基本商务信函写作能力

范文1:商务信函的基本结构

商务信函的基本结构传统信件

这里我们介绍一种商务信函中最通用的格式-齐头式。主要特征就是每行均从左边顶格写,经常采用开放式的标点方式,即除了信文部分,其它部分在必要时才使用标点。信中各段落之间均空一行。

1、信头 The heading 信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。

通常情况下,公司都会专门印制带有信头的信笺纸,包括发信人的姓名,地址,电话,传真等。当我们撰写传统信件时,直接使用这种信笺纸就可以。2、编号(写信人的名字缩写)和日期 The sender name and the date 这部分内容是为了方便今后查询信件用的。3、封内地址 The inside address 这里就是指收信人的姓名和地址,一般写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式和信头的格式相同,但必须把收信人的姓名一并写出。另外,假如不是完全公事化的书信往来,或者已经从公事的关系徐徐发展成为带有私人性质的友好信件往来,由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份,所以可以不必填写封内地址。

4、事由 The subject heading 事由也就是我们通常说的主题,可以直接写明信件的重点,让人不必读完全信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。5、称呼 The salutation 指对收信人的一种称呼。

较常使用的有Dear Sirs Dear Madam Dear Mr. XX。称呼后面的标点,一般使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。

6、开头语 The open sentences 开头语没有统一的格式,但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期,主题及简朴内容加以综合叙述,使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信,也可以利用开头语作必要的自我介绍,并表明目的要求。开头语一般与正文分开,自成一节,要求简单明了。

7、正文 The body of the letter 信的主体。一封信件的优劣,完全要看正文写的好或坏。我们会在后面继承讨论写作商务信函的一些技巧、规则。

8、结尾语 The complimentary close 结尾语一般用来总结文本所谈的事项,提示对收信人的要求,如“希望来信来函定货”,“答复询问”等,另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后,另起一段写结尾语。

9、结束语 The complimentary close 结束语是结束信函时的一种客套,应该与前面的称呼相呼应。例如:“Sincerely”“Best Regards ”or “Yours Truly”.结束语写在结尾语下隔一行,只有第一个字母大写,后面加逗号。10、签名 The signatrue 写在结束语的下面,签上写信人的名字。如果是传统的信件,写信人最好亲笔签上您的名字,因为用印章的话,说明该信件并非本人亲自过目,只是通函而已,不为人重视。签名的下面,最好写上发信人的职位。

11、附件 Enclosure 如果信中有附件,应在左下角注明Encl.或Enc.。例如:

Encls:2 Invoices Enc.:1 B/Lading |||电子邮件

众所周知,电子邮件即E-mail是如今我们做电子商务使用最普遍的一种联系手段。电子邮件使用方便,信息传递迅速高效,且非常节省成本。但是E- mail的撰写也并不是一件很轻易的事情。您知道,当一封E-mail发送出去后,只要收信人在线,他可以几分钟内就收到。所以,在您发送前,必须要检查一下您所写的内容是否准确合适,因为一旦您点击了发送键后,您就再也无法将其收回了。

通常我们理解E-mail的撰写风格可以比传统的信件,传真等稍加随便一点。但是我们在这里还是要建议大家,即便是写E-mail,由于是谈论公事,所以还是采用正式严厉的风格。尤其当您是第一次跟收信人联系的话,正式的商务信函能让您留给对方非常专业的印象。1、收信人的邮箱

2、发信人的邮箱

3、写信日期

写日期时,请注重以下几点:

a.年份要写完整,不能用03代替2003。

b.月份要写英文名称,不能用数字来代替,如31/3/03不能在正式的信件中出现。但是可以用英文缩写,比如用Aug.代替August。4、时间5、主题6、称呼7、正文8、结束语9、签名

10、联系方法

这部分内容要完整包括写信人姓名、职位、公司名称以及联系方法(地址、电话、传真、邮箱、网址)。写地址时请留意:一般来说,门牌号和街道名称之间不用逗号点开,但城市名称和国家名称之间一定要用逗号。您可以在自己的邮箱系统中事先做好一个模板。每次写信只要选择这个模板,信件会自动显示这些内容。

商务信函写作的要点

写作商务信函并不要求您使用华丽柔美的词句。所有您需要做的就是,用简单朴实的语言,正确的表达自己的意思,让对方可以非常清晰的了解您想说什么。围绕这一点,我们总结了几方面的内容,希望对您写作商务信函有借鉴作用。

1、口语化

每一封信函的往来,都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的,所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解,以为写作商务信函就应该用一种特别的“生意腔”,于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”,“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其实我们简单的来理解一下,每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句,用我/我们做主语,这样才能让我们的信函读起来热情,友好,就象两个朋友之间的谈话那样简单,自然,人性化。

想象一下,如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时,您会怎么说?我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today”。既然在电话中您会这样说,为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”?放弃这种所谓的“生意腔”吧,让您的信也象谈话那样简单,自然,人性化。2、语气语调

由于您写的信函都是有其目的性的,所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下,您写这封信函是想达到一个什么样的目的,您希望对收信人产生一种怎样的影响呢?是歉意的,劝说性的,还是果断的,要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。3、真诚

不管是生活中的交往还是生意上的合作,真诚是最重要也是最基础的,所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么,都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍,确保如果此时对方正在电话中与您通话,他一定能够感受到您的自然和真诚。4、直接

跟您一样,您的合作伙伴们天天都要阅读大量信函文件。所以,信函一定要写得简明扼要,短小精悍,切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容,请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅,反而会混淆视听,非但不能让读者感爱好,反而会让他们恼火,产生反感。5、礼貌

我们这里所说的礼貌,并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑,多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流,那么就算您这次拒绝了对方的要求,也不会因此失去这个朋友,不会影响今后合作的机会。

非凡要注意,当双方观点不能统一时,我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时,请表现一下您的高姿态,您可以据理力争,说明您的观点,但注意要讲究礼节礼貌,避免用冒犯性的语言。

2、还要提醒一点,中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情,一旦过了头,效果反而不好。礼貌过了头,可能会变成阿谀奉承,真诚过了头,也会变成天真幼稚。所以最要害的还是要掌握好“度”,才能达到预期的效果。6、简洁

就象前面提到的,要用简洁朴实的语言来写信函,让您的信函读起来简单,清楚,容易理解。用常见的单词,避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达,就不要用词组。多用短句,因为短句更容易理解。少用“and”,“but”,“however”,“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里,不要使用多个相同含义的单词。比如,您前面写了“goods have been sent”,那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。8、精确

当涉及到数据或者详细的信息时,比如时间,地点,价格,货号等等,尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚,更有助于加快事务的进程。

9、针对性

请在邮件中写上对方公司的名称,或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的,而不是那种群发的通函,从而表示对此的重视。当然,如果您无法确定收信人的名字,那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。10、语言朴实

前面我们说过,商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯,他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时,也要尽量避免华丽复杂的词句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”,就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”,这样才更加符合西方人的语言习惯。

11、回复迅速及时

给买家的回复,千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复,从中去选择合适的供给商。如果您的回复不够及时,就可能因为抢不到先机而失去商机。12、标题

这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到,事实上,E-mail的标题是很重要的一个部分,您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容,看起来象群发的垃圾邮件的话,很多买家就会直接删除。比如这样的标题“How are you?”,“Can we work together?”,建议您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile's Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”这样您的邮件会显得更加专业。13、校对

写完之后,一定要检查。最基本是要确保拼写和语法正确,然后检查一下您所提供的事实,数据等是否有错。我们都会犯错,但即使在您的信函里有一个极小的失误,也可能会破坏您在沟通方面的可信度,并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。最后,通篇读一下您的信函,对照前面提到的所有规则,您的信函都符合要求了吗?商务信函案例分析

很显然,这封邮件有很多缺点,首先语句呆板,严峻的“生意腔”使邮件毫无气愤。句子长而乱,含义模糊。没有提供足够的资料来支持自己的论点。更糟糕的是,措辞冒昧,极不礼貌。针对这些不足,我们再来看一下另一个版本。

范文2:商务信函写作

商务英语写作辅导资料

主题:对Unit 11商务信函(Business Letters)知识点的补充学习时间:2013年6月10日-6月16日

内容:商务信函的内容

1. Essentials of a Good Business Letter 一封好的商业信函必须具备以下要素:1) Clear thinking(思路清晰)

2) Exactness of expressions(表述准确)

3) Terseness, combined with courtesy(简洁得体)

2. The Formats of a Business Letter(重点掌握)

典型的商务信函包括三部分:开头部分、正文部分和结尾部分。1)开头部分:

(1)信头(Letterhead)是指发信人的地址和写信日期。正式信函的信头一般印制机构或公司的名称、地址、电话号码、传真号、电子邮件地址等,也有信头是临时打印的。收信人一看信头就知道信函来自何方,何时发出,便于回信。

Edwards and Mason Insurance Agency 66 Martin Lane East Chicago IL 60010 Telephone:015758 Fax:016763 Email:

(2) Your ref: LE/x; Our ref: BL/RP 一般的商务信函都有编号,便于查询,也有信函不加编号。信函编号于信头之下,稍靠右上角。

Edwards and Mason Insurance Agency 66 Martin Lane East Chicago IL 60010 Telephone:015758 Fax:016763 Email: Your ref: LE/N116 Our ref: HCD/RP212

(3)日期(Date)英文书信的日期一般在信的右上角,信头之下。年份应完全写出。正式信函中的月份一般要用英语的全称,如January, February等。月份在非正式信函中可以缩写,如一月Jan.。信函日期有两种:英式的按日、月、年次序书写,如:12th December,2001;美式的按月、日、年次序书写,如:November 21,2001

(4)收信人地址(Inside Address)写在信的左上角,从信纸的左边的顶格写起,低共5页

于写信人的地址和发信的日期一、两行。致某公司某人的信内地址写法如下:收信人姓名头衔

机构的名称街道号码及名称

城市名、州名称及邮编所在的国家名称例如:

Ms. Susan C. Lee Director Creswell Inc.400 Fortune Street Phoenix Arizona 82044 U.S.A.

2)正文部分:

(1)称呼(Salutation):指对收信人的称呼用语,自成一行,写于低于信内地址的一、两行的位。它是正文的开头,起着礼貌的问候作用。一般而言,在称呼后用姓氏,如:Dear Mr. Richard, Dear Doctor Smith, etc.写给姓名未知的人时用Dear Sir/Madam,或者Gentlemen/Ladies

(2) Body of the letter:此部分是信函中最重要的部分,它传递中心思想,表达发信人的意愿、建议和要求。书写正文时应使用完整的句子且层次分明。一封商业信函的正文一般包括以下三个基本部分:

简要说明:

开头:写此信的背景。

细节:举出具体的事实和数字。对应:所期望的行动。

3)结尾部分:

(1)结束客套语(Complimentary close):通常,书信的正文结束的客套语应与开头相对应。如英文的开头称呼是Dear Sir(敬启者)不称呼对方的姓名,则结尾的客套语应是Yours faithfully(拜上)

(2)签名(Signature):无论是亲手书写还是由秘书打印的书信,发信人均在信函的结尾的落款处签字。正式的信函若无签字不仅会严重的失礼,而且失去法律的效力。私人信函无本人签字则失礼。

(3)抄送(cc):有抄送对象则写,若无,则不必写这项。抄送通常于落款的左下端。

(4)附件(Enclosure or Encl.):有则写,若无,则不必写这项。附件于抄送的下共5页

方。(5)再启(Postscript, or P.S.):如果信写好后正要寄发时,突然得到某种相关的信息,或想起一件重要的事需要在信中提及,那么,则在信的底端写上附言或再启。

商务信函的格式(重点掌握)

商务信函有不同的类型的格式,其中常用的格式有两种:缩进式和齐头式。后一种是现代商函中都采用的格式。现分别介绍如下:1.缩进式(Indented format):在此格式中,日期和结束的敬语从纸张的中间写起;每一段开始缩进四至五个空格。例如:

White Bros. Inc.

1234 Broadway Road

Evanston, Illinois 77334 U.S.A. Tel:01789 Fax:01789

12th December,2009

Mr. Robert White

Bolton Stores Ltd.

13 Lake Lane

Northbrook, Illinois 55566

U.S.A.

Dear Mr. White,

There is absolutely no excuse for my not meeting with you last Monday or at

least not getting word for you....

I am eager to talk to you ...

Yours sincerely,

Mark White

Sales Manager

2.齐头式(Full / Block format):这种格式现在使用的范围十分广泛,因为它快捷、效率高,而且能反映进行的商业活动的积极方式。由于能节省打字的时间,信件的所有内容都从左边开始。例如:

共5页

White Bros. Inc.

1234 Broadway Road Evanston, Illinois 77334 U.S.A. Tel:01789 Fax:01789

th12 December,2009

Mr. Robert White Bolton Stores Ltd.13 Lake Lane Northbrook, Illinois 55566 U.S.A.

Dear Mr. White,

There is absolutely no excuse for my not meeting with you last Monday or at least not getting word for you....

I am eager to talk to you ...

Yours sincerely,

Mark White Sales Manager

练习题: Bank of China hopes to enter into business relationship with New York Bank. Both sides have decided to meet in Hot Spring Hotel. But now the manager of business department of Bank of China can’t go for it because of unexpected accidents. Please write a formal business letter to explain this to the delegate from New York Bank and cancel it.

共5页

答案:

Bank of China

1234 Strawberry Road

Shanghai 77334

China

Tel:021789

Fax:021789 th12 December,2009

Mr. Robert White

New York Bank

13 Lake Lane

New York 55566

U.S.A.

Dear Mr. White,

Thank you for your attention and interest in our collaboration.

There is absolutely no excuse for my not meeting with you next Monday. The appointment was written on my calendar but somehow unexpected accidents occupy me now. I am very sorry that this meeting will be cancelled. Please forgive me.

I am eager to talk to you and will call on 15th January,2010 to see if we can arrange a meeting. I will not let you down.

Yours sincerely, Chen Li Manager 共5页

范文3:商务信函写作

1. Compose a Letter of Enquiry with the Following Particulars: The addressee: Messrs. Arthur Grey & Son,19 Cheapside, London, E C 2 You have the addressee’s name and address from China Council for the promotion of International Trade. You wish to buy 100 sets of Automatic Dishwasher. You wish to know clearly the price terms, payment terms, time of shipment, packing conditions, etc. Ask for illustrated catalogues.

Dear Sirs, Your Company has been recommended to us by China Council for the Promotion of International Trade, who has informed us that you are dealing in the export of Automatic Dishwasher. We are now in the market for 100sets of this article and should be pleased if you could notify us by return whether you are able to supply us. If so, please quote us your best price on CIF Guangzhou basis, stating terms of payment, packing conditions and time of shipment, and let us have your illustrated catalogues for our careful study. We look forward to hearing from you as soon as possible. Yours faithfully,签名

2. Arrange the following in proper form as they should be set out in a letter.1) Sender’s name : Hunan International Trading Corp.

2) Sender’s address:48 Huangxi Road, Changsha, Hunan, China 3) Sender’s telephone:44352984) Sender’s cable address:5527CS 5) Sender’s telex address:3328cs CN 6) Date: September15,20037) Receiver’s name: Standard Oil Company

8) Receiver’s address:38 Fifth Avenue, London, UK 9) Subject: Refrigerator 10) The message: Hunan International Trading Corp.48 Huangxi Road, Changsha, Hunan, China Tel:4435298 Cable address:5527CS Telex address:3328cs CN

15 September 2003

Standard Oil Company 38 Fifth Avenue, London, UK

Dear sir or madam:

Subject:Refrigerators (message)

Yours sincerely,签名

范文4:商务信函写作

一般来说,现在使用的商务英语书信的格式主要有两种:传统的缩头式(the conventionalindented form)和现代的齐头式(the modern blocked form)。

根据英国传统做法,缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间,有时可能会缩进更多。现在,齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始,段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行,以便于区分。这种格式被称作齐头式(the fullblocked form)。但是,有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便,所以,人们使用了一种改良的齐头式(the modifiedblocked form),即把日期放在右边,而把其他内容放在左边。

一般来说,我们通常使用单行距来布局一封信,这会使我们所写的信有一种紧凑感,但有些人在写短信的时候,更喜欢用双行距。

根据个人或公司的喜好,可以选择使用齐头式或缩头式。但不论选择哪一种格式,一般商务英语书信的结构都包括以下几部分内容:

(1)信头(the letter - head)

(2)案号和日期(the reference and date)

(3)封内名称和地址(the inside name and address)

(4)开头称呼语(the salutation)

(5)信文(the message or the body of the letter)

(6)结尾敬语(the complimentary close)

(7)写信人签名或签署(the writer’s signature and designation)

(8)注意事项(the attention line)

(9)事由、标题(the subject line)

(10)经办人代号(the reference notation)

(11)附件(the enclosure)

(12)抄送(the carbon copy notation)

(13)附言(the postscript)

在商务英语书信中,上述每一部分内容都有自己固定的位置,包含自己独特的内容,它们是不能随意互换的。

信头所包含的是写信人的基本情况,包括他的姓名、地址、电话号码、电传号码以及传真号码甚至E - mail 地址。信头在信纸的最上方,有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。质量优良的信纸以及一个整洁、匀称的信头,可以展示一个公司的风采,增强公司的信誉。

案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。经常以“Our ref”和“Your ref”来区分。它的位置一般是在信头的右边。而日期在信头以下三行或四行,不管是齐头式还是缩头式,一般把日期放在右端,这可起到行尾的作用,使信看上去更整齐。在商务英语书信中,日期一定要写全,不能用数字的形式,因为美国和英国的日期标示法是不同的。英国的日期标示法是“24thMarch.2002”,而美国的日期标示法则是“March24,2002”。月、日的后面用逗号,年份后面不用标点。

封内名称和地址即收信人的名称和地址,要放在信纸的左上方,在日期以下三行或更多行,这可根据信的长短来定。

封内名称和地址要用齐头式,

紧靠信纸的左边,这样会使信看上去整齐。

开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语,一般商务英语书信中多用Dear Sir , Dear Sirs 或Gentlemen ,并且独立成行,在封内名称和地址以下三行。在Dear Sir 或Dear Sirs 后面用逗号,而在Gentlemen 后面用冒号。

信文是实质性的内容,信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌;语法正确,切中要点;段落划分明确,每段集中于一个话题;打印准确,布局要有艺术性,使你的信件看上去赏心悦目。尤其注意页边空栏,它是信文的框架。信文多用单行距,有些短信可用双行距。

结尾敬语是信件结束时的一种礼貌用语。它只是一种礼貌用语,在信中没有实际意义,传统使之成为必须,并已成为习惯,所以一直沿用至今。传统的结尾敬语有: Yours faithfully , Yours truly(多用于美国)等,也有人用倒装的Faithfully yours , Truly yours 等。结尾敬语必须和信文紧连一起,不能分开,更不能把它单独放到另一页。如遇此种情况,则信件必须重新安排、打印。

签署是写信人或其所代表公司的名称或标记。公司名称可以打印,而主管人签名则必须是手写,两者都不可用印章代替。这部分在结尾敬语以下三行,大约留出五行或更多的空间。

注意事项的习惯用语是:For the attention of 或简单的Attention ,下面一般要加上横线。当信件是写给特定的人或主办部门时,则用此用语。它在开头称呼语以上两行。除齐头式外,可放在信文以上中间。

事由或标题在开头称呼语以下两行,下加横线,除齐头式外,一般放在信文以上中间。经常是用一词或简单的几个词来表示信文的主题,让收信人先对所谈内容有所了解。

经办人代号在签署以下两行。是打字员名字的首字母缩写,可用小写,也可用大写。

附件在经办人代号以下两行。写信人可标示出一个或多个信中所提到的附件。经常使用的形式有: Enclosure , Enclosures ,Encl.,Enc.等。

抄送在附件以下两行。抄送有明、暗两种方式。明示的标记为cc ,后面加上收件人或公司的名字,可打印在原件和复印件上。暗示的标记为bcc ,后加收件人或公司的名字,只打印在复印件上,并且只有写信人和收信人知道。

附言在抄送以下两行。如写信人想增加些信中忘记提到的内容,可用此方式,但应尽量避免使用。因为它可能会给人一种错觉,即在写信前,你未能很好地安排你的信件。这可能会影响到你的信誉。

在上述十三部分内容中,前七部分是每一封商务英语信件所必需包含的内容,而后几部分则是可有可无的。

总之,当你书写商务英语书信的时候,必须谨记:选定一种格式,坚持使用,不能变来变去;结构中的内容要安排合理得当,所必需的七部分内容一个都不能少。布局好的信件是双方交易的好的开始。一封布局优雅、端庄匀称的信件,会留给人一种良好的印象,促进双方的进一步往来,直至交易的达成。

范文5:商务信函写作

邀请函

邀请人:人事部经理,张建国

被邀请人:各有关公司人事部门经理

时间:12月3日4日地点:滨海友谊酒店

会议内容:就有关新形势人事管理模式和方法进行讨论和发言

信函以李明的名义给Mr.Black写一封信,内容:您已收到他寄来的礼物(一本精美的相册)你非常喜欢这份礼物,你得知他将来上海参加你的生日派对,非常高兴,请他告知你所乘坐的航班,你到时去机场接他,

要求:按标准的写信格式,写明时间,地点,地址,发信人等

投诉信

写一封投诉信给学校领导1.八个人住一间宿舍,太拥挤了2.宿舍上不了网,学习不方便

3.希望可以延迟熄灯时间,特别是在考试期间4.要求装空调,否则夏天太热无法入睡

㈠ Dear mangers, I’m the Personnel Manger of the Blue Sky Bloc. Our bloc is going to hold a conference at Coastal Friendship Hotel in December from third to fourth . The conference is aimed at discussing about new personnel management mode and method and making a statement . I’m looking forward to attending the conference . Yours sincerely Zhangjianguo Personnel Manger

㈡ Li Ming

Box 408 No.18 Nanjing Road Mr Black Dep. Of Business College Leland Stanford Junior University California U.S.A Shanghai 200001 P.R.China December.9 .2012Dear Mr Black, Thank you for sending me the gift, a elegant photo album. I like it very much . Since I knew you would come to Shanghai to join my birthday party, I’ve been so pleased . If you’re planning to come to Shanghai , please inform me that the flight in advance and I’ll be there to meet you at the airport. Friendly yours Li Ming

㈢ Dear sir(madam), I am writing to complaint about the dormitory problems ,which have affected our normal life . Firstly, eight people live in a dormitory ,too crowded. Secondly, it’s not handy to study without network in the dorm. Thirdly, we hope the dorm supervisor can delay turning off the lights, especially during the test period. Finally, we require to set an air conditioning in the dorm, for we can’t fall asleep because of the hot weather in summer. Could you please look into these and we’d really appreciate if you could solve all of the problems for us . Thanks. Yours cordially Li Hua

范文6:商务信函 段落写作

1.您是一家大型的连锁零售公司,希望与一家能够提供适合青年人消费市场的各类毛衫的制造商合作。您在参观对方公司上个月在伦敦举办的男士毛衫展销会的展台时,对展销的一系列毛衫很感兴趣。因为您公司的订单经常是很大的,所以希望能够得到净价20%的优惠。希望如果对方觉得对以上条件感兴趣,并且能够一次性供货1000件,则请将对方公司将产品目录和价目表寄予您。(a large chain of retailers大型连锁零售公司 stand 展台 a wide range of各类的 the teenage market青年人市场 net price净价)

Dear Sir or Madam, We are interested in the selection of sweaters that were displayed on your stand at the Menswear Exhibition, London last month. We are a large chain of retailers and looking for a manufacturer who could supply us with a wide range of sweaters for the teenage market. As we usually place very large orders, would you please let me know if you could give us a 20% discount off net prices? If these conditions interest you, and you could supply over 1000 garments at one time, would you please send us your current catalogue and price-list?

We look forward to hearing from you. Best regards,

2.敬启者:

感谢贵方5月6日的询盘。今天寄出我方报价,并且另外邮寄了附有插图的目录和样品。

按照贵方要求,我方报盘如下:

产品名称货号包装数量装运用美元成本加保、

运费含3%佣金悉尼

阿迪达斯 N2015每箱20双150双十月每双358耐克 N2016每箱20双150双十月每双398希望此报盘能令贵方满意。我方预计加拿大方面将有一个大的订单到来,这会引起价格猛涨。

期盼收到贵方及早的回电。谨上琳达.摩尔深圳远征贸易公司

Dear Sirs,

We thank you for your inquiry of May 6. We are sending you our quotation today, and the latest illustrated catalogue and samples separately. As requested, we are making you an offer as follows: Commodity

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3.替马林撰写致Mr. Holladay的电邮:收到对方查询XL/2空气净化器;对对方提出的问题的回答如下:

1.(如一次性购买30台)单价为每台HK$2,5002.保质期为售出之日起一年3.可以在订购后10内送货4.因为是新品不能够给任何折扣

Dear Mr. Holladay: Thank you for inquiring about our XL/2 air purifier. The answers to your questions are as follows:1. The cost per unit (if you ordered 30 units) would be HK$2,500.2. The guarantee is for one year from the date of purchase.3. We could deliver within 10 days of your order.4. Unfortunately we cannot give a discount, because this is a new model. Please let us know if we can be of further help. Sincerely, Ma Lin Sales Manager

4.主题:订货

感谢对方2002年5月20日的来函。鉴于报价深受欢迎,现拟选购各种颜色、式样、品种的衬衫如下:

大号2000打中号4000打小号2000打

因为售季将至,希望全部货物能够于7月1日前发货。届时将予以开出全额货品的信用证。请确认订货,并来函告知装运时间表。

Subject: An order Dear Sir: Thank you for your e-mail of May 20.

Since the price you give is quite favorable, we would like to order the following items consisting of various colors, patterns and assortments: Large 2000 dozens Medium 4000 dozens Small 2000 dozens As the sales season is approaching, could you please send the total order quantity by July 1? At that time we will open a L/C for the total purchase value. Would you please confirm the order and E-mail a shipping schedule. We look forward to hearing from you. Sincerely,

5.请替李先生回复陈小姐3月10日的电邮:

鉴于第105号订单非常紧急,请于4月10日前送到我们的在沈阳的工厂。

Dear Miss Chen, Thank you for your e-mail of March 10. Since No.105 is a very rush order, so could you please deliver the product to our Shenyang factory by April 10. We look forward to hearing from you. Best regards, Li Hui

6.主题:预约会面

康先生在过去两周曾多次来电,您曾试着回电但均未成功.请您撰写一封电邮回复康先生关于希望在7月20日或21日见面的留言.表示可以在21日早晨约见,问对方意见。如果没有问题则21日早11点见。

Dear Mr. Kang: Thank you for your calls over the last two weeks. I tried calling back a few times butwithout success. I understand from your message that you would like to meet me either on July 20 or 21. Would the morning of July 21 be convenient? If not, please let me know. Otherwise I shall expect you at 11:00 a.m. on July 21. I look forward to seeing you then. Sincerely, Lisa Cao

7.谢谢来函告知我方六月2-7日格林先生的来访。不巧,我们的总经理艾德华先生现正在巴黎,到六月中旬才能回来。但他回来后愿意在任何时间会见格林先生。

Dear Sir or Madam: Thank you for your letter informing us of Mr. Green’s visit during June 2-7. Unfortunately, Mr. Edwards, our manager, is now in Paris and will not be back until the second half of June. He would, however, be pleased to see Mr. Green any time after his return. Would this be acceptable? We look forward to hearing from you. Yours sincerely,

8. Classic Gallery 给Mr. Cai 汇去了$9,000的款项后发现数额应为$10,000。撰写电邮询问对方是否可以将剩下的$1,000连同对方在Hong Kong art exhibit 上的所得于十二月十日一同汇出。并就出现的错误向对方道歉。

Dear Mr. Cai: I mailed a check for $9,000 today but realized the amount should be $10,000. Would it be acceptable if I mail the balance of $1,000 together with your earnings from Hong Kong art exhibit on Dec.10?I am sorry for this mistake, and wish not causing you too much inconvenience. Look forward to hearing from you. Sincerely,

9.一个纽约客户要求我们从贵方取得下列规格的彩色电视机形式发票:“海尔”牌彩色电视机25英寸和34英寸各500台。

请尽快航邮注有New York到岸价格的1000台彩色电视机的形式发票,以便我们取得客户确认。

一旦获得许可证,我方即刻开立以贵方为受益人的信用证。

Dear Sir or Madam: Our client in New York requests us to obtain from you a pro forma invoice for color TV sets with the following specifications Haier brand color TV sets 25-inch and 34-inch (each 500 sets).

Would you please airmail us the soonest possible your pro forma invoice for 1000 color TV sets with prices CIF New York, so that we obtain our client’s confirmation. As soon as the said license is approved, we shall establish an L/C in your favor. We are looking forward to hearing from you. Sincerely, John Smith

10.现有一名客户订购了一套花瓶,价格为RMB3,000。在发货一星期后仍未收到汇款,请替Monterey Pottery Works 的商场经理马强撰写电邮催收账款。

Dear Customer: Thank you for your order for a set of vase in Monterey Pottery Works. We mailed the vase a week ago, but up to now, we have not received your payment for RMB3,000. Would you please make payment as soon as possible?

If your payment has already in the mail, please excuse us for this reminder. Welcome to our Monterey Pottery Works again! Sincerely, Ma Qiang

11.您从Monterey Pottery Works订购了三个花瓶,其中一个在云送过程中损坏。致函要求更换一个相同的花瓶,如果没有货则要求退还三个花瓶的款项,并且问清楚如何将您手上的另外两个花瓶退回。(写这封信时,注意指出对方包装不妥。) Dear Sir: I received delivery of three vases on June 3. However, one of them was broken during shipment. Therefore, I would like you to send me a matching replacement at no charge, or if this is not possible, a refund for all three vases. In the case of a refund, would you please let me know what I should do with the remaining two vases in my possession? Incidentally, the vases were not carefully packed, which is probably the reason for the damage. Would you please pay more attention to packing next shipment? Sincerely,

12.撰写邮件感谢Mr. Moor当你的女儿(Linda)在伦顿时对其的帮助。表示尽管知道Linda已经致函表达谢意但你还是要亲自表达对Mr. Moor感谢之情。他的引见、联系和信息对Linda来说都是极为有帮助的。期待在不久的将来能够在法国亲自表示对他的问候。

Dear Mr. Moon, Thank you very much for assisting my daughter (Linda) while she was in London. I know that she has already written to you expressing her gratitude, but I would like toadd my own appreciation. The introductions you made for her and the contacts and information she gained will be extremely helpful. We are looking forward to the pleasure of greeting you in Paris in the near future. Sincerely yours,

13.替外研社的员工-李铭撰写一封向沈阳大学工程学院商务英语系推荐“Model Business Letters, E-mails & Other Business Documents”的电邮,目的在于让其购买做教科书使用。(1)此书适合商务英语方向的学生学习就业需要;(2)书中就常见几类商函写作进行实例分析,有助于提高学生实际写作水平。 Dear Sir: We are very pleased to announce the release of our new book----- Model Business Letters, E-mails & Other Business Documents. This book is intended primary for writers of English as a second language at the intermediate and advanced levels, especially for the students of Business English major. The author has collected many kinds of common customer-company and company-company business e-mails.

Moreover, he also analyzed these original and sample e-mails as case study. This book will help students improve their business writing ability. Sales of the books will begin on Jun 20. If our product matches your needs, please fell free to call or write us. We should be most happy to assist you in any way we can. Sincerely, Li Ming 14.

NOTICE All professors and associate professors are requested to meet in the college conference room on Saturday, August 18, at 2:00 p.m. to discuss questions ofinternational academic exchanges. Please be on time. May 12,2009通知

本星期六(8月18日)下午二时,全体教授和副教授在学院会议室开会,讨论国际学术交流问题.请准时出席。2009年5月12日

15.撰写电邮替香港Hamilton Hotel 的Room Service Supervisor撰写致Mr. Lee的电邮:1)感谢Mr. Lee近期在香港旅游时选择该酒店,希望对服务满意。

2)发现一件Giorgio Armani 衬衫和一瓶Cologne香水遗落,现在放在失物招领处,问是否要寄回(有mailing charge)。

3)希望尽快回电答复,期望能再次光临Hamilton Hotel。

Dear Mr. Lee: Thank you for staying with us at the Hamilton Hotel during your recent visit to Hong Kong. We hope our services met with your complete satisfaction. After you checked out we found that you had left behind a Giorgio Armani shirt and a bottle of cologne. We are temporarily holding these items in our lost and found office. In the meantime, would you please let us know if you would like to have them returned to you?(There would be a mailing charge.) We look forward to hearing from you and welcome your return to the Hamilton. Sincerely yours, Room Service Supervisor

范文7:商务信函的写作须知

我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象,显示着公司的水平和实力。“一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系,在促进达成新的业务方面起着积极的作用。”(摘自《丹尼尔肯尼迪方法:推销信创造的奇迹》)

所以在写作时我们应该严格遵守并且灵活运用“7C”原则: Completeness(完整) Concreteness(具体) Correctness(正确) Conciseness(简洁) Clearness(明晰) Courtesy(礼貌) Conscientiousness(诚意)商务信函的写作重点应始终放在“效率”二字上,短小精悍、切中要点。简洁就是用最简单的话语准确地表达自己的意思。而无需以牺牲完整、具体、礼貌为代价。一般不需要礼节性地寒暄,最好是开门见山、直入主题;语言精练,言简意赅。信函中的冗言必须省去,尽可能地将交易的详细事项整理后,简洁地向对方陈述,要尽可能地避免毫无重点而罗嗦冗长地写上好几张的情形。让对方很清楚地了解你想说什么,非常轻易地领会你的意图,从而快捷迅速地做出反应。在商务写作过程中,笔者认为简洁是最重要的一个环节,同时也是最难做到的。所以下面我将对简洁原则从全文组织结构、段落、句子和词汇这四个方面作一些研究和探讨。

一、压缩篇幅,删繁就简。(一)3W式结构。

一封商务信函的全文结构可以用3W 来表示,即:Why do you write the letter?(第一部分);What’s the detailed reason?(第二部分);What do you expect your reader to do?(第三部分)。我们在上文中已经提到过,商务信函写作的最主要目的就是沟通和交流。收信人或许每天都要看很多的信函,一封冗长、拖沓、空洞、开头就不得要领的信函第一眼看到会让人感到厌烦,从而对写信人的印象大打折扣。

1、第一部分(Why do you write the letter?):在信函的一开头就要目的明确、简明扼要告诉读信者为什么要写这封信,如:

例(1):I am replying to your letter of April 15 asking us to clear our March payment.这样的开头直接告诉对方写信是为了回复对方4月15日让己方对三月份的订货付款的来信。这样可以使得读信人立刻知道写信的意图,在读信的时候可以有充分的心理准备,或者把注意力集中在问题的重点上。不会因为一些无关紧要的寒暄而分散注意力。在这方面,我们最应该注意的就是避免中国式的寒暄和问候,不要为了追求客气而落入俗套。

例(2):It was a long time since I saw you in Qing Dao 3 months ago.这样的信函开头不仅罗嗦、冗长,而且会给收信人一种错觉:这是一封朋友之间相互问候的私人信件。因而将它搁置一边,待自己较为空闲时再看,很可能会因为延迟阅读而给双方带来无可弥补的损失。

2、第二部分(What’s the detailed reason?):即商务信函的征文,叙述事实或者理由来支持信里的第一句。会显出你郑重其事、思想缜密。把所要列举的事实或者理由合并成最重要的一点或者两点,在不影响清楚准确的基础上越简洁越好。如:

例(3):I apologize for not settling the accountant sooner, but because of the unfortunate disease of Mrs. Lund, our accountant. We are not able to settle any of our outstanding balance.简明地告诉对方未按时付款的原因是因为会计生病了,没有一句多余的话,既解释了未按时付款的原因,又道了歉。没有让人感觉既讨厌又烦人的罗嗦。要记住:你不是想给收信人添麻烦,而是想让他同意你的意见,接受你的要求。所以,写商务英文信函的一个主要原则和技巧就是要写的简洁明白。

3、第三部分(What do you expect your reader to do?):结尾是提出要求或者提请注意。不要有任何多余的话,因为那样可能会使写信人的要求不够明确突出,简洁的表达更能突出重点,以便对方对你的来信及信中提到的内容做出及时迅速的处理。如:

例(4):Please find enclosed the check for 1,000,000 dollars and inform us the receipt.短短的一句话就告诉了对方两层意思:①随信附上了100万美元的支票;②受到支票后请通知写信人。以上例(1)、(3)、(4)构成了一封重点突出、清楚明白的商务回复信。简明扼要,没有一句冗言、废话,也没有一句虚礼客套。套用一句称赞美女的话说就是“增之一分嫌多,减之一分嫌少。”,可谓商务英文信函中的上佳之作。

当然,我们还需要注意要求简洁并不是要使商务信函像电报一样,没有一个多余的词。有时为了给书信增添几分人情味,加上一些词语和句子也属于商务书信写作的一种策略和技巧。问题是写作者如何把握好“简”和“繁”之间的这个“度”。删繁就简是必须的,但是我们主张删除的是那些不增加任何新的信息的无实际意义的、重复和累赘的字、词、短语和句子。

(二)避免客套罗嗦、语义重复。如果可以用40个字写完一封信,却花了100个字作长篇累牍的叙述,这样的写作者实在是最令人讨厌的时间杀手。不仅浪费了自己的时间,也给别人带来了不必要的麻烦。所以在写作商务信函时要尽可能地使用通俗易懂的语言作简明扼要的陈述,避免用陈旧的套话( cliché)和没有什么实际意义的词语。删掉那些不必要的罗嗦的字句。如:

例(5):We would like to know whether you would allow us to extend the time of shipment for twenty days. And if you would be so kind as to allow us to do so, kindly give us your reply by fax without delay.(我们很想知道您是否允许我们将交货时间延期二十天,如果你方友好地容许我方延期二十天交货,请速电复无误。)本句由42个单词组成,要求将交货日期延迟二十天。表达上的过分客气使得句子冗长而不清楚。而且,“to extend the time of shipment for twenty days.”这一表达在意义上也很含糊,为了更好的表达主要意思,这句可以改写为: Please reply by fax immediately if you will allow us to delay the shipment until April 21.(如果统一我方将交货时间延期至四月二十一日,请速电复。)

例(6): With reference to your request for an extension on your note under date of March 20,we have considered the matter carefully and are pleased to tell you that we will be willing to allow you an additional 90 days to make payment on your note.

这段话只有一个重点,那就是写信者很乐意多给读信者90天的时间来支付3月20日到期的货款。可就在这段话中有两句多余的话。第一句“With reference to your request for an extension on your note under date of March 20”纯属多余,因为这是给对方的回信,只要写信者提到同意放宽付款期限,读信者就一定知道是关于何事。第二句是“we have considered the matter carefully and”放宽付款期限在一项商业贸易中是一件很重要的大事,任何人都会慎重考虑的,对方从你的口气中已经知道了你是经过深思熟虑之后才做的决定。在这里写出来不仅显得多此一举,而且会使读信人觉得写信人有一种施恩惠给自己的意思,极其不礼貌。根据以上分析,原稿可以修改为: We are pleased to allow you an additional 90 days to pay your note dated March 20.你会发现原稿(英文)一共用了46个字,而修改后的只用了17个字。如你所见,删除多余的字词并无损语意的清晰程度,这次的文字手术反而更加突出了所要传递的信息。

二、给“臃肿”的段落“瘦身”。在商务英文信函写作中,我们要小心避免写出那些让读信人一看就得摒气凝神的“臃肿”段落。整块整块密实的文字,在每天要读十几封甚至几十封信的读信人看来,就像一座座的大山屹立于眼前,成为阅读的最大障碍。会让人由于细心理上的原因感觉你在罗嗦写废话。因此,写作者应该想尽一切办法给它们“瘦身”。把较长的段落拆解成几段。一般的划分段落的原则是“一个段落只表达一个意思(A paragraph for each point is a good general rule.)”(摘自周邦友《英语应用文大典》第76页)如:例(7):It is reported in a domestic newspaper that the Iranian Central Bank has instructed the commercial banks to suspend their business of opening a new letter of credit as fromthe 3rd May for financial reason of foreign currency. Although it is said that this arrangement would be a temporary one and with establishment of new import policy this emergency arrangement would be lifted, we are much concerned about the outcome of this movement toward restriction of import to Iran and shall be obliged if you will kindly keep us well advised of development of this new arrangement especially in connection with import from France.以上这封信只有一段,共有两句话。第一句39字,第二句66句。读后虽然能基本了解其内容,但读起来很不舒服。而且看起来臃肿,信的内容大体有三点:1.伊朗中央银行因外汇原因,通知个商业银行从五月三日起停止开立信用证;2.这临时措施,新的进口政策一订,这个措施可能取消;3.希望对方随时告知有关情况。按照这三点,适当地划分段落,把信重新改写如下:

It is reported that the Iranian Central Bank has instructed the commercial banks to suspend their issuing new Letters of Credit as from the 3rd May because of its decreasing foreign currency funds.

Furthermore it is said that the suspension seems a temporary one and will be released with establishment if a new import policy.

We are much concerned, however, about the outcome of this movement toward restriction of import to Iran. We, therefore, shall be obliged if you will keep us well informed of development of this new state of affairs, especially in connection with imports from France.

修改过后的段落并没有增加或者减少任何一个词语,也没有改变原来句子的意思或者表达方式,只是按照意思将其恰当地划分了段落。较之原文,修改后的信函读起来比较清楚易懂,看起来也很简练,更加容易让人接受。

三、句子精练,避长就短。句子是写作的基础,没有句子就没有段落,也就没有作品。清楚、简洁的写作容易启发和说服他人。这些写作是以结构合理、有说服力的句子为基础的。(摘自檀文茹《实用商务英文写作》第9页。)

一位深受美国人爱戴,一项主张不写长句,不罗嗦的美国参议员Stephen Young 每次受到邀请参加会议、宴会、演讲时,他的回信只有四个字:I will be there (我会到).简单明了。也曾经有人打趣说“商务英语信函写作的句子,就应该像漂亮姑娘的迷你裙--越短越好”。

通常商务人士每天都有大量的商务信函要读,对开门见山、长话短说、直接切题的信函特别欢迎。而且“简单的语言并不意味着思想过分简单化,简单的语言也可以蕴藏着潜在的丰富的思想。长和复杂的句子有时会更容易引起不必要的理解障碍。”因此,写信要求长话短说,在不影响意思表达清楚准确的前提下,句子越短越好,一句话能用两个词表达清楚的,据对不再增加任何一个单词。想要做到句子的简洁,必须作到以下几种情况:由于以前存在盘里的丢失,只能自己从新打一份出来。今天上午就打出这么多。先贴出来看看大家的反应,不管有没有人看,自己费心费力写出来的东西,我会坚持发完!!

(一)按照意思拆分复合句。长的复合句也能表达清楚所要表达的意思,但是会让人看起也比较吃力。如果我们按照意思或者逻辑关系将它们拆分为一些简单的单句,就能使阅读变得更为简单明了,使读信人更容易理解和把握信函的要旨。如:

例(8):Regardless of these seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education either by enrolling in the special courses to be offered by the ABC company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24 or by taking approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.这是一个专与过长的从句,我们可以按一下方法将其改写为简单的句子:

1、添加标志性词语。如first, second等这些序数词。 Regardless of this seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education in two ways. First, they may enroll in the special courses to be offered by the ABC Company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24. Second, they may take approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.

2、用项目符号来划分。 Regardless of this seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education in one of the two ways:● by enrolling in the special courses to be offered by the ABC company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24,or ●by taking approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.

(二)将一些支离破碎的简单句整理组合。

一般地来说,我们不主张写长的句子。但这也并非绝对的,因为“简洁句并不是简单句,而是只用简洁的文字把意思表达清楚。”(摘自郝邵伦《大学英语应试写作与应用写作》第33页)。有些时候我们会在商务信函中看见很多的结构相近、意思表达连贯的单句。在这种情况下,如果把这些单句整理组合成一个或者两个结构并不复杂的复合句,合理地使用一些连词或者代词,就会使得句子更加精悍,篇幅更加短小。而且,还能使句子在意义上更加连贯,结构上更加紧凑。如:

例(9):①We have received your samples you sent the samples to us on November 20.

②Thank you very much.③That’s just what can fulfill our order plan.④So we are pleased to place an order.⑤And we have enclosed our order sheet with this letter.这些单句在表达上并没有什么问题,而且也非常连贯,可是我们不难发现它们的结构不够紧凑。我们可以将其整理组合为一个复合句如下: Thank you for your samples you sent to us on November. We are pleased to place an order as specified on the enclosed order sheet.原来的五个单句共用了44个单词,而合并后的两个结构并不复杂的复合句仅用了25个,压缩掉了19个词。可能对于一篇小说或者散文来说19个词并不算什么。可是,对于讲求效率的商务信函来说,压缩掉19个单词,可以使得篇幅至少要压缩一行。

(三)使用简洁的词来代替冗长累赘的短语。

例(10):Wordy: In the sense of his speech he talked on the question of securities.

Concise: During his speech he talked about securities.例(11)Wordy: During the proceeding year, the company was able to accelerate productive operations. Concise: Last year, the company was able to accelerate productive operations.例(10)和例(11)中wordy的句子里In the sense of 可以用During来代替,同为"在...里"的意思;on the question of 可以用about来替代,同为"有关...,关于..."同理,例(11)中wordy的句子里的During the proceeding year也可以用Last year来代替。没有改变原来句子要表达的意思,而且显得更加简洁,更加直白,在口语中更加常用。会使得读信人更加容易理解。既然如此,商务信函写作者为什么不用这些简洁、明了、清晰的常用词来代替那些冗长、累赘、空洞的短语呢?四、词汇运用,力求简明。词汇是商务英语信函的基本构成单位,所以词汇的简洁运用对于全文篇幅“瘦身”、精练语句来说意义重大。写作者在拟就一封商务信函时,要做的到以下几点:①用简单常见的短单词代替复杂生僻的浮华表达;②善于运用动词,而不是那些“make类动词+名词”的表达方式;③尽量避免意义重复的修饰词;④避免使用陈旧的商业术语;⑤善于运用缩略词和缩略语。下面我将从这几个方面用实例对商务英文信函写作中词汇的简洁运用做出论述。

(一)用简单常见的短单词代替复杂生僻的长音节词。英语词汇有十几万,而最常用的就只有两三千。写作者写作商务信函的目的是为了将信息准确有效地传递给对方,那些复杂生僻的浮华表达不仅使得信函的篇幅显得冗长,而且给读信人有效地理解信息带去麻烦。所以有的信函作者喜欢用一些浮华的长音节词,借以显示自己的英语水平,这是不可取的。如:例(12):We will endeavor to utilize this kind of computer on approximately March 15,so we place this order of 100 sets.(我们公司大约从三月十五日起用这种电脑,所以这次我们向你方订购100台。)如果此句中的endeavor用try来代替,approximately(大约)用about来代替,utilize 用use来代替。即使不删减任何一个单词,只是用这些简单常见的词来代替原句中的多音节词,就会减掉17字母。或许有人认为这17个字母对于通篇来说不算什么,并不会占用很大空间。可是,大家要知道,这只是一句话可以节省的,如果每句话都能减掉17个字母一片商务信函就至少要缩减掉一行。而且由于这些替换词较之被替换掉的单词而言,更加常见,是大家都比较熟悉的,对于读信人来说,更加易于理解。

(二)善于运用动词。笔者在前边已经提到过,能用一句话来表达清楚的事情,绝对不用两句话来说,所以我们在书写商务信函时要尽量避免在以-ion,-tion,-ment,-ant,-ent,-ance,-ence结尾的词前面加上make类的动词来表达,而是直接用这些词的动词形式来表示,使句子简洁有力。如:例(13):We have made shipment of your order No.632.(我方已经交运你方的632号订货)例(14):He put forward the suggestion that she draft the document.(他建议她起草那份文件)例(13)中的"made shipment "可以用shipped代替都是"用船运输"的意思,ship名词可以作动词用.例(14)中put forward the suggestion和suggest意思相同,suggest还比put forward to更加常用,所以用suggest来代替会显得更加简单.

(三)避免不必要的重复。必要的重复可以强调某一观点或者重要事实。但是,不必要的重复,特别是毫无理由的对同一事实的重复,不仅显得罗嗦,而且使读信人感觉枯燥乏味。所以在商务英语信函写作过程中必须避免不必要的重复,使得写出来的句子更加简洁短小,容易理解。例(15):We have begun to export our machines to the foreign countries.(我们已经开始向外国出口机器。)例(16):Samples will be sent and offers will be made upon receipt of your specific enquires.(一俟收到你方的具体询盘,我方将发盘,并且将寄出样品。)例(15)中export一词指的是“把机器卖往国外”,如果在本句末尾你还另加一个 to the foreign countries(向外国),不必要的重复不知不觉就出现了。所以,本句应改成: We have begun to export our machines.(我们已经开始出口我们的机器。)例(16)是一个复合句,第二分句中“will be”的重复使用使得句子繁冗累赘。一般来说,第二分句中与第一分句相同的成分应当省略。这样这个句子就可以改成: Samples will be sent and offers made upon receipt of your specific enquires.仅仅这么一改,例(15)就压缩掉了4个词,例(16)由原来的15个词压缩到了修改后的13个。

(四)避免使用陈旧的商业术语(commercial jargon)。

每个行业都有自己的专用词汇,这些词汇在同行之间交流更加准确,更加简单有效。商务英语也不例外,也有自己的专用术语。然而,这些行话并非放之四海皆准的。英语的行话“jargon”,既可以指专业术语,也可以指“含糊不清、难以理解的表达”(《牛津英汉词典》第800页),例如“That’s a jargon to me.”意思是“It’s hard for me to understand.”而且“jargon”往往是多个单词拼出来的专业性很强的复杂的意思表达。对于外行来说很难理解其确切意思,对商务信函的内容表达又没有什么实际的帮助。因此写作者在拟就一封商务信函的时候,一定要看准对象,尽量避免使用陈旧的商业术语,不要把专业英语中学到的某些专用术语用在一般的商务来往信函中,不要从句套从句,写出满是“jargon”的文章。例(17):We take liberty to approach you with the request that you would be kind enough to introduce to us some exporters of cotton textile in your city.在这个句子的语境中我们可以推测出来take liberty to approach you with the request that可能是一种礼貌客套的表示,“麻烦您”或者“请您”,基本上相当于“please”。可是如果把它们独立地分出来,恐怕即使是英语专业的人也不一定都知道其确切含义,更何况那些虽然能看得懂一般的商务信函,其实并没有很深的英语语言功底的人?既然这样,写作者为什么不用既简洁又容易理解的please来代替生涩的冗长的take liberty to approach you with the request呢?修改后的句子为: Please introduce to us some exporters of cotton textile in your city.

(五)善于运用缩略词和缩略语。

在商务信函中我们也可以适当地运用缩略词和缩略语来精简篇幅,一些大家都知道意思的在电视、报纸、新闻、杂志上频繁出现的缩略词或者缩略语我们不妨适当地用在商务信函中.既能使自己的信函显得短小精悍又能使读信人一目了然.1.表示时间的词:在具体钟点后面加上am或者pm来表示上午或者下午.例如:8:00am 表示上午八点.4:25pm 表示下午四点二十五分.9:20pm 表示晚上九点二十分2.一些大型国际性组织的名称:也可以其英文全程首字母的大写来表示。例如: WTO (World Trade Organization)代表世界贸易组织 UN (United States)代表联合国 ISO (International Standard Organization)代表世界标准化组织3.一些电器用品也有自己的缩略词表示方法。如:

TV (Television)电视机 CD (Compact Disk)激光唱片机 HDTV(High-Definition television)高清电视 VCD(Video Compact Disc)视频高密光盘4.国际贸易术语就是一种缩略语。在商务往来信函中使用,简单明了。如: CAF=Cost And Freight(named port of destination)成本加运费(指定目的港) DAF=Delivered At Frontier (..named place)边境交货(指定地点)当然,我们不能只求简洁而滥用缩略词和缩略语,因为它们的产生和运用都有一定的文化背景,是使用英语的国家的人们在长期的使用过程中为了使用方便而总结和形成的,并不是所有的缩略词和缩略语人们都熟悉和了解。所以,在商务英语信函中恰当地使用常见的和人们都熟悉的缩略词和缩略语,可以使得信函更加简洁明了。但是,如果使用一些不常用的,只会使自己的信函变得生涩难懂,给自己的商务伙伴带去麻烦。

五、结语。

我国古代文人讲求“惜墨如金”。英国戏曲作家莎士比亚也曾在其名著《哈姆雷特(Hamlet)》中借Polonium之口说过“言以简洁为贵”。这两句话同样适用于商务信函写作,因为一封商务信函的读者每天可能要阅读大量的信件,如果他收到一封超过两页、冗长、拖沓的信件,很可能将其搁置一边,等自己较为空闲时再去阅读。所以写信者要在写作一封商务信函时,要在完整、正确、具体、礼貌的基础上最大限度地为自己的信函“瘦身”,删掉罗嗦、无用的东西。用短词、写短句、作短文。

但是,千万别因此就认定应该仿效电报式的精简来写信。有时候也许还是要用到一些不见得绝对需要的文字,篇幅虽然因此而大增,但那些文字同时为整封信注入了一份温暖与亲切。我们要避免的赘字,是那些除了平白膨胀与混淆了所要表达的信息之外,别无贡献的文字。所以在写作一封商务信函时写作者要做到7个“C”并重,不能顾此失彼,不能以损害任何一个原则为代价来顾全另外一个原则。

范文8:商务信函的写作特点

商务信函的写作特点

写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是,用简单朴实的语言,准确的表达自己的意思,让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点,我们总结了几方面的内容,希望对您写作商务信函有借鉴作用。口语化

每一封信函的往来,都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的,所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解,以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”,于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”,“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其实我们简单的来理解一下,每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句,用我/我们做主语,这样才能让我们的信函读起来热情,友好,就象两个朋友之间的谈话那样简单,自然,人性化。

想象一下,如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时,您会怎么说?我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today”。既然在电话中您会这样说,为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”?放弃这种所谓的“生意腔”吧,让您的信也象谈话那样简单,自然,人性化。语气语调

由于您写的信函都是有其目的性的,所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下,您写这封信函是想达到一个什么样的目的,您希望对收信人产生一种怎样的影响呢?是歉意的,劝说性的,还是坚决的,要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。真诚

不管是生活中的交往还是生意上的合作,真诚是最重要也是最基础的,所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么,都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍,确保如果此时对方正在电话中与您通话,他一定能够感受到您的自然和真诚。直接

跟您一样,您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以,信函一定要写得简明扼要,短小精悍,切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容,请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅,反而会混淆视听,非但不能让读者感兴趣,反而会让他们恼火,产生反感。礼貌

我们这里所说的礼貌,并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑,多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流,那么就算您这次拒绝了对方的要求,也不会因此失去这个朋友,不会影响今后合作的机会。

特别要注意,当双方观点不能统一时,我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时,请表现一下您的高姿态,您可以据理力争,说明您的观点,但注意要讲究礼节礼貌,避免用冒犯性的语言。还要提醒一点,中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情,一旦过了头,效果反而不好。礼貌过了头,可能会变成阿谀奉承,真诚过了头,也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”,才能达到预期的效果。简洁

就象前面提到的,要用简洁朴实的语言来写信函,让您的信函读起来简单,清楚,容易理解。用常见的单词,避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达,就不要用词组。多用短句,因为短句更容易理解。少用“and”,“but”,“however”,“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里,不要使用多个相同含义的单词。比如,您前面写了“goods have been sent”,那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。

精确

当涉及到数据或者具体的信息时,比如时间,地点,价格,货号等等,尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚,更有助于加快事务的进程。针对性

请在邮件中写上对方公司的名称,或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的,而不是那种群发的通函,从而表示对此的重视。当然,如果您无法确定收信人的名字,那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。语言朴实

前面我们说过,商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯,他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时,也要尽量避免华丽复杂的词句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”,就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”,这样才更加符合西方人的语言习惯。

回复迅速及时

给买家的回复,千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复,从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时,就可能因为抢不到先机而失去商机。标题

这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到,事实上,E-mail的标题是很重要的一个部分,您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容,看起来象群发的垃圾邮件的话,很多买家就会直接删除。比如这样的标题“How are you?”,“Can we work together?”,建议您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile's Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”这样您的邮件会显得更加专业。校对

写完之后,一定要检查。最基本是要确保拼写和语法正确,然后检查一下您所提供的事实,数据等是否有错。我们都会犯错,但即使在您的信函里有一个极小的失误,也可能会破坏您在沟通方面的可信度,并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。

商务信函的写法

信函是公司的脸面,它对于公司树立良好的形象有着极为重要的意义。典型商务信函的内容应包括如下几点:

信头:一般来讲,商业信函均使用印有"letterhead"的公函信笺,这样信头就不必自己再写了。

信内地址:写在信纸的左上角,编号和日期下方。顺序是从小到大:公司名称或收信人姓名、职务房屋或大楼名称

大楼号码及所在街道或路的名称省市名称及邮编国家名称

称呼敬语:如知道对方姓名,就用Dear Mr./Mrs./Miss/Ms.加上姓,如不知道对方姓名,可用Dear Sir, Dear Madam,也可用:To whom if may concern。如对方职务较高,则最好用其职务名称,如: Dear Prof. Smith, Dear Dr. Henson等。称呼一家公司就用Dear Sirs 或Gentlemen。正文

结束敬语:如称呼用Dear Sir/Dear Sirs/Dear Madam",结束敬语就应用Yours faithfully。如称呼用Dear Mr. John/Dear Mr. Smith,结束敬语就应用Yours sincerely。署名

英文信函中讲究五C原则,也就是要求做到正确(Correctness)、清晰( Clearness )、简明( Conciseness )、完整( Completeness )和礼貌( Courtesy )。信函的语调也是同样重要的,它表达了你对收信人的态度,适当的语调将会给双方创造良好的沟通气氛。

xx信息网站邀请函

___________________:您好!

伴随着市场经济日益成熟,法制建设日益健全,市场对现代企业经营运作、财务管理的规范化、技巧性要求越来越高。如何高水平地进行投资理财、纳税规划和财务决策,降低企业财税成本,直接关系企业的效益水平。而充分利用互联网广袤的信息资源,利用专业理税服务机构和财税专家,及时掌握最新的财税信息,严守财税法规,同时又用足用活财税政策,减少人为消耗,避免财税错弊,是提升企业竞争力的关键之一,也是每一个有远见的企业家、各类财税工作者努力的方向。xx信息网做为国内财税服务领域中最具实力、影响和规模的机构,以国家财税管理部门、财税研究机构的良好关系为依托,借助突出的专业和人才(专家)优势,面向企业提供专业化、高层次的实务咨询、税收筹划和信息服务,满足了企事业单位高水平理财纳税的需要。

xx信息网主要功能包含财税法规与纳税辅导动态信息数据库检索系统、专家在线咨询服务和互动答疑系统、专家在线财税规划系统、财税政策评点和月度财税形势报告系统、专项财税业务分析研究报告、财税培训考试系统、网上计税系统、客户信息发布和宣传系统等。网站内容以财税法规、动态财税信息的检索查询、高效的财税辅导和政策分析评点为主,信息面延伸至投资、金融、证券、房地产、招商引资、优秀产品和成果推介等领域,数据库设置为法规、辅导、动态、理财、知识、用户等六大类二十七个数据库,下设五百多个专业子库;会员服务区设有财税法规、财税辅导、动态信息、财会专区、税务规划、财税热点、行业频道、分省频道、涉外税务、会员宣传等频道。截止2003年2月,数据库信息总量为214500多条,会员服务区固定页面达92000多页,数据库中包括中央财税法规18961件,地方财税法规29298件,国外税收法规563件;财税指南和辅导信息20745条;投资理财信息68180条;财税知识类信息10092条。至2003年底,预计数据库信息量将达到28万条(件)以上,仍为互联网上独一无二的大型数据库。特别数据库中不仅包含了中央财政税务部门颁布的宏观政策,同时收录了各省、自治区、直辖市、计划单列市和部分地区(市)财税机关制定的具体实施条例,连同国家权威部门、研究机构的政策预报、政策评点、疑难分析和财税政策改革动向研究预测,以及xx信息网专家顾问、研究人员对企事业单位各种具体涉税、财会问题的深层分析和筹划,其全面性、准确性、专业性和权威性,也是目前国内其他同类网站无可匹敌的。

xx信息网为企业提供高层次的纳税辅导和活性咨询服务。本网在协助客户探讨政策背景,分析政策含义,掌握政策利用的基础上,及时将客户单位以各种方式提交上来的常规咨询,在一个工作日内予以解答;复杂的纳税实务问题,通过在线的财税专家和有密切指导关系的财税管理部门,尽快为企业整理出准确诠释或参考性建议,帮助企业提高财务管理与税务规划能力,降低或避免因纳税方法错误或政策理解不当而带来的经济损失。同时,将客户反馈的涉及企业税负、财税执法、税收征管和稽查及企税争议等问题及时转送到有关的财税管理机关和专业财税研究机构,促进和加快财税立法,加强税企沟通,维护企业的合法权益。为保证遍布全国各地的客户都能够得到及时快捷的服务,截止2003年2月,本网已在全国29个省、市、自治区设立了咨询服务中心,就近对当地客户进行咨询、回访、指导和培训。还受部分省区的财税管理部门、财税社团的委托,合作承建了北京、广东、四川、山东等20个省级财税咨询服务频道或网站,更加贴近地方实际,满足各类纳税人的需求。

xx信息网除提供网上信息检索查询,专家实务答疑等基础服务外,特别针对不同类别会员的不同情况和需求,提供各层次的专项服务和特有服务。其中最具特色的是对高级会员的个案课题研究。用户可将本企业在经营中遇到的重大问题,例如具有行业共性、在现行法规中无依据、没有适当解决途径的等等,提交给本网的实务筹划项目组,配合在相关领域知名的专家、财税顾问和政府研究员选领课题作专项研究,为用户量体裁衣制定解决方案。并将对现行政策的制定修改有参考价值的问题反馈给国家财税管理部门,以期对相关行业发展有所帮助。xx信息网作为高级理税专业服务的中介机构,力求最大限度地发挥纳税人与财税管理机关之间的桥梁作用。

为了加强税企、企企之间交流与合作,xx信息网每年举办多次全国用户单位财税研讨会,聘请国内权威的财税专家就最新财税政策进行剖析和点评,探讨财税政策改革趋向,就经营中的实际问题展开现场咨询。几年来,本网已成功举办或合办了北京昌平“加入WTO与财税政策走向”高层论坛(与中国税务报社合办)、西安(与中国国际税收研究会合办)、成都(与四川省国际税收研究会合作)、武汉(武当山、与湖北省注册税务师协会合作)等多期专业高层次的政策分析、税收筹划等高级研讨活动。2002年以来,本网还先后组织了多达6次的分省、分区域、分税种的财税高级培训活动,为会员客户提供更多的学习、培训及与财税专家面对面交流、咨询的机会。2003年3月起,本网还将筹办每单月一次的财税专家在线咨询会,充分利用互联网的先进技术手段,增加客户和知名财税专家的互动、交流时间,更好地解决会员单位面临的各类财税疑难问题。

xx信息网为广大财税人员提供多方面的工作协助。本网依照财税工作内容,建设有财务人员实务工作指南,包含各种财务制度典范、财务报表格式、计税公式、税务申报程序向导、财税人员工作技巧和常见问题处理等内容。财税实务指导不同于普通财务软件,随着新的财税规章制度的调整而随时更新,对财税工作者进行动态指导,极大地减轻了重复性工作和繁琐的计算,使整个财务工作高效、轻松,节省了大量的时间和精力。财税实务技巧来源于大量的实际案例,经过专家的提炼和分析解答,成为财税工作者可直接学习或借鉴的既成经验,对提高个人业务水平,减少财税差错,避免经济损失,具有重要价值。此外与国际接轨创建英文税政板块,已涵盖一百三十多个国家基本税制原文,并刊登我国重要涉外法规英文版,为我国企业的对外经贸合作和国际化创造重要条件。以及开辟会员服务频道,展示企业风貌,帮助会员单位打造品牌形象;利用网络平台作为会员单位提供学术论文和专著发表的舞台;联合国家级专业媒体,聘请知名记者对有条件的高层会员单位进行跟踪报道,人物专访,增强企业社会效益。为进一步密切本网与企事业单位、经营管理部门的联系,及时反映并解决纳税人经营管理工作中遇到的新情况、新问题,加强沟通、交流与合作,特邀请贵单位作为xx信息网的合作服务单位,共同透视财税体制改革的方方面面,关注财税形势的今天、明天!迎接新经济、新挑战,为市场经济繁荣和企业腾飞贡献力量!此致敬礼!

xxxx 信息网

商务回覆函范例

We are very glad to receive your fax inquiry.Since it is the first time we contact, we would be highly appreciated if you could provide us your bank name and address. We realize the types of IC you need, but we do not know the specification you require for that IC such as the voltage current. Could you please tellus the purpose of this IC? The fax you send us is not very clear for the wording part. Therefore, please fax it again (no need for graph ).We wish we could provide the best services to you .Sincerely yours.译文:您好:

敝公司公司真,非常感激,因公司首次接,可否公司惠予示之公司交往的行或公司行名,地址。敝公司了解公司所需集成电路之型,但不明所需之格,如,电流等等料,是否能告知此集成电路的用途。

公司所真的部份字不十分清楚,希望能重新真,但真片。盼望能公司提供最佳的服。

Dear sir, Firstly, We'd like to apologize for the late reply due to the problem of our computer network. We have repaired the machine and mailed back to you. Do you receive it ? The repair chargeis US$1500, and the receipt will be based on the US$1200 as you requested. After the confirmation, please transfer US$1500 repairing charge to the following a/c : To show our sincerity, we are willing to reduce price of RS10000 to the lowest US $114,000. Besides, regarding to the 3 items you request, we will mail to you by express . Thank you for your cooperation and we wish yousuccess in your business. P.S.: We are the SMT Machine manufacturer, and we only produce the new machines. Since we do not carry on the sales of used machines, we are unable to provide you the related information.

译文:您好:首先,我必向您致歉,由於敝公司络的,以致信件延至今才能回覆您,您。

您送修的器已修理完成且已寄回,不知您收到?修理的用是1500美元,票立如您所要求1200美元,如果,公司修理用1500美元至下列:了表示我的意,我意RS10000的格降至最低114,000美元。另外您要的三西,我用快寄去您。您的合作,祝事昌隆!

P.S.:敝公司是一家SMT的造商,生的都是全新的器,器的,所以很抱歉,法提供您所需求的。

您好:

敝公司公司真,非常感激,因公司首次接,可否公司惠予示之公司交往的行或公司行名,地址。敝公司了解公司所需集成电路之型,但不明所需之格,如,电流等等料,是否能告知此集成电路的用途。

公司所真的部份字不十分清楚,希望能重新真,但真片。盼望能公司提供最佳的服。

主动报价 Kee & Co., Ltd 34 Regent Street London, UKDear Sirs: This time last year you placed an order for Type BS36212-volt sealed batteries. This is a discontinued line which we had on offer at the time. We now have a similar product on offer, Type CN233. It occurs to us that you might be interested. A descriptive leaflet is enclosed. We have a stock of 590 of Type CN233 which we are selling off at GB£30 each. We can offer a quantity discount of up to 15%, but we are prepared to give 20% discount for an offer to buy the complete stock. We are giving you this opportunity in view of your previous order. We would appreciate a prompt reply, since we will put the offer out in the event of your not being interested. Yours faithfully, Tony Smith Chief Seller

--------------------------------------------------------------------------------先生:去年此时贵公司所订购的BS362型号12伏密封电池,现已停止生产。

现有同类型产品CN233,存货共五百九十件,特惠价每件30英镑。贵公司如感兴趣,敬请参看随附的简介说明。

大批订购可获八五折优惠,整批购入则可享八折特惠。

为感谢贵公司以往惠顾,特此给予订购优惠。极盼立即回覆,如贵公司未欲订购,本公司亦能尽早另作安排。

销售部主任

托尼.斯密思谨上年月日

交易条件报盘

____________:

永久牌自行车报价

感谢你方11月10日有关永久牌自行车的询盘函。

我们现出各种牌号的自行车,其中永久牌自行车与凤凰牌自行车最出名,这此产品在国外需求量大。因此,存货正迅速减少。我们的自行车不仅重量轻,而且因价格合理而受到欢迎。我们确信一旦你们试用了我们的自行车,就会大量续定。根据你方要求,我们现报价如下:

20英寸男式每辆25美元20英寸女式每辆27美元26英寸男式每辆27美元26英寸女式每辆28美元

付款条件:用通过卖方认可的银行开立的即期信用证付款。

装运期:假如有关信用证能在年底前到达卖方,装运可安排在1、2月份。不言而喻,上述价格是CIF卡拉奇净价。请注意我们出口自行车一般不给佣金,如果每种规格自行车的定购数量超过1000辆,可经予5%的折扣。