建设项目档案管理制度

范文1:建设项目档案管理规定

建设项目档案管理规定

201122发布201101实施

建设项目档案管理规定

1主题内容与适用范围1.1主题内容

本程序规定了在建设项目建设和管理活动中所形成的项目文件材料的归档及其管理要求。1.2适用范围

本程序适用于本公司建设项目档案的管理。2 引用文件

《国家重大建设项目文件归档与档案整理规范 DA/T 28-2002》3 术语3.1项目文件

指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目依据性文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。3.2项目文件归档

建设项目的设计、施工、监理单位在项目竣工验收完成时向我公司规划发展部移交经整理分类的全部相应文件:规划发展部将项目各阶段形成并经过整理的文件移交公司档案室。4 管理规定

4.1建设项目档案管理职责

4.1.1规划发展部为我公司建设项目文件管理部门。负责制定项目文件收集流程,对项目文件全面跟踪与管理。主要形成建设项目的立项文件,如项目建议书、可行性研究报告、初步设计报告及批复、项目计划书、设计任务书及报批文件、与项目立项有关的会议纪要、领导讲话、项目调查报告、专家论证建议文件、项目评估论证报告等文件材料。以及建设项目的用地选址、征地、申报证照文件(如建设用地选址意见书及批复、建设用地规划许可证及核准的地形图、各有关部门的审核文件及批准文件、建设工程开工审2查表及建设工程施工许可证等文件)。

4.1.2规划发展部负责收集环保、消防、职业卫生、安全、招投标专项检查、财务审计、档案等单项验收工作形成的文件,并及时归入档案室。

4.1.3建筑设计单位负责按项目批复的规定完成设计图纸;根据相关文件对设计图或施工图更改的要求进行更改。主要形成勘察设计招投标文件、工程初步设计、技术设计、施工图设计及其说明、设计计算书及设计变更等文件。

4.1.4施工安装单位负责按图施工或安装,收集和整理施工资料。主要形成施工招投标文件、施工承包合同、施工材料质量保证文件、图纸会审变更记录、设备仪器文件如技术交底、设计会议会审记录、工程图纸变更记录、施工试验记录、隐蔽工程记录、工程事故处理记录、安装试运行记录等文件。

4.1.5监理单位负责项目档案质量审核及监理文件的收集、整理。主要形成工程监理招投标文件、监理合同、监理规划、监理大纲、监理细则、监理月报;在实施进度控制、质量控制、造价控制的活动中形成的监理备忘录、监理通知单、业务联系单;工程质量事故报告及处理意见;会议记录;工程决算审核意见书;工程开工/复工文件、延长工期报告及审批;巡视、见证、旁站等等现场监督活动文件;工程质量评估报告;监理工作总结(专题报告、工程竣工总结)等文件。

4.1.6设备仪器管理单位负责设备仪器的采购、安装、调试、试运行文件的收集、整理。主要形成设备仪器开箱随机文件、安装调试文件、试运行及产品性能检测报告或用户证明等。

4.1.7财务部门负责按建设项目财务管理制度,建立项目专门账户,实行项目专款专用,专人管理(即通常所说的“三专”)。主要形成建设工程财务文件,如工程投资概算、施工图预算等文件及建设项目会计核算业务中形成的专项账薄、相关的会计凭证、会计报表等。

4.1.8档案室职责

4.1.8.1负责指导与监督相关部门项目文件的收集、整理,及时接收立项请示及批复、项目调整批复、招投标专项检查报告、消防、环评、职业卫生、安全、竣工图、单项竣工验收文件、竣工决算审计报告等单项验收文件。

34.1.8.2负责整理和安全保管项目归档文件,提供项目档案验收所需要的文件和资料。4.1.8.3保守国家机密,维护建设项目档案的完整与安全,定期进行档案的清点和检查。做到每年清库一次,密级档案每半年查对一次,以保证物、帐、卡三者相符,严禁无关人员进入库房。

4.1.8.4按照上级要求做好建设项目档案的移交工作。

4.1.8.5严格按照《国家重大建设项目文件归档与档案整理规范 DA/T 28-2002》要求验收归档项目文件材料,并及时整理、分类、编目、编制项目档案检索性参考工具,为本公司各部门提供档案利用服务。

4.1.8.6宣传贯彻党和国家有关建设项目档案、保密工作的方针、政策。4.2档案室工作权限

4.2.1档案室是在主管领导、总工的领导下,主管我公司建设项目档案的部门。4.2.2建设项目单项工程竣工及项目竣工验收时,必须有档案部门参加,对应归档的项目文件材料进行验收。4.3档案管理人员工作权限

4.3.1有权拒绝提供不符合借阅规定的档案及资料。4.3.2有权拒绝接收不符合归档要求的项目文件材料。

4.3.3负责审核建设项目档案形成和归档范围、时间、份数和质量是否符合要求。4.4项目档案的分类

项目档案分为依据性文件档案、招投标文件及类似文件、基建档案、设备仪器档案、项目档案归档内容、基建档案与设备仪器档案的协调六类。4.5项目文件归档范围及保管期限

项目文件归档范围提指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目依据性文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。其保管期限按《国家重大建设项目文件归档与档案整理规范》中规定执行。4.6项目文件归档时间

建设项目文件应在项目或单项工程完成后三个月内由规划发展部及施工承包单位4按各个阶段所形成的材料归档范围逐项积累并按类别整理成册装入预立卷盒,填入卷内目录表向档案室移交。

4.7项目文件的归档

4.7.1公司规划发展部是我公司项目文件归口管理部门。负责收集各施工承包单位、监理单位形成的项目文件,并将整理、编目后所形成的项目文件按阶段分期进行收集,在单项工程完成并通过竣工验收后与竣工验收文件一并归档。

4.7.2项目归档文件应完整、成套、系统。应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程;真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况,图物相符,技术数据可靠、签字手续完备;文件质量应符合《国家重大建设项目文件归档与档案整理规范》的要求。

4.7.3归档时,立卷人应对项目文件材料提出建议密级。

4.7.4要求原件归档,是项目档案验收中的一个要检查内容,因此,一定要做到原件归档,使用部门可保留复印件,如确实因某种原因采用复印件归档,应当在该复印件上加盖单位公章,作为原件使用。同时尽可能归一份电子扫描件。

4.7.5归档时,归档人员应将符合归档要求的项目文件材料一次性移交档案室,并办理移交手续,双方当面清点无误后签字移交。

4.7.8不符合《国家重大建设项目文件归档与档案整理规范 DA/T 28-2002》要求的项目文件材料,一律不予接收。

5.管理程序

5.1项目文件材料归档移交程序

5.1.1规划发展部是我公司项目文件归口管理部门。负责收集本部门形成及各施工承包单位、监理单位形成的项目文件,并按《国家重大建设项目文件归档与档案整理规范》要求对项目文件的规范性进行审核后归入公司档案室。

5.1.2由归档人员填写项目档案移交目录清单一式两份,在移交清单上签字,并填写SB21-19项目档案接收登记目录。

5.1.3档案室人员应对归档文件材料按照《国家重大建设项目文件归档与档案整理规范》要求认真审核,符合要求的方可办理接收手续,并在移交清单上签名。

55.1.4外购设备到货开箱,由设备部或规划发展部通知档案人员到现场参加开箱验收,清点随机资料后在现场向档案人员移交并办理书面移交手续。

5.1.5参加设备开箱验收时接收的随机资料,于当天办理接收手续,在移交清单上签字,并填写SB21-19科技档案接收登记目录。5.2项目档案的整理与编目程序

5.2.1项目档案应按《国家重大建设项目文件归档与档案整理规范》要求根据文件的性质、内容分别按年度、项目的单项或单位工程分类整理。5.2.2案卷封面

5.2.2.1案卷封面内容应当填写档号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级等方面内容。

5.2.2.2案卷题名所填写的工程项目名称应当与立项批复文件下达的名称一致;编制日期填写案卷内全部文件的形成日期。密级以本卷内最高密级的文件密级为准。5.2.2.3案卷封面的填写要求档号、保管期限、密级由档案室填写。5.2.3档案目录

5.2.3.1案卷目录中应当填写档号、案卷名称的全称、密级、案卷总页数或者图纸的总张数,归档日期填写移交归档日期,备注栏填写需要说明的简要内容。

5.2.3.2在卷内目录中应当填写工程文件原有的文号或者图纸的图号、文件材料的名称、形成日期、责任者、页数。

5.2.4项目档案卷内文件的排列以同一个事件的文件作为一件,批复在前、请示在后;印本在前、定稿在后;主件在前、附件在后;既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料在前、图纸在后;图纸按照专业排列,保持归档时的图号顺序;整个案卷的文件可以按照文件的形成时间、形成单位、问题、重要程度、保管期限等等内容进行排列。5.2.5去除卷内金属物,裁、贴、折卷内文件材料,使其符合档案规范尺寸。案卷内不同幅面的项目文件材料要折叠为统一幅面,破损的要先修复。幅面一般采用A4型(297mm×210mm)(或国家通用16开型260mm×185mm)。图样折叠时标题栏露在右下角。5.2.5光盘、照片等特殊载体,应当统一编制档号和案卷目录,单独保存在适宜的档案装具中。

65.2.6案卷装订。案卷可以采用装订或者不装订两种方式。其中:文字材料可以整卷装订或者单份文件装订;图纸不装订,但是在同一项目中应当统一。5.2.7案卷上帐及入库排架。5.2.8填写项目档案总目录。5.3项目档案保管程序5.3.1制订档案的保管制度。

5.3.2加强档案库房的管理,库房温度保持在14℃~24℃,湿度控制在45%~60%。5.3.3认真记录库房温湿度情况,年底进行综合统计。5.3.4做好柜架排列管理、出入库管理。

5.3.5底图档案存放于牛皮纸袋内,并填写SB21-12底图保管清单,对于特大特长幅面的底图以卷放保管。白图需刻一份光盘同归。

5.3.6做好防火、防光、防尘、防潮、防霉、防有害气体、防有害生物等工作。5.3.7正确使用报警装置。5.4项目档案借阅程序

5.4.1借阅建设项目档案应办理借阅手续。重要的文件原件一般不得外借。一般档案借阅期限不超过一个月,“秘密”档案的借期不超过二星期。“机密”档案必须经公司主管领导或总工批准方可在档案室查阅。一般档案借阅审批经部门主管领导批准,秘密档案的借阅审批必须经公司主管领导或总工批准。借档案归还时双方应当面清点确认无缺损。

5.4.2借阅者一律不得将所借项目档案转借他人或其它部门,严禁代他人借阅,借阅者必须严格保守国家机密,认真爱护妥善保管。如有遗失或损坏,应及时与档案室联系并写出情况说明书面材料,由公司作出处理决定并视情节轻重向全公司通报。5.4.3严格控制借阅、复制建设项目档案资料,因工作需要必须借阅、复制的,须经主管领导或总工程师批准。

5.4.5凡借档案规定时间不归还者,按照违反相关规定处理。

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范文2:项目文档管理体系建设实施方案

项目文档管理体系建设实施方案(征求意见稿)

为进一步加强文档管理体系建设,结合协会具体工作实际,梳理协会现有的各项目、业务的文档,构建更为科学、高效、实用的文档管理体系,指导开展各项业务工作,特制定本实施方案。

项目文档管理体系:是指各项目、业务进程中将产生的文档进行收集,按照一定的秩序和内部联系(时间、类型等)组合整理而成的一个整体。一、工作目标

本次项目文档管理体系建设的工作目标是:通过1个星期时间,对协会基础文档材料,14年、15年深创赛和15年人才赛文档进行全面梳理,将所有的文档类的文件分类整理上传协会OA系统,所有视像资料上传公共网盘,对一些实物清点登记(制作电子文档清单)后进行固定存放。初步形成适合我协会发展和建设需要的文档管理体系(草案)。再通过1个月时间逐步完善,增加其他项目文档,形成协会文档管理体系(正式版)。二、实施计划

1、制定文档的分类方案和归档范围,就是具体按哪一些类型整理,哪一些文档需要收集、归档。(用时2天)

2、对一部分整理不规范、不完整的个人手中的电子文档(例如:例如一些自己跟进的工作文档,但是也需要共享的一些文档)等进行收集规范整理。(用时1天)

3、对项目文件材料,按照不同类别及其相互关系,进行合理的排列做认真的收集、分类。(用时3天)

4、将整理的文档上传OA系统和公共网盘,实物由文思雄安排固定存放。(用时1天)

5、将建设的文档库通报给所有同事,让大家共同分享。三、文档资料初步分类1、协会基础文档资料分类协会注册信息协会各类资质证书

协会基本情况(简介、章程)协会年审报告协会年度工作总结2、赛事文档资料分类(1)文书文件材料政府文件、周报活动实施计划及方案每周工作计划每周项目进度会议纪要阶段性总结报告文档发布通知(新闻稿)文档模板项目预算项目合同物料清单供应商资质其他文档及参考资料(2)声像、图片文件材料。

包含活动现场照片、现场录制的视频、宣传片、视频剪辑、活动现场布置效果图和设计稿等等。(3)实物材料。

对协会获得的奖证、奖牌、奖杯、奖品等具有保存价值的实物进行收集,分类存放。

深圳市科技服务业协会

2016年6月7日

范文3:项目档案管理制度

项目档案管理规定为规范项目档案的形成、积累和归档行为,加强项目各线条档案的管理,更好地维护公司合法权益,依据公司档案管理办法及项目工作实际,特制定本规定。一、归档范围凡记载本工程建设主要有关的主要活动、资源配置、行政保障、对外联动,特别是工程项目经营、施工管理、技术管理、安全管理及商务等各种相关文件,具有保存和查考价值的各种文件材料,均应收集、整理、立卷、归档。二、项目档案分类

根据实际工作,项目档案收集、整理不另设档案管理员,由各专业线条负责本线条的档案管理工作。

三、项目各部门档案管理员及责任人划分如下 XX部责任人:xx XX部责任人:xx

四、档案收集要求

1.档案的归档整理应执行《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)、《归档文件整理操作规程)和当地城建档案馆的要求。

2.归档的档案文件应为原件,对于重要文件材料因客观原因不能保存的,应注明原件目的属在处.3.归档资料的内容必须真实、准确,与实际相符,字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。档案的材质和书写材料必须有利于长期保存,录音、录像等电子文件应保证载体的有效性,使用不可擦涂光盘。

五、档案验收与移交按公司档案移交管理办法执行。六、档案保密

各部门档案归档所需设施由项目综合办统一购置,各部门自行管理,档案管理员应做好设施的上锁、上密码等保护措施,不得私自将档案带出或销毁,否则将给予相应的处罚。

二Ο一六年一月一日

范文4:项目档案信息管理制度

项目档案信息管理制度为规范档案管理,充分发挥档案作用,更好地为公司各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》《企业档案管理规定》和国家档案局颁发的有关规定,结合公司实际情况,特制定本制度。

1.2本制度适用于公司系统各单位,公司下属单位可结合实际,制定本单位的档案管理制度。

1.3公司档案工作实行统一管理、分级负责的原则。公司档案室负责集中管理全公司各种类和载体的档案,各部门负责本部门资料的归档和管理工作,人事部负责人事档案的管理工作。

1.4公司档案工作应纳入公司管理程序及各部门有关人员岗位责任制。各部门及有关人员按照其岗位职责,负责本岗位在工作中产生的各类载体材料的归档工作。

1.5部门文书负责对本部门形成的各载体材料进行收集、整理,填写档案移交清单后按要求向公司档案室移交。

1.6公司全体干部员工都有保护档案的义务和维护档案完整安全的职责,任何人不得拒绝归档,对私自损毁档案和不按要求归档的,应当追究有关部门和责任人的责任。

2文件材料的归档2.1归档范围

凡公司在各项工作活动(包括筹备、成立、经营、管理及产权变动等)中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体材料应列入归档范围,包括但不限于以下内容:

2.1.1发文、收文(上下级单位和外单位的来文)。

2.1.2会议材料:由公司及各部门负责组织召开的各种重要的综合、专业、专题会议材料,包括会议指南、会议讲话、报告、会议交流或讨论材料、会议记录、录音、录像和照片等,以及外出参加会议带回的与本单位有关的文件材料。2.1.3各类统计报表、统计资料,生产经营简报、月(周)报。2.1.4公司规划、经营分析、财务分析等专题材料。

2.1.5合同协议文本包括合同协议(正本)、合同审批(会签)表、授权委托书、招投标文件、履行情况记载、纠纷或争议的处理情况记载及有关材料。2.1.6调度运行材料包括调度运行报告、图表等文件材料。

2.1.7科研课题材料包括调研、申报立项研究、试验总结、鉴定报奖、推广应用等材料。

2.1.8基建项目材料包括公司基本建设项目前期材料、设计、施工、监理、竣工和验收文件图纸等材料,以及使用、维修、改建、扩建等材料。2.1.9会计档案包括公司总部财务报表、账簿、凭证、财务移交清单等。2.1.10上级视察、对外交流、工作组调研、党政工团等各项业务管理与活动中产生的文件(交流)材料、报告、录音录像及照片等。

2.1.11上级或其它单位颁发、赠与的奖状、奖杯、奖牌、证书、锦旗,以及上级领导或名人的题词、书画、签名留念册等。

2.1.12公司及各部门负责印制的对外宣传材料、印刷品、音像制品等。2.1.13依靠传播媒体展现的、有保存价值的,以特殊载体或电子形式存在的有保存价值的网站文件、电子邮件、多媒体文件、程序文件、结构性文件等。2.1.14电力营销过程中形成的具有保存价值的各种资料和记录。2.2归档文件材料来源

2.2.1公司内部形成的文件材料。

2.2.2公司所属单位和派出机构(包括境外机构)应报公司的文件材料。2.2.3公司引进项目、外购设备等带来的文件材料。

2.2.4公司投资的全资、控股、参股企业应向公司提交的文件材料。2.2.5公司参与的合作项目,合作单位按要求应向公司提交的文件材料2.2.6公司执行、办理、接收的外来文件材料及各种载体材料。2.2.7公司在营销工作中产生的各种与客户有关的材料等。2.3归档文件材料载体

归档的文件材料载体主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。2.4归档时间

2.4.1管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。

2.4.2科研课题、基建项目、信息化项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档。

2.4.3外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记,安装调试后归档。

2.4.4公司职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。2.4.5会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档,保管一年后向档案室移交。

2.4.6审计(纪检)档案由审计和纪检部门负责收集整理,在工作结束后的次年6月前向档案室移交归档。

2.4.7合同(招投标)文件在合同办理完毕后三个月内向档案室移交归档。2.4.8磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

2.4.9电子文件逻辑归档实时进行,物理归档与纸质文件归档时间一致。2.4.10下列文件材料应随时归档

2.4.10.1变更、修改、补充的文件材料。

2.4.10.2公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料。

2.4.10.3公司产权变动过程中形成的文件材料。2.4.10.4其他临时活动中形成的文件材料。2.5归档要求

2.5.1整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律,保持其有机联系,并符合有关标准、规范要求。

2.5.2归档的文件材料应为原件,因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料,文件材料归档后不得更改。

2.5.3非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档,无译文的要译出标题后归档。

2.5.4具有永久、长期保存价值的电子文件,必须形成一份纸质文件归档。2.5.5归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

2.5.6归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

2.5.7公司与其他单位合作完成的项目,公司作为主办单位的保存全套文件材料,公司作为协办单位的保存与承担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的,按其要求执行。

2.5.8各部门文书人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况,整理完毕并编制移交清册,由部门或项目负责人签字核准后向档案室移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。档案室接收时应全面检查归档文件材料的质量。

2.5.9交接双方应认真核对移交清册,并履行签字手续,移交清册各留一份以备查考。

3归档文件的分类和定义

公司档案分为:A文书档案、B生产运行档案、C会计档案、D工程建设项目档案、F审计档案、G照片档案、H合同档案、K科研档案、R荣誉、实物档案、S传媒电子档案、X信息化项目档案、Y营销客户档案、Z招投标档案。3.1文书档案

文书档案是指企业在各项生产、经营、管理活动中直接形成的有保存价值的各种形式的历史记录。3.2生产运行档案

生产运行档案是指企业在电力生产、调度运行中形成的有保存价值的历史记录。3.3会计档案

会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。3.4工程建设项目档案

工程建设项目档案是指从建设准备阶段到项目竣工验收以及运行维护技术改造过程中形成的、具有保存价值的历史记录。3.5审计档案

审计档案是指在各类审计活动中直接形成的,具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其它形式存在的历史记录。3.6照片档案

照片档案是指企业在社会活动中直接形成的以静态图像为主的有保存价值的历史记录。3.7合同档案

合同档案是指企业在各类活动中与自然人、法人或其它组织就设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的合同、协议、意向书及其过程纪录。3.8科研档案

科研档案是指在科学技术研究与管理、知识产权管理活动中直接形成的,具有保存价值的文字、图表及声像等各种形式的历史记录。3.9荣誉、实物档案

荣誉、实物档案是指企业在工作活动中形成的具有保存价值的荣誉、纪念品、印信类等实物形式存在的档案。3.10传媒电子档案

传媒电子档案是指企业或者个人在社会活动中形成的、依靠传播媒体展现的、具有保存价值的,以特殊载体或电子形式存在的历史记录。3.11信息化项目档案

信息化项目档案是指电力企业信息化项目建设过程中形成的具有保存价值的资料和文件。3.12营销客户档案

营销客户档案是指在电力营销过程中形成的具有保存价值的历史记录。3.13招投标档案

招投标档案是指在企业招投标活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、符号、图表、声像等各种不同载体的历史记录。4 归档文件整理

公司各种类档案根据公司分类表进行分类,按照公司档案基础业务作业指导书进行整理。

4.1文书档案的整理

文书档案由公司总文书和部门文书在每年的第一季度将次年的文件材料向档案室移交。档案室汇总后按照公司文书档案分类规定进行分类,再按照《归档文件整理规则》DAT/22-2000的相关规定,以件为单位进行规范整理。4.2生产运行、工程建设、科研、信息化项目档案的整理

生产运行、工程建设、科研、信息化项目档案由各职能部门负责收集,保证齐全完整准确后向档案室移交。生产运行、工程建设、科研、信息化项目档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的有关规定进行整理。4.3合同、招投标档案的整理

合同、招投标档案由合同、招投标主管部门负责收集汇总后移交档案室。合同、招投标档案可归入工程的,按照科技档案进行整理。单独归档的按照《归档文件整理规则》DAT/22-2000相关规定,以件为单位进行整理。4.4会计档案的整理

会计档案由财务部门按照财政部《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)的规定整理,保管一年后,连同会计档案移交清册一并向档案室移交。4.5照片档案的整理

照片档案由各形成的职能部门(包括新闻中心)汇总后向档案室移交,照片档案参照《照片档案管理规范》的相关规定进行整理。4.6荣誉、实物档案的整理

荣誉、实物档案由有关部门或个人在接收到荣誉、实物档案后向档案室移交。荣誉、实物档案按件为单位整理保管。

4.7审计(纪检)档案由审计和纪检部门负责收集汇总,在工作结束后的次年6月前向档案室移交,审计(纪检)档案按《归档文件整理规则》和《纪检监察机关案件管理办法》的相关规定整理。

4.8传媒电子档案由形成部门或个人汇总后统一向档案室移交,按照分类不同分别编号进行整理。

4.9营销客户档案由形成的单位收集、整理、保管。5 档案的保管及利用

5.1公司设立专门的档案库房作为档案的保管场所,档案库房应符合有关规定,达到“八防”要求和温湿度标准,并有专门人员管理,定期检查。

5.2档案库房建立统一的台账,做到账物相符。档案人员应熟悉库藏档案情况,根据利用者需要,通过各种手段积极开发档案信息资源,开展如文件汇编、大事记、组织沿革、深层次编研等各种信息服务工作。

5.3凡本公司的职工,均可在档案室或公司网络上查阅与本部门业务有关的档案信息资料。

5.4查阅机要档案、重要档案、重要会议记录必须经部门领导批准,专人负责查阅。会计档案需经财务部门领导批准由财务人员查阅。

5.5公司各种类档案原则上只能在档案室查阅使用,不得外借,如确因工作需要,需经部门领导批准。借出的档案不准擅自复印,经批准同意借出或复印的档案,不准转借他人和擅自拆卷、私自摘抄,不得带出公司外,更不得划道、填字,涂改、损坏档案。

5.6外单位人员查阅档案,一律凭单位介绍信,经部门领导批准方可查阅。5.7利用档案的人员要填写《档案利用效果登记表》,主动提供档案利用效果,及时反馈档案利用信息。

5.8档案管理纳入办公自动化系统,利用信息化系统和各种现代化手段,做好档案信息资源的开发利用工作,努力实现档案信息资源的共享,为公司各项工作提供高效与便捷的服务。6 档案的鉴定和销毁

6.1根据国家有关部门的规定,公司的各类档案可分为永久、长期、短期三种。会计档案分为3年、5年、10年、15年、20年、25年等。

6.2文件材料一经立卷归档后,未经批准和办理正式手续,任何人不得擅自销毁。6.3对到期档案的鉴定工作,应在公司分管档案负责人的领导下,由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组,对档案进行鉴定,提出鉴定意见。6.4经鉴定需要销毁的档案必须填写《销毁档案清册》,由公司领导审查批准后到指定场所由两人以上进行监销签字。销毁会计档案,公司负责人要在《会计档案销毁清册》上签署意见。7 监督指导

7.1制定公司档案管理标准、制度和规定等。

7.2对公司各部门文件材料的归档整理移交工作,进行业务指导。

7.3对公司所属各单位的档案管理工作进行业务指导和监督检查,组织开展业务协作、交流活动。

7.4组织公司所属各单位的评估工作,促进公司系统档案工作管理水平的提高。

8附则

8.1本制度由公司行政部(办公厅)负责解释。8.2本制度自颁布之日起施行。

范文5:项目档案信息管理制度

项目档案信息管理制度1.总则

1.1为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统,确保档案案卷合格率,使工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》(GBT/50328-2001)的要求,特制定本制度。1.2基本建设工程档案资料是指在整个建设项目,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。

1.3基本建设工程档案资料是国家、企业的宝贵财富,是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。依据《中华人民共和国档案法》,各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责,各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料,认真做好立卷归档工作,并确保档案的完整性、准确性。2 工程档案管理制度2.1档案资料管理

2.1.1工程档案资料工作是工程建设过程的一部分,应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料,对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查,并负责工程技术档案资料的接收和移交。

2.1.2为了便于各个管理环节的衔接,档案资料室配备专职档案员,为更好地管理好档案资料,应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。

2.1.3工程建设中,各种技术资料交由档案资料室统一管理发放,各有关部门和单位指定专人办进领用手续。

2.1.4设备到货后,由物资组汇同有关部门开箱验收后,设备资料(归档的发给施工单位的)统交档案资料室统一管理,造册登记并建立收发明细帐。各单项工程总体验收由档案资料室对其各种技术文件和竣工资料进行查验,各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。

2.1.5购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请,经批准后按计划办理,或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证,一律由档案室签收后方可办理报销手续。

2.2归档文件的质量规定

2.2.1凡合同、协议等文件材料均应为正本(即必须有各方代表符合规定的亲笔签名,有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档,签字方不能用副本或复印件归档)。

2.2.2施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单(含工程联系单)等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料书写并原件(如表式为复印件,数据虽用合格材料书写也不能作为原件;验收签证单中的各方人员必须签名齐全,不能以盖章或打印件代替签名)归档。

2.2.3调试措施,方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件,不能用复印件或普通色带打印件,以保证字迹的耐久性。

2.2.4主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件(不能用复印件)归档。2.2.5书写规定

A)书写字迹工整,图样清晰。

B)书写墨水应为碳素墨水,严禁用圆珠笔或铅笔书写。

C)文件书写格式应用横行排列,文件段落,章节编排,按有关文件编写要求;汉字简化应符合国家颁发的有关规定。

2.2.6书写材料的大小尺寸应规范,装订边空白间距应为25mm,装订边空白间隙内不能进行书写和留有信息。

3工程文件收发及管理规定

为加强工程文件收发管理,理顺传递关系,并按工程进度作好工程文件的提供利用,特制定本制度。3.1工程文件接收

3.1.1各单位提供给工程部的工程文件(工程技术文件、图纸资料)由档案资料室统一接收;上级党政主管机关所发的行政及党务方面的文件由办公室统一接收。

3.1.2工程部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件,一律交档案资料室。

3.1.3设备文件,物资组汇同有关部门对设备开箱验收后,及时将设备资料立卷归档;设备文件资料由档案资料室统一归口发放给有关单位。

3.1.4档案资料室对接收的工程文件资料,必须进行数量和外观质量检查,发现问题应及时通知寄发单位补发。

3.1.5档案资料室对接工程文件应及时建立工程文件接收总登记帐和分类帐(簿式台帐和电子台帐),并能利用计算机进行各类工程文件的查询检索。

3.1.6登记完毕的工程文件,应及时予以处理,在保证归档份数后,应按工程部领导审定的工程文件分发表及时分发给有关单位和部门。

3.1.7对接收的密级文件资料,要严格按保密规定妥善收存,并认真执行密级文件资料的借阅规定。

3.1.8档案资料室仅对归档的工程文件资料实施整编作业,并建立档案登录总登记帐和分类登记帐;对分发各部门的工程文件资料不进行整编作业。3.2工程文件资料发放

3.2.1分发外单位和部门的工程文件资料由档案资料室统一归口办理。3.2.2呈送上级单位的工程文件由工程部领导确定发放单位和数量。

3.2.3档案资料室按工程部领导审定的施工图分发表、设备资料分发表分发工程文件资料(当工程施工图、设备资料份数有限时),档案资料室仅提供施工单位一套或二套文件,不足部分施工单位可委托档案资料室向设计院提出增加施工图供应数量;设备资料文件不足部分,由施工单位自行联系复制,复制的设备资料应加盖“复制件”印章。3.2.4分发的图纸资料应建立资料分发台帐,资料分发台帐应留存备查。

3.2.5为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象,图纸、资料领取单位应指定领取人名单,并书面通知档案资料室;档案资料室按指定名单发放工程文件资料。3.3设计修改通知单、工程联系单、传递及管理规定

3.3.1设计修改通知单、工程联系单统一由档案资料室按设计修改通知单、工程联系单中所指定的部门及时传递并建立签收记录。

3.3.2设计修改通知单、工程联系单原件一律及时交档案资料室归档保存,工程结束后由档案资料室向设计院提供全部设计修改通知单、工程联系单的复印件供设计院编制竣工图。3.3.3凡涉及设计修改、变更,档案资料室应及时在归档图纸的副本对应卷册图纸目录上加盖设计修改印章,并将变更单复印件及时放入卷册内。4档案部门职责

参建单位(总承包、发包、建设、设计、施工、监理、承办单位)应按各自的职责,将负责承建、承办的项目文件材料进行收集、积累、整理,按照归档要求移交建设单位。

项目实行总承包的,由总承包单位负责对其总包项目的文件从形成到编制的全过程进行监督、检查与指导。并负责组织、协调分包单位的归档工作。按规定向建设单位提交全套完整、准确系统的符合档案规范标准的项目档案。

由建设单位分别向几个单位发包的,由各承包单位负责收集、积累、整理其承包项目的全部文件。

建设单位各机构:负责对形成或收到的有关建设项目的前期、设备技术、工艺、涉外、专利及商检索赔、竣工、试运行及验收等全部项目档案进行收集、组织及汇总整理。设计单位:负责对形成的基础材料和项目设计等文件进行收集、积累、整理。

施工单位:整理现场的译文及安装、调试形成的非标准图、(竣工图)、设计变更、试运行及维护、工程事故处理文件。

监理单位:负责对各参建单位在工程建设中文件的形成及竣工档案的编制进行监督与审核,特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和审查。负责收集、积累、整理、归档项目监理文件。建设单位委托监理单位负责监督、检查项目文件的收集、积累和完整、准确、系统情况,并审核、签署。同时向建设单位提交有关专项报告。验证材料及其他监理文件。试运行单位:负责收集、积累、整理在生产技术准备和试运行中形成的文件。施工单位归档范围

负责提交施工,安装全部技术记录(含隐蔽工程的各种资料)。负责提交分部试运记录及验收签证书。负责提交分部试运阶段的方案、措施。负责提交移交试生产前的消缺记录。

负责提交全部机组建设期间的工程联系单及总结。负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)。调试单位归档范围

负责提交所承担的调试项目的调试方案、措施与调试报告等。负责提交调试过程中设备缺陷处理记录。负责提交调整试运质量验评表。

负责提交调试过程中变更设计资料及调试工作总结。负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)。设计单位归档范围

负责提交项目(工程)各设计阶段的设计文件。负责提交全部设计修改通知单。

负责按时提交全套完整的竣工图(一式八份)。并切实执行竣工图编制的有关规定。负责按时提交符合国家档案局相关制度的全套完整的竣工图光盘一套

负责提交设计总结。

负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)质量监督部门(质量监督中心站与质量监督站)监理部门归档范围

负责提交监理过程中形成的有关工程质量,工期、投资监理等方面的全部文件材料。监理各专业负责人对施工单位、调试单位、质量监督部门的归档案卷实施审查,对被监理单位归档文件的完整性、准确性、系统性负责,并在案卷内备考表审核人栏签署。负责提交设计、施工、安装、调试等单位归档完整齐全的证明材料。对不符合归档要求档案的处理:

对各单位提供的不符合规定的案卷和案卷内的文件,档案资料室有权退回立卷归档单位,立卷归档单位应按档案管理的有关规定进行整改,直至提交符合规定要求的案卷及案卷文件材料。凡因工程文件材料归档不完整,不符合有关归档规定者,不能进行工程决算,各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。工程档案的鉴定和销毁

.对归档和发放后多余的工程文件和各部门使用后回收的图纸资料,先由申请销毁的部门登记造册,再由档案部门提出销毁意见,报公司总工及经理批准后方可销毁。

.对各单位修改替代后的档案,档案部门应列出销毁档案清册,提出销毁报告,经公司总工及经理批准后实施,并对被销毁档案目录进行清除。

.档案销毁必须严格执行保密规定,由保安部门确定销毁地点。销毁档案时,档案部门、保安部门均应指派专人监销,监销人必须在销毁清册一签字,档案销毁清册应存档。.在鉴定销毁档案时,处于两种保管期限之间的档案,一律从长处理。其它

工程档案的分类、编目、按本工程档案分类编号办法及规定执行。

档案、资料、图书的提供利用,按本工程档案、资料、图书借阅规定执行。工程声像档案的整理编目按本工程声像档案管理办法执行。档案库房管理按本工程档案库房管理规定执行。

公司各职能部门工程文件材料立卷归档按公司各职能部门基建文件材料立卷归档范围、归档时间的规定执行5 声像档案管理办法

5.1建设工程声像档案主要是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的,具有保存价值的照片、底片(包括反转片)、影片、录像带、光盘及磁性载体,以声像为主,辅以文字说明的历史记录。

5.2建设单位应向城建档案管理机构报送的声像档案主要有:建设工程的照片档案、录像档案和相应的文字说明。5.3照片档案应符合以下要求:

(1)主体明确、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁;(2)能体现工程竣工后的外观、设计特色、地理位置;(3)以传统感光材料为载体的照片需报送底片、正片(照片);

(4)使用数码相机拍摄,其影像不能进行后期加工,光学分辨率不得小于400万有效像素(不允许插值)。

5.4录像档案应符合以下要求:

(1)主题明确、内容连贯简洁、影像清晰、镜头平稳;

(2)需注明工程项目所在的地理位置、外观、周围环境、人防设施、消防设施、水电设施、保安设施、标准房、标准层、设计特色、建筑特色等;

(3)报送第一代素材录像带,以及编辑后成品带或光盘(DVD或以上素质的格式)。文字说明包括:工程名称、建设单位名称、设计单位、施工单位、地点、开工日期、竣工日期、投资额、占地面积、建筑面积、结构、层数、摄影日期、摄影者等。

6档案、资本公司全部文书、技术档案及资料均可借阅、利用。本着既能保守档案机密,又能充分发挥档案、资料为水利建设发展服务的效益,凡因工作需要借阅者,须办理下列手续:

6.1借阅档案、资料一般只需由本人填写借阅登记即可(注明:用途、领用时间、归还时间)。归还时管理人员要对其检查之后方可归档。

6.2借阅档案、秘密技术档案和资料,须填写借阅单,经部门经理签字同意即可。6.3绝密文书、技术档案和资料一般不借出、不复制、不摄影,如确因工作需要,应在借阅单上注明范围、内容、用途,先经部门经理同意,主管副总批准、档案人员只能按其范围、要求、内容提供利用。

6.4外单位人员借阅档案、资料者,凭单位介绍信,信上要注明查阅范围、内容、用途,属机密、绝密档案或资料,应主管副总同意,总经理批准方能借阅。

6.5借阅的档案材料要妥善保存,不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等。借阅人必须妥善保管,防止丢失和泄密。未经同意,不得复印、抄录和转借,不能见档案内容公开出去。如遇丢失,要及时写出丢失报告,在没有做出处理前停止借阅。

6.6借阅时间在两周以内,如需继续使用可办续借手续。对特殊情况需较长时间利用的要经主管副总批准,但年末要将所借档案交到档案室进行清点、核对后重新借出。对长期借阅档案不归还,又不说明原因,不办理续借手续的,档案人员要通知借阅部门负责人负责催还,否则对其整个部门暂停借阅。并严格按经济责任制考核办法执行。

6.7凡借有档案、资料者,在工作调动、单位撤销、退职、退休、生病住院或借后暂不使用者,必须将档案或资料退回档案室,否则不能办理调离手续。同时档案室如因工作需要有权将档案、资料调回档案室。料、图书借阅制度7 设计修改通知单、工程联系单管理规定7.1设计变更制度

7.1.1应尽量减少施工中的设计变更与签证,如若不可避免,按本制度执行。

7.1.2各现场专业工程师要有强烈的责任心,严格履行自己的职责,把好工程质量关,并努力降低工程造价。在工程开工前,仔细研究图纸,并组织图纸会审,将施工图中出现的问题提前解决,对工程图纸不齐全的部分,需及时督促设计单位补充、修改图纸。

7.1.3工程设计变更的具体经办人是项目部技术负责人,具体负责与公司总工及使用单位、设计单位、施工承包单位联系,并负责分发设计变更通知单。

7.1.4所有设计变更必须有文字记载,禁止口头承诺。特殊情况下,可以先口头承诺,事后必须在7日内补办完设计变更通知单。

7.1.5设计院以邮寄、传真等方式的设计变更资料,由项目经理负责签收并报送工程部备确认案后,技术负责人转发专业工程师组织实施。

7.1.6各专业工程师在接到设计变更资料后应当天分发到施工承包单位、监理单位并监督实施。

7.1.7设计变更的内容完成后三天内由分管的专业工程师填写执行结果,并报送项目经理审核。

7.1.8经审核的执行结果备案登记,作为今后结算的依据。7.2签证管理制度

7.2.1签证涉及到投资、工期等工程内容。为了做到有效控制工程造价和工期,所有现场管理人员在开工前须熟悉合同书、招投标文件,需审核施工单位提交的施工组织设计,严格控制现场签证。

7.2.2发生合同中约定可以变更的情况或非施工单位原因造成的工程内容及工程量的增减经批准后,且在确保工程技术标准和质量标准保持不变的前提下,方能实施签证。工程施工现场签证由施工单位、工程监理和项目部现场管理人员共同签证,严禁事后补签。

7.2.3现场签证单由施工单位报送,经现场监理工程师审核签字盖章后,由现场专业工程师和项目经理复核后,共同签字并盖章,签证有效。

7.2.4一次性签定金额在10万元以内,或工期延误在5天以内,由现场专业工程师审核后报项目经理审批。超出上述金额(或天数),项目经理需上报公司工程部经理,经工程部经理批准后方可签证。如遇紧急情况,现场代表可先作处理,但必须按审批程序及时补办签证手续。7.2.5工程使用材料的质量、价格如有特殊情况需签证时,由工程监理、项目部有关人员共同签证,必要时可进行招标确定

7.2.6已审核同意的签证,施工单位必须按期执行,否则,造成的损失由施工单位承担。由于施工单位对施工图阅读不仔细等原因造成的返工不予认可,因此延误工期由施工单位负责。7.2.7凡涉及到施工单位为评定优质工程等需要,而增加的施工管理、技术设施和部分材料、人工的费用,应由施工单位自行承担。8工程竣工图编制管理规定8.1编制竣工图的形式和深度

8.1.1凡按图施工没有变动的,则由施工单位(包括总包和分包施工单位,下同)在原施工图上加盖“竣工图”标志后,即作为竣工图。

8.1.2凡在施工中虽有一般性设计变更,但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的,可不重新绘制,由施工单位负责在原施工图(必须是新蓝图)上注明修改的部分,并附以设计变更通知单和施工说明。加盖“竣工图”标志后,即作为竣工图。

8.1.3凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变以及有其他重大改变,不宜再在原施工图上修改、补充者,应重新绘制改变后的竣工图。由于设计原因造成的,由设计单位负责重新绘图;由于施工原因造成的,由施工单位负责重新绘图;由于其他原因造成的,由建设单位自行绘图或委托设计单位绘图。施工单位负责在新图上加盖“竣工图”标志并附以有关记录说明,作为竣工图。重大的改建、扩建工程涉及原有工程项目变更时,应将相关项目的竣工图资料统一整理归档,并在原图案卷内增补必要的说明。

8.1.4竣工图一定要与实际情况相符,要保证图纸质量,做到规格统一,图面整洁、字迹清楚。不得用圆珠笔或其他易于褪色的墨水绘制。竣工图要经承担施工的技术负责人审核签认。8.2编制竣工图的分工

8.2.1建设项目实行总包制的各分包单位应负责编制分包范围内的竣工图,总包单位除应编制自行施工的竣工图外,还应负责汇总整理各分包单位编制的竣工图。总包单位在交工时应向建设单位提交总包范围内的各项完整、准确的竣工图。

8.2.2建设项目由建设单位分别包给几个施工单位承担的,各施工单位应负责编制所承包工程的竣工图,建设单位负责汇总整理。

8.2.3建设项目在签订承发包合同时,应明确规定竣工图的编制、检验和交接等问题。8.2.4建设单位应组织、督促和协助各设计、施工单位检验各自负责的竣工图编制工作,发现有不准确或短缺时,要及时采取措施修改和补齐。8.3竣工图编制的套数

大中型项目、重要公用工程和其它特殊性项目的竣工图至少应编制三套,一套送城建档案部门归档,二套由生产或使用单位保存。一般小型项目至少编制二套,一套送城建档案部门归档,一套由生产或使用单位保存,作为维护、改造、扩建的依据。项目竣工图套数应该在签订施工合同时明确规定。8.4竣工图编制费用

竣工图编制费用以第二条的分工及第三条规定的套数为基准,增加部分的费用由筹建单位负责。竣工验收后需要复制的,复制费用由使用单位负责

范文6:工程项目档案管理制度

工程项目档案管理制度一、目的

为规范公司的工程项目档案管理,防范与控制合同风险,有效地保护和利用档案,维护公司的合法权益,特制定本规定。

二、工程项目档案归档范围

本规定所指工程项目档案是指过去和现在,公司在工程项目的设计、实施、竣工等过程中形成的具有保存价值的文件、图纸、方案、图录像等。其主要包括:中标通知书,工程承包合同,合同附件,劳务分包合同,专业分包合同,采购合同,工程预(结)算书,工程设计图纸,工程施工图纸,往来公函,传真,会议记录,委托书,开工报告,请款报告,技术资料,主要设备材料估检报告,施工记录验收报告,竣工报告等。

三、资料员及其职责

部门经理指定专人负责档案管理工作(即资料员),资料员负责档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅、交接等工作。其主要职责包括:

1、收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料;2、档案材料的保管;3、档案材料的查借阅、催还;

4、项目结束后与综合部相关负责人完成档案资料的交接。

四、档案的立卷、收集、整理

1、以工程项目为单位,分别立卷,一项目一卷。

2、在工程项目的招投标阶段开始立卷,收集该项目有关资料归档管理。

3、各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积累,整理和及时移交归档,移交档案文件时,资料员必须在档案移交清单上进行登记。

4、在档案的首页设卷内文件目录,并填写文件序号、编制单位、名称、归档日期等信息(见附表二)。

5、在档案的次页设“合同概要”、“主要事件备要”,主要内容包括:合同标的价金,对方单位,联系人,重要日期备忘,应收工程款记录等,该项工作由资料员负责,项目职能人员配合。

五、档案的管理1、对工程项目档案系统排列编号,确定保管期限,编制档案目录(卡片),按一定次序排列和存放。2、每月对档案进行一次清理。3、清除不必要保存的材料。

4、对破损和褪色的材料进行修补和复制。

六、档案要求

1、文件必须为原件、正文,符合文件格式。2、必须齐全完整,装订整齐,并适当管理。3、传真件应复印一份归档。

七、档案的保管

1、档案管理人员应妥善保管,防虫蛀,防丢失,保证档案的安全。

2、所有档案应专柜存放,加锁。

3、所有档案不得随意查阅、变订,不得置于公共场所。

八、档案的查借阅

1、因工作需要查阅档案的应填写好查阅登记表方可查阅。2、确因工作需要外带,需办理档案外借手续,经项目经理签字同意,方可带出,用毕即归还。

3、借阅人对所借之档案必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等等,不能随意乱放,以免遗失。

4、借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告项目经理及时处理。

九、有下列行为者,视情节轻重,给予违纪处分,若构成犯罪依法追究刑事责任:

1、毁损、丢失或擅自销毁档案。2、擅自向外界提供、抄摘档案。3、涂改、伪造档案。

4、对档案没有及时上报、归档或管理不善,而造成公司损失。5、未按手续借阅、外带及越级借阅。附件一

工程技术资料参考目录1、开工报告、施工现场质量管理检查记录2、图纸会审纪要、设计变更、洽商记录3、施工组织设计(施工措施)4、技术交底、技术复核

5、工程定位测量、放线记录、复核记录

6、原材料出厂合格证及进场检(试)验报告(钢筋、水泥、砖、防水材料等)

7、施工试验报告及见证检测报告8、隐蔽工程验收记录、基槽验收记录9、施工记录

10、预制构件、预拌混凝土合格证

11、地基基础、主体结构验收记录及抽样检测资料12、检验批、分项、分部工程质量验收记录13、单位(子单位)工程质量竣工验收记录14、施工日志、地质勘察报告

15、土壤(素土、灰土)干密度试验报告(回填土试验报告)16、砂浆配合比通知单

17、砂浆(试块)抗压强度试验报告及评定18、混凝土配合比通知单

19、混凝土(试块)抗压强度试验报告及评定(同条件养护混凝土试块强度报告汇总及测温记录)20、商品混凝土出厂合格证、复试报告

21、钢筋接头(焊接)试验报告,焊条(剂)合格证22、水池满水试验记录23、建筑物沉降观测记录24、结构吊装记录25、现场施工预应力记录26、工程质量事故处理记录

27、管道、配件出厂合格证及进场检(试)验报告28、管道、设备强度试验、严密性试验记录29、系统清洗、灌水、通水、通球试验记录30、进场电器材料、设备出厂合格证及试验报告)31、设备调试记录、接地、绝缘、电阻测试记录32、暖气管道、散热器压力试验记录33、单位(子单位)工程质量控制资料核查记录34、单位(子单位)工程质量竣工验收记录

35、单位(子单位)工程安全和功能检验资料核查及功能抽查记录36、单位(子单位)工程观感抽查记录37、竣工验收报告38、竣工验收证书

上述资料目录供各施工单位(项目部)参考使用附件二

案卷封面式样

施工技术资料

档案号:共卷第卷

工程名称:编制单位:编制日期:

范文7:工程项目档案管理制度

工程项目档案管理制度一、目的

为规范项目部的工程档案管理,防范与控制合同风险,有效地保护和利用档案,维护公司的合法权益,根据重庆市人民政府令第240号《重庆市城乡建设档案管理办法》特制定本规定。

二、工程项目档案归档范围

本规定所指工程项目档案是指本项目实施过程中形成的具有保存价值的文件、图纸、方案、工程技术资料、影像、照片等。其主要包括:工程项目报批文件,中标通知书,工程承包合同,合同附件,劳务分包合同,专业分包合同,采购合同,签证资料,工程技术资料(工程设计图纸,工程施工图纸,竣工图纸,开竣工报告,施工组织设计和施工总结,图纸会审记录,设计变更,技术洽商资料,工程隐蔽资料,施工日志,各分部分项验收记录资料,原材料、成品、半成品质量证明文件及检测报告,工程影像,照片,重大质量事故、安全事故的分析资料和处理措施),监理文件,往来函件,会议记录,委托书,主要材料设备的核价定价及确定品牌资料及其它需要存档的文件资料。

三、技术档案管理要求

1、工程技术档案资料必须真实的反应过程实际情况;2、按系统归类整理,保证完整准确;

3、工程项目施工技术资料应随施工进度汇集整理,所需表格按重庆市城乡建设档案馆有关规范、规定的相应格式认真填写,做到字迹清楚规整,项目齐全,准确真实;

4、签字手续必须齐全,严禁伪造和后补资料;

5、对于技术档案的管理,要求做到完整、准确和真实。技术文件和资料要经各级技术负责人正式审定后才有效,不得擅自修改和事后补做;

四、档案机构及其职责

公司指定专人负责档案管理工作(即资料员),资料员负责档案接收、收集、整理、保管、调阅等工作。其主要职责包括:

1、收集、整理、归档工程项目的各类档案资料;2、档案资料的保管;

3、档案资料的查(借)阅、催还;

4、因工作需要查阅档案的应填写好查阅申请单,由核准人(项目技术负责人)签字同意,方可查阅;

5、确因工作需要外带,需办理档案外借手续,经核准人(项目技术负责人)签字同意,方可带出,用毕即归还;

6、资料员对档案资料的查(借)阅情况要进行登记;

7、借出的档案资料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告项目技术负责人及时处理。

五、档案收集、管理及要求1、收集该项目有关资料归档;

2、项目部各职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积累,整理和及时移交归档,移交档案文件时,资料员必须在档案移交清单上进行登记;

3、对工程项目档案资料分类排列组卷;

4、档案资料必须原件,工程档案资料原件三份,档案资料格式及表格填写符合重庆市城乡建设档案管理的相关规范规定;

5、所有档案应专柜存放,加锁;

重庆渝海控股(集团)有限责任公司

如意汇景项目部2013年5月30日

范文8:建设项目管理制度

五星学校建设项目管理制度

一、为适应教育事业和社会主义市场经济发展的需要,加强我学校项目决策和建设的科学管理,提高学校建设规划和建设水平,确保学校基本建设管理科学规范,特制定本制度。

二、本规定根据《中华人民共和国义务教育法》、《中华人民共和国建筑法》、《农村普通中小学建设标准》、《中华人民共和国招投标法》、《中华人民共和国档案法》等法律法规,结合我学校建设的特点制定。

三、校园总体规划审批,教育局根据上报校园总体规划进行专家或集体会审,分管领导和局长签字,校建办盖公章,作为学校校园建设永久性发展规划。

四、校园总体规划图修改。学校校园总体规划图由于某种原因需要修改,都必须上报教育局再审批才能修改,学校无权修改校园总体规划图。

五、校园建设无论是新建、改扩建、加固改造和校园绿化等建设工程,都要使用施工图纸,学校维修要有做法说明,无施工图纸和做法说明,不允许开工建设。

六、各学校校舍建设施工图纸都要送专业图审机构审核,未经审核的施工图纸不允许使用。

七、严格实行工程预审和终审制。不论是新建、改扩建、绿化、维修、校园文化等建设工程开工前要进行预审(工程预算审计),校建办监督按预审价签订施工合同,竣工后要进行终审(竣工决算审计),大型工程校建办要实行全过程管理。需要进行工程预审和终审的项目学校,必须准备好完整的工程预审和终审资料,上报教育局校建办,校建办进行初审后,再统一协调审计部门进行审计,审计结果教育主要领导要签字认可,校建办要加盖公章,未经以上程序审计的结果无效,还要追究相关领导的责任。

八、严格实行合同管理制。工程施工合同、监理合同、造价咨询合同、勘察设计等合同是工程结算、工程安全、工程质量管理的重要依据;是确定甲乙双方权利和义务的协议,不论工程大小都要签订合同,合同的内容必须完整,格式必须规范,计价必须合理。教育系统工程施工合同要统一格式(由校建办提供),统一计价口径,统一材料价格。

九、严格实行工程监理制。教育系统所有学校新建、改扩建、加固改造项目工程都要聘请有相应资质的监理公司实行全过程监理,学校也应挑选12名熟悉业务,责任心强的同志负责工地现场管理。学校选址、平面规划、定正负零、签订施工合同、基础验槽、外墙装修、竣工验收等主要环节必须请校建办参加。

监理公司和学校工地负责人要严格按照施工图纸施工,执行国家相关施工规范、操作规程、质量标准和安全规则实施,确保工程质量达到合理使用年限。

十、严格项目法人责任制。教育系统学校建设项目要实行项目法人责任制,一把手亲自抓,负终生责任。

十一、学校基本建设档案指在校园总体规划内进行的自然勘测、规划、建设及管理工作活动中形成的应当归档保存的各种文字、图表、声像等技术文件材料。

十二、学校基本建设档案是学校规划、新建、扩建、维修和发展的重要依据,按照集中管理和分级管理相结合的原则进行管理。

十三、凡在学校内建设的项目,应按下列规定范围建立档案资料

1、基础资料档案:地形、地貌、水文地质、工程地质、比例尺地形图、地下管线测量成果图、地名以及学校历史沿革等方面的历史、状况和校园建设管理规章制度等。

2、规划方面档案:校园总体规划、分区规划、工程规划、专业规划和近期建设规划等。

3、工程建设管理档案:项目建议书、项目论证书、规划审批、土地征用与划拨、项目审批意见书、计划任务书、项目批复、设计方案审批、施工图纸、工程施工技术管理资料、招投标书、预决算书、施工合同书、增减工程结算证明书、审计结论等。

4、学校基本建设档案中的项目工程批复、工程施工合同、工程预概算书、竣工审计报告、施工图纸、备案证等。