会议组织与活动策划

范文1:会议组织与活动策划

《会议组织与活动》实训课程教学大纲课程名称:会议组织与活动实训课程性质:职业实训课总学时:24学时,其中(理论:10学时;实践:14学时)学分:2学分适用专业:2011级法律文秘1、2、3班开课单位:法律系先修课程:秘书综合实务

一、课程性质、目的

《会议组织与活动实训》是一门研究秘书业务活动及其规律的综合应用学科,是为秘书专业开设的专业课。其目的是使学生能够在今后的实际工作中明确秘书工作的基本理论,了解秘书工作的基本任务和内容,为从事秘书工作打下坚实的基础。通过本课程的教学,使学生掌握秘书实务的基本理论、基本知识和基本技能,熟知秘书工作各个环节的内容、程序和方法,培养和提高分析与解决文秘业务问题的能力,为毕业后适应和胜任浙江中小企业秘书工作奠定良好的基础。

二、课程主要知识点及基本要求

(基本要求分掌握、理解、了解、会用等4个层次编写)

三、教学内容及学时分配

(此部分不能按照某一部具体教材编写,应根据课程的主要知识点编写,同时应给出教学基本要求、知识点的重点和难点内容)

四、课程考核及成绩评定

(课程考核分考试和考查2种,应与教学计划一致;成绩评定:纯理论课程一般卷面90%,平时与作业10%;理论+实践课程一般卷面80%,平时、作业和实践20%)

五、推荐教材和教学参考书

教材:《》,编著,出版社,年。参考书:《》,编著,出版社,年。

《》,编著,出版社,年。

范文2:(会议组织与活动策划)会议邀请函及回执

会议邀请函

尊敬的先生/女士:

您好!

2013年,随着中国经济平稳发展,社会及各大公司对秘书的专业技能和职业素养提出了了更高的要求。

面对秘书这一有着巨大潜力的职业,南京城市职业学院将组织一次文秘专业热点话题探讨会和举办“秘书节”活动,对秘书这一职业的潜力和前景进行了深入探讨,希望能够有贵校的参与,南京城市职业学院将于2014年5月1日上午8:30在大礼堂召开文秘专业交流会暨秘书节开幕典礼。

为此,特邀请贵校莅临大会,与来自全国各地的文秘专业的师生们共同探讨文秘热点话题,共商发展大计!

2014年5月1日,我们诚挚期待您的光临!

南京城市职业学院

2013年9月20日

咨询热线:025-XXXXXXX

附:南京城市职业学院会务接站/接机人员电话:

张XX:111111111111陈XX:22222222222李XX:3333333333

会议回执

南京城市职业学院:

贵校会议邀请函已经收悉,我校等共计人将乘坐航班/火车于月日分到达禄口机场/火车站,航班号/火车车次是。我校与会人员名单如下:

姓名性别职务联系电话是否需要定返程票

住宿要求

我校联系人及电话:

参会学校:2013年月日

范文3:推介会活动策划与组织

推介会活动策划与组织一、客户邀请

展会召开前半月进行召开区域客户拜访邀请,邀请意向客户及准客户。

客户邀请必须当面拜访,并告知所召开展会相关信息。将邀请函交付本人或相关人员,不允许电话通知或口头传达。二、促销政策

各销售处可以根据各区域市场情况及特殊客户公关策略,自行制定区域促销政策(只限于展示会当天交付车辆),并将促销政策及促销原因上报进行审批,合格后才允许执行。

三、资料准备

酒店:为了确保促销活动能更好的展示公司及产品形象、取得最佳效果,需按促销活动需求选择最适合的酒店。

室内:选择大小适合会议规模的会议室,会场进出方便,有明显的导引牌,有服务人员提供上乘服务,宾馆会场需有专人负责,并提供尽可能多的方便。

室外:促销活动会场需要有开阔样机展示场地,可停放展示样机,并有足够的样机表演空间,进出及装卸样机方便,地面应允许履带设备摆放及行走演示(场地应整洁,无污物)。四、现场布置

视觉效果:为保证促销活动现场的效果,在活动前一天须将会场按公司VI标准布置完毕(拱门、条幅、喷绘、展板、展架、导引牌等)。

必备设施:活动现场必须配备投影仪、DVD、电脑、座式麦克风、无线话筒(两个以上)、白板等硬件设施,宴会厅要求悬挂答谢宴会条幅。

参展车辆:分公司负责参展车辆完好到位,外观整洁,无灰尘,无划伤,无故障。参会人员

人数:邀请客户到会率不允许低于80%,无关人员不允许超过20%。

签到:安排人员专职进行签到登记、发放资料,所有到会客户必须在《客户签到表》上签名确认并留下联系方式,严禁邀请无关人员参加促销活动及让无关人员进入促销现场。

五、酒店准备

1会议厅门口设置接待台,用于来宾签到,并发桌号

2会议厅开会时,以课桌式进行,约人位置

3宴会厅就餐部分以圆桌式进行,主桌人(各县市与公司主要领导),副桌人、个副桌,另备1桌。

4主席台前需要主持台,主持台用鲜花装饰,同时需要桌麦一个,无线麦克一个5会议期间需要酒店方提供投影、投影布

6会议开场前需要酒店协助将条幅或背景墙布置好

7酒店需于一楼大厅放置明显的指示牌,将客人引领至会议厅

8酒店方提供一个抽奖箱(最好自备,透明有机玻璃的)

9餐桌要有桌布,餐椅要有椅套。10酒店方将桌牌摆放,主桌为1号,其余桌号为2-?号

六、展会中注意的细节用户调查:

展会必须发放并回收《用户调查表》。现场解说:

专业人员负责室内、室外的产品和企业介绍。室外解说需配备现场音响设备,以能盖过机器噪音为宜。关于主持人:代理商应聘用专业主持人或在公司内部培养专业主持人,和相对成熟的会展小组。

礼品发放:

活动礼品、礼金应严格控制,原则上在用餐后,凭邀请函发放。会议记录:

须设专人进行活动拍照,照片内容须涵盖酒店布置外景、会场全景、就餐全景、样机演示等,收集照片后建立促销展会原始资料库,为以后的促销活动提供直观的参考,并反馈厂家。

七、策划方案撰写1绪言

2策划背景资料及分析3策划目标或意义4时间5地点6参加人

7围绕目标的主要项目内容8实施的方式方法9传播计划及方式10活动的组织计划11经费预算及来源

12有关资料或工作提示八、应急程序设计1.保安的措施2.保健措施

3.意外发生时的人员疏散计划4.防火措施

5.户外雨天的工作程序

范文4:稿件(会议策划与组织)

子项目编能力训练编号、号项目名称

名称1-1会议概说1-2会议的功能与种类

能够理解会1.含义议的含义、基2.基本要素本要素、特点3.特点了解会议的功能和分类1.能对会议出现的不良现象提出针对性的解决对策

2.能分析产生会议问题的原因,并进行思考

1.能掌握秘书与会议的关系

2.能了解会议的基本程序

能掌握会议方案的写作格式、内容及要求1.了解会务人员的组成2.能够做会议经费预算表

1.明确各类会议的功能2.了解会议分类的标准

课程介绍、分组讨论

学生回答、归纳

训练方式、能力目标知识目标

手段及步骤

可展示的结果

课堂介绍、请同学归类

课堂测试分类

1会议概说

1-3会议问题及解决对策

1.掌握会议的组成要素2.了解会议的基本问题

课堂分组讨论

给案例请学生提出解决对策

1-4秘书与会议

1.秘书的工作职责

2.秘书的业务素质要求

以小组为单位讨论、案例启发

到企业办公室

做一次采访

2-1会议策划与会议方案

2会议的策划与准备

1.会议议程2.会议日程3.会议程序1.设置会务小组

2.会议开支项目和经费预算表内容

课堂练习

会议议程、日程表

2-2会务人员和会议经费预算给学生会议的基本信息及经费开会议经费预算

支项目,请学生做会议经费预算

子项目编能力训练编号、号项目名称

名称能根据会议大小要求选择合适的场所,掌握各种会场的布置要求及方法

1.选择

2.布置会场的一般要求3.小型会场的布置

4.大型会场的布置1.会议通知2.开幕词、闭幕词3.讲话稿

分组实训,安排一个教室,要求各小组在规定时间内完成会场布置

1、给出通知事项,学生拟写通知

2.课外练习,围绕主题昆明南博会,写开幕词、闭幕词情景角色扮演,将学生成两组,一组扮演参会代表,一组扮演会务接待组,模拟接待场景

训练方式、能力目标知识目标

手段及步骤

可展示的结果

2-3会议选址和布置

会场布置图

2-4会议文件的准备

能结合具体会议内容要求拟写应用文1.提交课外作业

2.提交一篇讲话稿

3-1会议接待

1.制定接待方案

了解接待的2.接待参会规格与礼仪、人员原则3.接待特殊

人员4.注意事项1.能够组织好会议现场服务、协调、管理工作2.能够做会议记录

1.会议签到2.开幕式程序

3.会议记录要点

课堂演练

3会中组织与服务

3-2会议现场服务与管理

介绍会议记录的基本要求,要求提交一份会议学生做一份主题记录班会的会议记录

3-3会议食宿服务

能做好参会人员的食宿安排

1.住宿申请及回复确认

2.食宿调研讨论饮食习惯及预订分组调研3.注意事项

提交住宿、餐饮价格考察表

子项目编能力训练编号、号项目名称

名称1.会议交通安排

2.会场秩序、安全、清洁

3.应急预案

给学生一个会议安全突发案例,请学生讨论应急措施

训练方式、能力目标知识目标

手段及步骤

可展示的结果

3-4会议后勤保障服务

能处理会议的突发事件

总结会议应急预案的重要性

3-5会议游览和联谊服务

能够策划和熟悉周边环组织会中的境,设计会议旅游、参观、活动

宴会等活动能够熟练的引导与会人员退场

1.能够将会议文件收集齐全,完成会议文件的归档工作

2.能够完成会议纪要、消息和会议简报的写作了解会议精神的传达,做好会议精神的落实工作能够对会议进行评估,并写出总结报告

课堂练习设计旅游路线旅游路线安排方案

4-1参会人员送别

1.离会服务的工作内容模拟散会时的情及方法

境2.会场清理3.会费结算

现场引导退场

4会议善后工作

4-2会议文件的收集、整理与归档

1.会议文件的整理和方法、程序2.会议纪要的格式和写法

范文实例

课外作业写消息

4-3会议精神的传达与落实4-4会议评估与总结

1.催办2.反馈3.落实掌握会议评估的内容和方法

讨论如何才能把会议精神准确传达下去?根据所给的会议案例,设计会议评估表(会前、会中、会后)

制作会议事项催办通知单

提交设计好的会议评估表

子项目编能力训练编号、号项目名称

名称1.了解会议基本礼仪规范

2.注重会议接待人员的形象设计3.掌握会议礼仪文书的写作规范针对不同类型的展会,能够进行会展立项策划并进行可行性分析

1.三类基本礼仪及常用接待用语2.会议接待人员的形象基本要求3.请柬、邀请函

1.了解会展的基本概念2.了解会展办展方和参展方的工作3、邀请函1.了解企业常规会议的基本形式2.熟悉企业常规会议的主要内容3.掌握不同会议的组织特点网络视频会议的种类及特点

训练方式、能力目标知识目标

手段及步骤

可展示的结果

5-1会议礼仪组织观看礼仪视频

请学生展示规范的站姿、坐姿、行姿和蹲姿

5会议礼仪和其他商务活动

5-2会展策划与组织以小组为单位,策划一次有关普洱茶的展览

提交一份展览会的邀请函

5-3常规会议的组织

能够做好常规会议的准备、组织及文件写作

分组讨论会议议组织一次座谈题,请代表发言会

5-4网络会议的组织

了解网络视频会议的概念、特点

讨论视频会议与分组辩论两种传统会议的区别会议的优劣

范文5:《会议策划与组织》考核表

文传学院汉文专业《会议策划与组织》考核表姓名时间项目

名称标题:

内容:

学号班级

评委签名

文案得分操作技能得分

考核内容

考核内容

备注:一律用A4纸正反页打印。注意保留电子文档,统一交学习委员。可添附页。

评语

范文6:会议组织与活动管理

会议组织与活动管理测试成绩:100.0分。恭喜您顺利通过考试!单选题1.不同会议召开的频率不同,固定部门最适合的会议频率是:√

A一个月召开一次

B 随时召开

C 三个月召开一次

D 半年召开一次

正确答案: A

2.会议小礼品的购买费用应该计入会议成本的:√

A时间成本

B 效率损失成本

C 直接成本

D 隐形成本

正确答案: C

3.不同议题有不同的顺序安排,排放议题时遵循的原则是:√

A敏感议题排在先

B 先急后缓

C 先易后难

D 先重后轻

正确答案: D

4.()是指将议题按一定的排放顺序以及时间顺序安排。√ A

议题B 议程

C 日程

D 讨论

正确答案: B

5.会议人员的选择要遵照三个原则,其中不包括:√

A 知情人必须到场原则

B 决策人必须到场原则

C 重大关系人必须到场原则

D 领导人必须到场原则

正确答案: D

6.如果会议的召开或宴请中没有设群众席,则()永远是尊位。√

A前面

B 左边

C 右边

D 后面

正确答案: C 判断题7.会议是由三个或三个以上的人集合在一起,为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。此种说法:√

正确错误

正确答案:正确

8.通常情况下,会议的策划和安排是由公司行政部门或人力资源部进行。此种说法:√

正确错误

正确答案:正确

9.会议的群体决策能够使决策更加公平化和客观化。此种说法:√

正确错误

正确答案:正确

10.制定决策性会议时,参加人数越多越好。此种说法:√

正确错误

正确答案:错误

范文7:会议组织与活动管理

学习导航

通过学习本课程,你将能够:●了解和正确认知会议;

●掌握保障会议成功举办的准备工作;●了解大型会议活动的组织和策划情况。

会议组织与活动管理

一、会议的正确认知

1.会议的现状

研究表明,企业员工每天有一半以上的时间在开会,而会议议题达成一致和通过认可的却很少。由于会议的频繁召开,可能耽误和影响许多计划内的工作,为企业带来各种隐形损失。例如,企业中常常流传着有关会议的顺口溜,“上班没干啥,一直忙开会,大会接小会,神经快崩溃;上午有早会,下午有午会,下班不能走,还要开晚会;每周开周会,每月有月会,随时检讨会,年底是年会。”

大多数企业认为,通过会议的效率和会后的执行效率,可以决定企业的最终效率。据统计,全球每天要举行数百万次会议,例如英国每天有4000000小时被用于会议;美国平均每天举行1100万次会议;经理们花费在会议上的时间占工作时间的40%~70%;《哈佛商业评论》通过调查发现,每个主管每天用于正式会议的时间为3.5小时,非正式会议的时间为1小时。

通常情况下,企业行政部门参与的会议较多,部门员工不仅要出席会议、组织会议,更多的时间是策划和安排会议。作者石言曾在2000年第九期《中外管理》杂志中提道:“开会于中国好比是骑自行车,全球数量最多,水平却极差。”因此,企业要想提高会议的成功率,很大程度上取决于成功的会前组织、筹划和安排。

2.会议的重要性会议的召开非常重要,大多数企业都是通过会议决定其基本走向,认为召开会议的效率和执行的效率决定企业真正的效率。而且企业90%以上的重大决策都是在会议中制定和贯彻,通过会议可以解决和处理问题,但是由于会议水平有限,导致旧问题没有解决,又带来更多新问题,因此企业花费在开会上的时间越来越多,召开会议的频率也越来越高。

3.会议的定义会议是由三个或三个以上的人集合在一起,为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。

随着科学技术水平的不断发展,出现了视频会议,例如QQ群会议、MSN会议、甚至通过Skype也可以开会。然而视频会议相比面对面会议具有特殊的要求,视频会议需要大量的数据流、指定的会议地点且不能够随意更改、严格的会议时间和超强技术手段的支撑。

4.会议的作用

会议的作用主要包括:

第一,会议能够为企业提供信息;

第二,汇聚信息;

第三,解决问题,当今会议不仅在提供信息方面出现问题,更是解决现场出现的问题,通过会议形式帮助企业解决和处理问题;

第四,企业为员工提供的教育和培训,也都是通过会议的形式传递;第五,会议还可以为企业传达指示、政策制度和精神;第六,会议会为许多新上任的管理者提高威望和地位,新领导往往通过尽可能多的召开会议,巩固其在团队成员心目中的地位和作用。

5.会议的影响会议为企业带来的影响包括正面和负面影响,会议不仅能够为企业提供信息、解决问题,同时会议的群体决策,能够使决策更加公平化、客观化和集思广益。然而企业频繁召开低效率的会议,还会带来很多负面影响,在人员、成本、时间精力以及效率和品质方面产生会议的波纹效应。

所谓波纹效应,是指两个决策层将处理不了的问题,单独拿出召集中层开会讨论,中层解决不了又召集底层员工讨论,就这样为找出一个更好的解决办法,导致影响范围越来越大、所花时间越来越长,如同水中泛起的波纹一样。

6.会议的频率不同会议召开的频率不同:固定的部门会议,最快最频繁是一周召开一次,最合适的是一月召开一次;全体会议或员工大会的频率要视公司规模而定,但一般员工大会每三个月召开一次属频繁,而半年一次比较合适;突发事情的会议要随时召开。

7.会议的规模根据会议的功能不同,会议人数有严格的限制。制定决策的会议,例如年底的务虚会是为决定明年销售政策、研发政策、相关制度和战略目标召开的会议,一般人数比较少,限制在50人以内,因为人数越少越容易达成共识;问题解决式的会议,人数不应超过10个;培训式的会议,一般建议培训时是小班30个人以内效果非常好;正式报告会议,比如员工大会进行宣传贯彻政策时人数越多越好。

8.会议的结构会议结构与事务发生的结构一样,经历事前、事中和事后三个过程。事前

事前主要是会议的计划、筹备和安排阶段。事中

事中是会议的召开阶段,分为开场、扩展、回收、达成共识和结束会议。会议开场由主持人详细介绍会议情况;扩展是按照会议议题的顺序逐一进行讨论的过程;回收是对每一个议题经讨论达成一致的结果,最后达成共识结束会议。

事后事后则是会议的追踪和反馈阶段,许多会议的失败和低效,是缺乏事后的追踪和反馈。一般每次会议的结束一定是下次会议的开始,因此追踪反馈通过会议纪要落实,由主持人或者会务工作人员追踪和落实。

9.会议的成本会议的成本包括时间成本、直接会议成本和效率损失成本。时间成本

会议的时间成本是会议前、会议中和会议后的时间,可以轻松计算。直接会议成本

直接会议成本包括场地和设施设备的租赁成本、差旅餐饮住宿成本、甚至文件复印及小礼品花费的成本。

效率损失成本

效率损失成本是由于开会而耽误和影响其他工作或者合同的落实和签订,带来的隐形损失。

会议的成本带给会议筹划者一个启示:站在生意人的角度决定某些会议召开的必要性。二、成功会议的准备工作

一个成功的会议在召开前需要做许多方面的准备,其中包含会议政策、会议程序、会议文化和场外工夫的准备。

1.会议政策会议政策包含:

第一,寻找解决会议的其他方法;第二,会议的管理机构和机制;第三,了解会议的目的;第四,选择适合的参会人员;

第五,合理安排会议的时间和地点;

第六,会议议题要到位,讨论议题的顺序要合理;

第七,强调该合起来召开的会议不分别召开,绝对不必召开的会议坚决取消。一般企业在进行会议筹划前,需要考虑有无其他解决会议议题的方法,如果不开会可以解决问题则尽量不开,选择其他方式进行沟通,例如调研、问卷、电话、短信,或者发布正式的公文进行沟通。

会议的管理机构和机制是指将负责落实、执行和监督的人员落实到位。通常情况下,会议管理机构机制是由承办方、行政人员和办公室人员负责和落实执行,包括事后的追踪和反馈。企业在每次会议之前要达到的会议目的和功能,一般来说,会议的目的主要包括:提供信息、汇聚信息、解决问题、教育训练、提升管理者的地位和形象,需要告知所有参会人员。而且会议中只有选择合适的参会人员,才能够达到会议的预期效果。

2.会议程序企业在安排会议程序时,需要注意会议的主题与目标、会议形式、具体议程、参会人员、召开时间与地点、预期结论、会议文件准备和发放及工作分配落实等方面内容。

会议的主题、目标、形式

会议的目标和主题要清晰,考虑会议的形式要合理。

咨询式会议主要是讨论公司下步走向或其他咨询意见的会议;责任交付式会议一般是年终年底召开,主要是签订目标责任书和责任的交付;企业经常召开的是提报式会议,公司或部门的参会者提报需要讨论的提案或议题,然后进行开场、扩展、回收、结束和总结。会议具体议程

谈论会议议程时经常会谈到议题、议程和日程。议题。议题是要议论的话题或主题。

议程。议程是将议题按一定的排放顺序以及时间顺序安排。日程。日程是整个议题的讨论顺序和整体的时间安排,包括一天中将所做事项列出详细的表格。

许多会议不仅讨论一个议题,更多时候为提高会议效率可能讨论很多议题,然而不同议题有一定的顺序安排,需要遵循一定的原则。

议题排位顺序的原则

议题排位顺序的原则主要包括:

第一,排放议题时遵循由重到轻的原则,重要的议题安排在前;

第二,讨论议题时遵循先易后难的原则,将容易的议题放在会议开始进行讨论;

第三,敏感尖锐问题要放在会议最后阶段讨论,比如销售政策和制度、人事安排和任免及奖金薪酬的发放和确定等敏感问题,如果事先讨论这些敏感尖锐的问题,容易产生与会人员的争论和矛盾,导致会议氛围受到影响和破坏而无法使得会议延续;

第四,讨论议题还可以按照时间的紧急程度先急后缓,也可以按照议题的相关性安排,例如某个议题需要某些人参与则提前讨论,然后可以离开会场,剩下尖锐的问题再小范围讨论。

人的选择需要遵循的原则

任何会议无论是会议的主题和内容如何,人员的选择要遵照三个原则:

第一,知情人必须到场原则,了解事情的具体起因、发生经过和结果的人必须到场;第二,决策人必须到场原则,决策人不到场,往往导致企业会议经常是议题决而不议、议而不决;

第三,重大关系人必须到场原则,重大关系人是具体的执行者,不仅需要知情还需要具体的落实和展开工作。

会议的时间、地点选择

关于会议时间和地点的选取也有一定的要求。

时间。影响重要会议的时间因素,首先是决策人的时间必须要保证,其次避开公司重要活动或庆典,最后避开放假和收假时间。

地点。会议地点选取一定关乎到会议的整体讨论议题、规格和涉及的人员,会议谈论的问题非常保密而且不愿受到干扰,因此,小型会议在公司内部的办公室,或者大型公司的会议室召开即可;而大型会议则可能需要选择外部的一些会议中心。

会议座次安排

会议召开时,座次的安排同样有讲究,如果会议的召开或宴请中没设群众席,则右边永远是尊位;相反如果设有群众席则左边为尊位,主席台是以左为上。

图1会议座次安排(奇数)

图2会议座次安排(偶数)

当人数为奇数时,1号居中,2号在1号左手边,3号排右手边,其他依次排列,如图1所示;当人数为偶数时,座次安排如图2所示。

会议可能的结论

会议可能形成的结论比较多,一般是由会议纪要来记录。会议文件准备

会议所需文件的内容更多,比如会议通知、事前事中事后的一些文字内容,因此文件准备和发放工作同样不容忽视。

3.会议文化会议文化包括会前各种各样会议资源的准备、管理过程中对事中的监控、生产过程中产品的产出和团队的氛围、士气、会议纪要(记录)、效率目标。

4.场外工夫场外工夫是指成功的会议形成的是一个不断“PDCA”的过程,即沟通、协调、精心的过程。高效的会议特点是“会而有议,议而有决,决而能行,行必有果”;相对应低效会议的特点有“会而不议,议而不行,行而不决,决未必有果”

要点提示

保证会议成功的准备工作包括:①会议政策;②会议程序;③会议文化;④场外工夫。

三、大型会议活动的组织和策划

一般常用的大型会议有签字仪式、庆典活动和新闻发布会。1.签字仪式

签字仪式是特殊类型的会议形式,主要是人员的准备和礼仪的准备。人员准备

人员准备是指签字人、助理签字人、嘉宾、主持人、群众和媒体的确定。礼仪准本

礼仪准备往往由签字、交换文本和合影三个环节组成。如果签字仪式有外方参加,礼仪的准备则需要增加考虑国旗的悬挂及座次的安排。

2.庆典活动庆典更多的时候需要考虑主持人、嘉宾、领导、致辞人和群众,庆典一般要安排大型的文艺演出和参观游览活动。例如,公司在成立五年、十年或五十年时,一般都会有大型的庆典,首先选择主持人,然后剪彩,之后是文艺演出阶段,最后组织相关人员游览参观和购买礼品。

3.新闻发布会随着沟通信息越来越透明,新闻发布会这种会议形式,也越来越多被认可,不仅是政府机关而且企业也能够召开。

新闻发布会的关键是人选和文稿的准备:人选

人选主要是主持人、信息披露人和媒体记者的确认。文稿

文稿包括硬文稿和软文稿,需要提前准备,然后跟记者沟通,使其按照准备好的文稿内容进行播报和播放。

范文8:大型活动策划与组织管理办法

Q/JCG 2003前言

为规范工厂大型活动的管理行为,保证大型活动的正常有序进行,提升企业形象,特制定本标准。

本标准由企业文化部提出。本标准由企业文化部归口。本标准由企业文化部起草。

大型活动策划与组织管理办法

1范围本标准规定了大型活动策划与组织管理的内容和要求。本标准适用于本厂的大型活动策划与组织管理。2 定义

本办法采用下列定义。大型活动

指以企业文化和形象传播为目的,有组织、有计划、有步骤组织工厂众多员工参与的厂内外活动。工厂的大型活动有:各种大型会议、大型庆典或纪念活动、大型参观展览活动、大型文艺演出或体育竞技活动、公益活动、其他各类重要活动等。3 职责

3.1企业文化部负责工厂大型活动的审核、策划、组织和评估。负责组织大型会议,负责策划并组织工厂大型庆典、演出、大型参观、展览等活动。

3.2主办和协办单位按照企业文化部策划方案负责具体组织实施。4 管理内容与要求4.1审核程序

4.1.1凡需要组织厂内外大型活动的单位,必须向企业文化部提出申请,申请中应说明举办活动的名称、主办和协办单位、活动目的、内容、规模、形式、出席范围、议程、时间安排、地点、要求等,并注明举办本次活动的组织领导及相关的保障防范措施。

4.1.2活动拟邀请上级领导或专家及工厂领导出席的,应提前以约定的形式报厂长办公室。报告中应说明邀请对象的姓名、身份等有关信息和活动议程,如需领导讲话的,主办单位应提供讲稿或有关背景材料。

4.1.3活动主办单位还应将活动时间、地点、参加人数、安全措施和负责人姓名等信息报工厂综合保障部备案,落实好安全防范的措施。4.1.4企业文化部依据主办单位提交的活动申请,从企业文化及形象

传播的角度进行可行性研究审核和政策把关。

4.1.5领导直接交办任务时,企业文化部负责统一策划和组织实施,相关部门做好配合。4.2调研策划

4.2.1企业文化部应本着务实、节俭、高效的原则,从有利于加强文化建设,弘扬企业文化,传播企业形象,促进企业发展的高度,结合工厂实际对活动进行整体策划,提出指导意见和总体要求。4.2.2企业文化部应与主办单位召开活动方案研讨会,共同研究制定切合实际,操作性强的活动实施方案。

4.2.3企业文化部或主力单位实事求是地做好各类大型活动经费的预算。

4.3组织实施

4.3.1活动由主办及协办单位具体负责实施。

4.3.2依据活动策划思想,提出活动具体可行的实施方案。4.3.3提前组织进行方案培训,让实施工作人员理解策划方案精神,熟悉策划方案要求,掌握实施方案的工作方法、步骤和技巧,做到信息共享,明确责权。

4.3.4针对本活动可能出现的问题,提出应急办法和明确要求,介绍相关的安全防范知识,提高防范和自救能力。

4.3.5活动进行中,主办单位应自始至终坚守岗位,主动到位,确保活动顺利进行。

4.3.6凡主办单位的组织者未按要求履行职责,一旦活动中出现问题应承担全部责任。

4.3.7活动完毕后,要清理活动场地,若有器材或其它设施损坏,应由主办单位赔偿。

4.3.8大型会议或活动结束后,主办单位负责将会议议程、领导讲话稿、会议、活动有关材料收集整理,作为文书档案归档保存。4.4综合保障部应根据工厂大型活动的规模、场地、周边环境等系列客观因素和可能出现的意外情况制定防范和急救措施,维护好场内外秩序。

4.5外单位要租借我厂文化场馆举办大型活动,必须征得工会办公室同意后,在不影响工厂正常文化活动的前提下方可出借。文化娱乐中心事前应与租借方签定租借协议,并按照租借协议提供相关服务和必要的安全防范措施。

5活动评估。活动结束后,企业文化部与主办单位应对活动总体成果进行综合评估,提出整改措施.6 本规定从即日起执行。本规定的解释权为企业文化部。

见附录A

附录A 大型活动策划与组织管理流程图

提出大型活动申请主办单位

大型活动可行性审核

企业文化部

调查研究,策划总体方案企业文化部

制定具体实施方案企业文化部或主办、协办单位

活动方案培训主办、协办单位

活动进行

企业文化部及主办、协办单位

活动成果评估

企业文化部、主办单位