会期的时间段,记录沟通内容并归纳先关信息;

4跟进信息

(2)协助客人制定策划书;(3)签订合作协议书及支付定金;

(1)根据会议策划书及合作协议,成立专门接待小组,编写酒店内部的接5待方案;

制定接待计划

(2)根据会议的情况,安排相关部门召开协调会;(3)制定出相关问题解决的应急预案;

(1)各部门提前检查部门的设施,及本次会议的特殊需求是否可以到位;(2)接待小组负责人要检查督导各项工作,遵行职能部门的行业标准;(3)严格按照接待方案执行会议的各项服务:客房预订部的控房情况;

前厅部大堂迎送、代收会议费、问询、抵离店的接待流程;

6接待跟踪

客房部对VIP房间的检查流程、MINI Bar、摆放水果、做夜床、查房服务;

酒店公共区域的卫生及设施的正常运行;

餐饮部安排菜单的准备,餐厅卫生、自助餐接待流程、宴会服务流程;会议部对会场内卫生、场地布置、协助客人摆放资料、绿植、鲜花等服务;

保安部提前安排好车位、重要车辆的通行、照相需要预留的空场;做相关的消防预案;

编辑部根据会议情况,做信息采编;采购部对本次会议所需物品的储备;

行政人力部安排人员的调配,对接待过程中的问题及接待的前期培训;(1)会议结束后,核对酒店的各类帐项;

7会后收尾工作(2)跟踪账务的结算;

(3)密切跟踪今后的会议信息

(1)征求接待单位、参会代表对酒店的意见或建议

8写接待报告

(2)总结经验,找出不足之处,以便改进;

(3)在部门例会上进行案例分享,以提升部门综合素质

范文8:会议接待流程

会议接待流程1、会议计划

召开会会议,会议接待负责人应提前一天通知酒店部安排;如需客房、餐饮、导游、活动安排;应提前告知各环节负责人,接待负责人以书面或电话形式,将会议行程告知会议组织者。2、会前准备

(1)确定会议名称、会标、欢迎牌、会议指示牌、席卡、会场座位安排示意图、会期、参加人员名单、开会时间和地点;(行政办公室负责)

(2)设置主席台桌椅、讲台、桌牌、签到册、签到笔、白纸、讲台花篮、(酒店部负责)

(3)提供主席台和讲台麦克风、多媒体设备、公司宣传片播放、背景音乐;(信息中心负责)

(4)主席台茶水、湿纸巾,参会人员矿泉水或茶水,定时加茶加水;(酒店负责)

(5)引导参会客人停车;(安保部负责)

(6)西泰门引导参会客人,调配电瓶车派车接客人到会场;(行政中心办公室负责)3、会议签到

会议组织者应事先准备会议签到册,如没有提供按我司固定签到表会签,会议结束后,将签到表给会议组织者。(行政中心办公室)4、安排住宿

参加会议的(男、女)客房数;接待负责人和会议组织者确定后将数据提供给王彩元(酒店部负责)5、餐宴

确定实际就餐人数,将最新数据第一时间报给餐厅负责人,督查餐厅做好餐前准备工作,餐中服务工作,餐后引导工作。(行政中心办公室)6、导游

规划导览路线,带客人游园,体验游乐项目。