客户来访接待流程

范文1:来访客户接待流程

来访客户接待管理

第一条目的

为树立公司良好形象,加强来访客户接待管理,规范客户业务接待流程,本着“统一管理、服务周到”的原则,特制定本制度:第二条范围

本制度适用于公司总部各职能中心(部门)各种来访人员接待工作。第三条相关定义

1、业务洽谈:根据客人的级别和人数确定洽谈地点并确定陪同人员;2、业务招待:安排客人的餐饮、住宿等;

3、招待预算:根据公司的实际情况由人事行政中心负责相关费用预算。第四条职责

1、人事行政中心负责接待茶叶、水果、礼品等接待物品的准备;2、被访部门或相关部门领导负责陪同客人洽谈、招待等工作;3、人事行政中心负责接待费用的预算、统计和监督控制工作;4、人事行政中心负责接待管理制度的落实、监督和检查工作;第五条接待事务分类

1、贵宾接待:指公司领导的重要客人、公司的重要客户、地方政府部门等接待;2、业务接待:指业务往来接待,包括内部业务、外部供应商、各级、上级部门的检查、调研、指导、联系工作接待等;

3、普通接待:指会议、培训、员工亲戚朋友来访等一般工作接待;4、其它接待:包括人资纠纷、事业单位来访等公共性工作接待。第六条具体接待工作包括:

a.被访部门向人事行政中心提交来访客户工作联系单; b.被访部门确认是否需要公司派车;

c.人事行政中心根据实际需求决定是否需要借款招待; d.被访部门确认是否需要会议室及投影设备; e.被访部门确认是否需要准备礼品及特殊礼品的采购;

f.其它接待可通知人事行政中心、人事行政中心根据事务性质安排接待。第七条迎客引入

1、来访人员需在进入公司时在前台做备案,由人事行政中心核实并登记。2、前台人员接待了解来访人员目的,并根据了解情况通知被访部门及人员。3、前台人员必须严格遵守公司相关规定,不准有任何越格行为发生。4、前台人员未经公司领导同意,不得向客人透漏有关公司秘密信息或提供涉密资料,对于客人的受公司限制的有关要求应婉言解释谢绝。第九条附则

1、来宾的吃、住、行由人事行政中心统一安排,被访部门领导可安排人员陪同。被访部门私自安排所产生费用不予报销。

2、人事行政中心对本制度有最终解释权,其他业务招待报销流程及标准参照《业务招待费管理规定》;

3、本制度自发布之日起执行。附件一.访客登记表

序号日期

姓名工作单位

联系方式被访人

来访原因

是否预约

来访时间起

止备注

12 34 56 78 9101112131415161718

附件二.

来访客户接待工作联系单工作联系单事由及简介日程安排

普通接待:

客户人数

客户级别

业务接待:贵宾接待:要求到达时间:

接送服务

是请接客户

接客地点:送达地点:车型:

否接待室陪同领导住宿

特殊要求:

不需要公司接送

编号:日期:年月日

联络人:

出发时间:

请送客户

出发地点:送达地点:车型:

使用时间:接待室安排:

需使用设备:需使用接待用品。拟邀请陪同参与接待

请于月日晚预定个标准间。(本公司指定宾馆:鸿铭宾馆地址:

请安排月日就餐。(公司指定就餐地:重固农家乐地址:重固镇重固大街105号)吃饭

特殊要求:

礼品备注

范文2:来访客户接待流程

来访客户接待流程为树立公司良好形象,扩大公司对外联系和交流,本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待,严格标准,统一管理”的原则,加强来访客户接待管理,规范客户业务接待流程,特制定此项标准:

1、当接到客户来访信息时,各销售经理需将来访客户的信息落实清楚(包括客户来访的具体计划日程、来访目的、人员数量等)。当本人出差或有事不在公司时,必须电话告知销售部经理客户来访信息,由销售部经理安排其他地区销售经理负责接待;

2、如新客户自己来公司的,保安登记后带领客户到销售部,各地区销售经理必须主动接待,了解客户需求和客户信息后方可介绍给负责区域经理陪同,如负责区域经理出差必须陪同到底,没有特殊原因不能交给其他人陪同,以免怠慢客户。3、各地区销售经理判定来访客户的重要等级,并提出接待要求,上报销售部经理。4、销售部相关人员需再次和客户确认到访信息,必要时和销售经理沟通核对。5、负责接待人员按要求,做好接待的准备工作,包括:

a.主动电话邀请出席接见的各部门领导及技术人员,保证出席人员的正常到场。 b.需要公司派车的提前填写用车申请。 c.到财务借款及领用礼品和烟酒。

d.需要安排住宿的,提前订好酒店,预订好用餐地点后第一时间内告知陪同领导,并安排用餐当天领导的用车。

6、接待负责人安排好相关准备工作后,并详细告知销售经理各项准备工作的进展情况及需协助事项。

7、在客户即将到公司之前,至少需提前一个小时电话确认客户抵场地时间和迎接地点,并告知司机负责人准备车辆提前十五分钟在指定地点接客户上车。8、全程陪同客户在公司的各项活动安排,如上门提货客户,必须陪同退货,开票,交款,提货发货,直到客户返程。

9、送别客户后,需尽快将票据报帐核销借款,并向礼品管理人员退还未用完的烟酒进行销帐处理。

10、将接待客户过程中收集到的信息,以及接待客户所发生的各类费用报至各销售经

理。11、各销售经理对信息进行筛选和跟进,并安排销售人员定期回访。11、接待注意事项:

1)如在接待过程中需要请相关部门人员协助或出席时,需提前通知相关人员;2)当确定来访客户职位级别较高或影响力较大时,需公司领导出席;

3)接待人员在接客户来公司时,出发前应电话告知相关领导,提前做好接待准备。4)公司人员在给来访客户做讲解时,接待人员要尽可能全程跟进,或定时去演示厅了解来访客户的各项需求和疑问,并及时给予协调或解决。

5)客户临走时,接待人员需提前十分钟通知司机把车开到公司门口待命,不可出现客户等车的现象。

6)对下午来公司参观的客户,应尽量让其在中午午餐后稍做休息再来公司,或提前备些速溶咖啡或茶水。12、接待礼仪:

1)仪表:面容清洁,衣着得体。2)举止:稳重端庄,从容大方。3)言语:语气温和、礼貌文雅。4)态度:诚恳热情,不卑不亢。

5)迎接来宾时:要注意把握迎候时间,提前等候与公司门口或车站机场,接待人员引见介绍主宾时,要注意顺序。

6)接受名片时:要以恭敬的态度双手接受,默读一下后郑重收入上衣口袋中。7)过走廊时:通常走在客人的右前方,不时左侧回身,配合客人脚步,转弯处伸右手示意,并说“这边请”。

8)进电梯时:要告诉客人上几楼,让客人先进、先出。

9)座谈时:客人落座后,要以双手奉茶,先客人,后主人,先领导,后同事。10)送客时:根据身份确定规格,若送至公司门口、汽车旁,招手待客人远去,方可离开。

以上规定从2013年2月20日起执行。

湖南省农友机械集团有限公司销售部

2013年2月16日

范文3:来访客户接待流程

来访客户接待流程为树立公司良好形象,扩大公司对外联系和交流,加强来访客户接待管理,规范客户业务接待流程,本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待,严格标准,统一管理”的原则,来访客户接待流程如下:一、接待前:

1、当接到客户来访信息时,应落实来宾基本情况:来宾国家、来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留时间、目的和要求等。

2、业务员落实客户的行程安排或行程单(包括是否旅游),弄清客户到访时间、航班、酒店住宿要求、是否需要接机、是来进出口公司还是要参观工厂等信息,并提前1-2天告知操作人员,以便安排相应接待。

3、制作接机牌(如果需要):应包含来宾的名字,具体样式见(附件1)二、接待中:

由机场至办公室,或办公室至工厂的路上,和客户进行有礼貌的寒暄,可以介绍一下城市的情况、风土人情、景点等内容。 A、办公室接待:

1、接到会议室后,让客人先进入,并且向客人礼貌问候微笑着说“请进”及伸手示意方向。请客人进入后再慢慢关上房门,跟随进屋。

2、介绍时,先介绍主人,客人有先知情权,先绍男士后介绍女士,先介绍晚辈后介绍长辈,先介绍位低再位高者。

3、请客人落座时,如若宾客是一对夫妇,最好让他们坐在一起,而不要分开。

4、客人落座后,首先应端上茶水/咖啡(依客户所需),如果是盛夏,也可以送上清凉饮品。5、客人如果需要会议室或者多媒体,需要在客户来之前提前安置好(提前准备工厂宣传片及自制的PPT)。

6、客人如果遇上午餐时间,需要请示相关领导提前预订何种档次的酒店。

7、洽谈结束,可以根据情况准备公司小礼品赠与重要客户;每次待客结束,都要以欢迎“再次见面”的心情来恭送对方。

8、根据情况送客户至写字楼外、酒店或是飞机场。如有送机,需要陪同客户一起办理好登机牌再道别。可以在客户离境前,打电话道别。 B、需要参观工厂的客户安排:

1、根据来访客户的重要等级,填写《进出口公司接待联系单》(附件2)

2、相关操作人员填好《进出口公司接待联系单》后,及时交上级领导审核,并以邮件或传真的方式报给工厂办公室,联系陈吉光。3、具体接待工作包括:

a.向总经办递交来访客户信息及人数,安排电子字幕内容表示欢迎(支持英文)。 b.是否需要公司派车。 c.是否需要借款招待。 d.是否需要会议室及投影设备。

e.是否需要准备礼品,及特殊礼品的采购。

f.如需安排住宿和用餐,需提前联系并预订(临沭最好的酒店:常林国际大酒店,可联系陈吉光;临沂的酒店:江泉,沈经理18263900088(报力士德);蓝海:张经理18669975550(报常林),并第一时间内告知陪同领导。

4、工厂办公室接到《进出口公司接待联系单》后,会做好接待的准备工作。

5、在客户即将到公司之前,至少需提前二个小时(国外客户需要提前一天)电话确认客户抵达时间和迎接地点,并通知司机准备车辆提前在指定地点接客户上车。6、负责接待人员陪同客户在公司的各项活动安排。

7、如客户需要订返程机(车)票的,可直接联系大羽航空:小西13573773971(国内外机票);火车票可以提前网上预定。三、接待后:

按照行程安排,送走客户后,及时发邮件给客户,一是问候,二是将本次访问双方的会谈纪要发给客户,并提醒客户查收,如有遗漏及时补齐。。四、接待过程中注意事项:

1、对于客户的饮食习惯要了解,是否是穆斯林,是否有忌口等;

2、如在接待过程中需要请相关部门人员协助或出席时,需提前通知相关人员;3、当确定来访客户职位级别较高或影响力较大时,需公司领导出席;

4、接待人员在接客户来公司时,出发前应电话告知相关领导,提前做好接待准备;5、公司人员在给来访客户做讲解时,接待人员要尽可能全程跟进,或定时去演示厅了解来访客户的各项需求和疑问,并及时给予协调或解决;

6、如果来访人员较多时,可依情况联系旅行社安排行程,包含食宿。附件一. WELCOME(此处可插入艺术字体)

FROM (COUNTRY) TO LISHIDE

工作联系单

编号:日期:*年*月*日

联络科室:力士德总经办

事由及简介日程安排

客户人数

接送服务

客户级别是

请接客户

普通客户,参观工厂重要客户 VIP 级别客户要求到达时间:接客地点:送达地点:车型:

否不需要工厂接送

请送客户

出发时间:出发地点:送达地点:车型:

会议室

请安排楼大会议室,需使用等接待用品。使用时间:

拟邀请陪同参加会议

请于月日晚预定个标准间,宾馆安排在, 按星级标准。请安排月日中午午餐,标准40元或60元/人。特殊要求:

陪同领导住宿吃饭

礼品娱乐活动备注

附件二.力士德进出口公司来访客户工作联系单

范文4:业务客户来访接待流程

客户来访接待流程目标:为了让客人有宾至如归,亲切,舒服的感觉,提高公司来访客户下单(当场下单以及访后下单)率,发展来访客户为公司忠诚客户,特制定本流程:

检查步骤接待前步骤

___业务员申请

___接待工作安排

接待步骤

___客户迎接

___安排住宿

___公司参观

注意事项

业务员需提前一天到总经理处申请接待,并了解客户到访的时间、人数、需求、行程安排

申请成功后:1、业务员需要负责和各个部门沟通,传达客户即将来访信息,希望各部门配合接待

2业务员需提前告知仓库、产品部客户需求、感兴趣的产品

3、产品部需准备样品

4、行政人事需提前打扫展厅卫生,确保产品、物品摆放整齐

5、行政人事处需要根据业务员的申请,提前准备茶水,咖啡,水果等

6、总经理根据业务员申请的客户级别,安排陪同人员。其中包含一名报价人员。最少的人员配备标准为:1名业务员+1名报价员

1、接车人员根据客户行程路线,确定飞机航班或者动车车次到达时间,提前15分钟到点等候2、在客人到来之前打电话跟进,业务员需要主动询问客人到了哪里,主动和司机沟通。提前到公司楼下等待

1、根据客户要求,将客户先行送到下榻酒店2、如果没有休息要求,可直接进行下一项安排

1、由业务员负责介绍公司各个部门代表,各个代表、业务员要跟客人问好,握手,要热情。如果是大客户需要有总经理出来迎接

___展厅参观

___参观完毕

___后续跟进

流程特性

___提前

___沟通

___条理

1、由业务员介绍展厅产品,报价员陪同,有需要时再报价

2、当客户有样品要求时,需填写样品申请单到主管处申请

1、业务员先问客人自己打的还是要求我们叫车来,由行政来出租车到楼下,不要让客人自己到处打车

2、大客户由公司接送

3、纪念品由业务员送给客人,送客人到楼下,拥抱互相道别

4、业务员返回展厅填写<<展厅来访客户资料记录表>>,并交予部门主管签字、备档

5、行政人事工作人员需返回展厅填写<<展厅来访客户登记表>>

送走客户一个小时之后,业务员需拨打电话询问客户有没有到酒店,当天晚上要发邮件给客人,发报价单,过几天问客人有没有回去,行程是否愉快。关于订单的情况业务员要及时跟进

准备工作需早早提前准备

和部门间的沟通,才能得到其他部门的配合

不要慌乱,业务员需面带微笑,轻松自在地跟客户问候

范文5:客户来访接待流程(定稿)

湖北晋远酒店设备用品有限公司制定日期:2013.06.1修订日期:

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第一章总则

公司展厅接待是一个公司的脸面和名片,为了树立公司整体的良好形象,所以公司接待工作人员必须掌握公司接待礼仪,这对于塑造公司形象有着非常重要的作用。

第二章公司前台仪容着装仪容、礼仪规范

第一条做好展厅、前台的清洁(包括清理台面、准备好供客人阅读的报纸、彩页,整理好来访登记簿、电话接听记录本、备好饮用水、一次性水杯等;下班前整理好当天的接待记录。接待记录应定期整理、保存,不得丢弃。)

第二条个人的仪容着装:

1)、当值前台为女性,着职业套装,服装要干净、整洁,皮鞋要擦亮化淡妆。2)、禁忌:头发脏且蓬乱;穿拖鞋或穿皮鞋而不穿袜;口腔不卫生。3)、头发盘起不过肩、面部保持清洁;女员工不化浓妆;保持口气清新,

4)、手部干净,指甲修剪整齐,女员工不涂抹鲜艳指甲油;宜使用清新、淡雅的香水。5)、个人的心态调整:面带笑容,保持开朗心态,有利于营造和谐、融洽的工作气氛;

第三章接听和拨打电话礼仪(参见《办公室礼仪与行为规范管理制度》)第四章客人造访接待礼仪

第一条当客人进入公司时:(如下雨)接待员迎出门,打开车门,请客人下车并打伞迎待客人至前台;

1)、起身出迎,鞠躬15度,2)、脸:应面带微笑,

3)、嘴:如站着则先于客人问话而致以问候或欢迎辞。(1)、单个人问候标准语如下:“先生,您好!”或“先生,早上好!”“小姐,您好!”或“小姐,早上好!”“您好!欢迎来到晋远公司。”(2)、来者是二人,标准问候语则为:“二位先生好!”“二位小姐好”

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“先生、小姐,你们好!欢迎来到晋远公司。”(3)、来者为三人以上,标准问候语则为:“各位好!”或“各位早上好!”“各位下午好”

“大家好!”或“大家早上好!”“大家下午好!欢迎来到晋远公司。”对已知道客人或来访者姓名的,标准问候语如下:“X先生好!”

“X小姐好!欢迎来到晋远特公司。”

(4)、对已是第二次或二次以上来公司的客人、来访者,在沿用“单个人问候标准语”并看到客人点头或听到客人跟说“你好”之后,还可选用如下标准问候语:“先生,我记得您前不久(以前)来过我们公司,今天光临,再次表示欢迎!”(5)、“请问有什么能帮到您?”““X先生(X小姐),请先登记”

“请稍等,我立即给您联系”等标准用语接待来客。

第五章接待客人规范

第一条引导至接待室

1)、接待员引领客人时,应用“请跟我来”、“这边请”、“里边请”等礼貌用语。

2)、为宾客引路时,应走在宾客的左前方,距离保持2-3步,随着客人的步伐轻松地前

进。客人通过时要让路,同行不抢道,不许在宾客中间穿过。

3)、如需要把宾客引导到楼上,如宾客不熟悉怎么走,服务接待员要先行上楼在前引导,

如宾客知道怎么走,可以请其先上楼,并保持适当距离。下楼时候,要请宾客先下。

4)、遇拐弯或台阶处,要回头向客人示意说“请当心”。第二条接待客人

1)、接待员引导客人或来访者到接待室就座,必要时,帮客人拿行李,帮客人挂衣服。2)、X先生(X小姐)您喝茶还是咖啡?

(1)、递上茶水(咖啡),送上公司营销宣传资料;(通用备品:配套用品(清洁无污渍)、水及水具(清洁无污渍)、杂志、资料、便笺及铅笔等。

(2)、特殊备品:速溶咖啡、夏季冷饮、茶品及专用茶具(清洁无污垢)等。

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3)、当场解答或电话通知相关业务接待人员出现,介绍时先介绍业务人员,后介绍客人;4)、引领客人或来访者接触相关人员,行走时走在客人或来访者侧前位置,并随时用手示意。途中与同事相遇,点头行礼,表示致意;

5)、业务人员准备好自己的三件宝笔、记录本、名片,并将自己的资料夹中各资料准备齐全;

6)、介绍双方,接待员退出。如相关人员抽不开身回应,则安抚客人或来访者稍等,

第六章业务人员引领客人参观展厅

1、业务人员接待应先至展厅休息区----看宣传片----左侧开始----陶瓷区----右侧玻璃区----炉灶区---二楼大堂用品区---杂件区---三楼车间-----仓库---会议室入座2、业务人员引领时应走在客人右前方1.5米处;3、引领时注意侧身15度,4、用余光观察客人是否跟上了,

5、遇到转弯时要注意停留在转弯的外角处,

6、并且将“请”的手势指向转弯的方向,以示意客人,并且对客人讲:“您这边请”,待

客人走到转弯处后再继续前行。

7、上楼梯时必须打“请”的手势,并且对顾客说:“您楼上请”;8、遇到有上下楼梯或台阶处应提醒客人注意;9、对地面不干爽的地方要提醒客人小心地滑;10、引领过程中要热情回答客人问询;

11、主动帮助顾客提拿物品,如果顾客拒绝,不要硬性帮助顾客提拿;

12、对行动不便的老年人要礼貌的搀扶,对行动不便的残疾人搀扶必须经过顾客本人

同意,以免伤其自尊心。13、介绍时要清晰、慢、适当停顿;

第七章欢送客人:

1、提醒客人不要遗忘物品;

2、通常当客人起身告辞时,陪同人员应马上站起来,主动为客人取下衣帽,帮他穿上,3、当客人带有较多或较重的物品,送客时应帮客人代提重物。

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4、为宾客送行时,应在宾客的后方,距离约半步。

5、规范用语:“您慢走!再见!”;“您走好!再见!”;“您好!先生(小姐),请您慢走,欢迎下次光临,不买没关系,能认识您我很高兴,再见。”

6、注意事项:要以恭敬真诚的态度,笑容可掬地送客,不要急于返回,应鞠躬、挥手致意,待客人移出视线后,才可结束告别仪式

第八章附则

第一条上述礼仪规范要求所有员工均须参照遵守;如有违犯,则视情节轻重给予点名、批评教育或通报批评等处分。

第二条本制度的解释权在公司销售部。

第三条本制度经相关部门会签通过,由总经理签字后,自发布之日起试行。

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晋远客户接待客户来访接待流程作业流程

责任部门责任人

表单作业内容

接待申请

销售部

业务员

业务员与客户落实客户的联系方式、随行人数、是否需用车到机场或火车站接送;业务员如出差在外应及时以电话方式通知。确定接待级别:接待根据来访人员的级别不确定接待级别

销售部

业务员

同,可按公司规定的客户接待级别及接待标准安排接待

接待人员必须确认来访人员的班机(班车)安排机场(车站)接车

办公室

业务员司机

//何时到达,到达地点,航班号(车次),来访人员的姓名、特征。

到达住宿地点后,接待人员要主动帮来访人员提行李上房间,简单讲解房间内设施的使用方法,留下自己的联系电话。

安排住宿

销售部业务员

/客户来访,热情迎接,了解称呼

销售部

展厅接待员

/展厅接待员须主动上前,使用礼貌用语,安排来访者就座,送上茶水。主要的介绍工作由接待人员进行。

引导至接待室

销售部

展厅接待员

/第五条引导至接待室第六条接待客人

先做介绍双方,粗略地讲解来访者的主要事项。(介绍业务员时,应有意无意地对业务员做抬高身份的赞扬,增加商谈的优势。)

/介绍给业务员销售部

展厅接待员

带客户参观展厅

安排领导会谈

销售部业务员

/第六章业务人员引领客人参观展厅

先做介绍双方,粗略地讲解来访者的主要事项。(介绍公司领导时,应有意无意地对领导做抬高身份的赞扬,增加商谈的优势。)

销售部业务员

/安排用餐

安排礼物、送客

销售部

业务员司机

按客户接待级别及接待标准安排接待,

销售部

业务员/ 司机

第七章欢送客人

湖北晋远酒店设备用品有限公司制定日期:2013.06.1修订日期:

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范文6:重要客户来访接待流程及标准

江苏奥赛康药业股份有限公司 JIANGSU AOSAIKANG PHARMACEUTICAL CO.,LTD.

分发号:编码:替代:

题目:重要客户来访接待流程及标准制定人制定日期相关部门审核颁发部门分发部门

目的:为树立公司良好形象,不断加强公司竞争力,提高客户满意度,形成标准化的接待工作程序,特制定本流程标准。

适用范围:本标准适用于公司重要客户、政府机关来访的接待工作。1.0相关职责:1.1综合办公室:

综合办公室负责协调相关部门接待工作的安排和管理,拟定接待计划,协调相关部门落实接待任务,提供后勤保障。1.2会议申请部门:会议申请部门负责提供客户来访信息,填写《会议/接待申请流程》报领导审批,并协助拟定接待计划,并在客户来访中的全程接待陪同工作。

2.0程序2.1当接到客户来访信息时,会议申请部门需将来访客户的信息落实清楚(包括客户来访的具体计划日程、来访目的、人员数量等),详细填写《会议/接待申请流程》,需公司副总经理及以上领导出面的重要接待,应在获悉来访信息后第一时间通知综合

颁发日期

生效日期

部门审核审核日期

批准人批准日期审计备案审核日期共3页

江苏奥赛康药业股份有限公司 JIANGSU AOSAIKANG PHARMACEUTICAL CO.,LTD.

办公室。

2.2综合办公室根据最终审核《会议/接待申请流程》后,按要求做好接待的准备工作,包括:会议接待方案制定及执行、邀请相关出席的公司领导等工作。

2.3会议结束后,综合办公室进行信息汇总和费用统计。会议申请部门需配合综合办公室对《会议/接待申请流程》内容进行补充后归档,同时信息进行筛选和跟进,根据实际情况定期回访。

3、接待级别及标准定义:

C级级别

项目区级领导

市级领导

省级、国家级领导

B级 A级

公司参与接待领导公司参与接待部门

车辆用餐礼品

副总经理会议申请部门根据需求75元/人无

总经理、董事会领导会议申请部门、工作对口部门、企业文化组

根据需求150元/人

无总经理、董事会领导会议申请部门、工作对口部门、企业文化组

根据需求根据需求根据需求

具体行程安排线路一展厅参观15分钟车间参观30分钟

线路二研究院参观15分钟车间参观30分钟

线路三研究院参观15分钟公司外围参观10分钟车间参观30分钟

实际根据客户停留公司时间,具体安排协调。

备注会议室座谈60分钟会议室座谈60分钟

4其他

4.1本规定由综合办公室负责解释

题目:会议/接待管理规定

编码: SMP-AMP-00402替代: SMP-AMP-00401

共3页

江苏奥赛康药业股份有限公司 JIANGSU AOSAIKANG PHARMACEUTICAL CO.,LTD.

4.2本规定自发布之日起实施

题目:会议/接待管理规定

编码: SMP-AMP-00402替代: SMP-AMP-00401

共3页

范文7:来访客人接待流程

文件编号:

版本: A 日期:201506页码1 of 6

来访客人接待流程编制者

评审文件

质量管理体系审核

批准文件编号:

版本 A

版本: A 日期201506

初始版本

日期:201506修改信息

页码2 of 6备注

文件编号:版本: A 日期:201506页码3 of 6来访客人接待流程

1目的

为树立公司良好形象,扩大公司对外联系和交流,本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待,严格标准,统一管理”的原则,加强来访客户接待管理,规范客户业务接待流程,特制定此项标准,由海外销售中心、国内销售中心及市场中心执行并遵守。2范围

本流程适用于市场中心及各销售区域,客户来访的登记、接待、及接待费用报销等。3职责

3.1海外销售中心、国内销售中心、市场中心

业务员:负责客户来访申请并填写《客户来访接待申请表》附《客户接待日程安排与计划》及“客户资料”,申请审批通过后,负责客户接待工作及提交电子版《客户来访总结报告》;市场中心CRM专员:对《客户来访接待申请表》及电子版《客户来访总结报告》进行存档。3.2财务部:负责客户来访接待费用报销单的审核及报销工作。3.2人事行政部:负责客户来访接待工作的行政准备。4程序

4.1客户来访的申请

4.1.1业务员收到客户访问需求,填写《客户来访接待申请表》附《客户接待日程安排与计划》及“客户资料”,就客户情况、来访人数、来访目的、接待人员、谈判级别、行程安排、用车情况、用餐预算、宴请情况等做详细说明。(注:客户来访时用餐费用预算标准为每人每餐30至50元,供参考)

4.2客户来访的审批

4.2.1业务员将填写好的《客户来访接待申请表》附《客户接待日程安排与计划》及“客户资料”交大区经理、市场总监、销售总监及总经理审批。申请审批通过后,即可展开以下客户来访接待工作。

4.3客户来访实施

4.3.1客户来访前的准备工作

客户来访如需行政类准备的,业务员需将审批通过后的申请表复印1份,在客户来访前一星期交至前台,以便行政部门做客户欢迎标语、用车等行政准备等。

业务员依照《客户来访接待申请表》附《客户接待日程安排与计划》上的相关信息进行准备工作: a.及时向市场推广部和人事行政部转报来访客户迎接横幅及水牌制做,会场安排要求,水牌和横

b.向市场推广部递交来访客户讲解内容要求及来访客户确切的单位名称、人数和职位,沟通安排演示或培训事宜等。

c.主动电话邀请出席接见的各部门领导及技术人员,保证出席人员的正常到场。 d.需要公司派车的提前到行政部门填写用车申请。 e.到财务借款及领用礼品。

f.需要安排住宿的提前订好酒店,预订好用餐地点后,第一时间内告知我司陪同人员并安排用餐

文件编号:当天的用车。

版本: A 日期:201506页码4 of 64.3.2客户到访后的具体接待工作

4.3.2.1客户到达公司后,在前台处的《超思访客登记表》上做登记并留下名片,前台人员核实

留档的《客户来访接待申请表》,若与留存信息相符,便联系相关的接待人员。接待人员与客户进行会谈,会谈结束后拍照留念,随即接待人员引领客户到我办公区和工厂进行参观,参观结束后赠送客户礼物表示感谢,送客户离开,接待结束。

4.3.2.2如果出现计划外客人来访,除进行访客登记外,涉及海外销售中心、国内销售中心、市场中心、客户服务部的客户,需通报主管副总和总经理。接待业务人员后应补《客户来访接待申请表》审批手续,附电子版《客户来访总结报告》提交至市场中心CRM存档。4.3.2.3接待礼仪

1、仪表:面容清洁、衣着得体。结束后赠送客户礼物表示感谢,送客户安全离开,接待结束。2、举止:稳重端庄、从容大方。3、言语:语气温和、礼貌文雅。4、态度:诚恳热情、不卑不亢。

5、迎接客户时:要注意把握迎候时间,提前等候于公司门口,接待人员引见介绍主宾时,要注意顺序。

6、接受名片时:要以恭敬的态度双手接受,默读一下后郑重收入口袋中。

7、过走廊时:通常走在客人的右前方,不时左侧回身,配合客人脚步,转弯处伸右手示意,并说“这边请”。

8、上楼梯时:要告诉客户上几楼,让客人先上、先下。

9、座谈时:客人落座后,要以双手奉茶,先客人,后主任,先领导,后同事。

10、送客时:根据身份确定规格,若送至公司门口、汽车旁、招手待客人远去,方可离开。4.3.2.4接待注意事项1 2

3、接待人员在接客户来公司时,出发前应电话告知相关领导,提前做好接待准备。4、公司人员在给来访客户做讲解时,接待人员要尽可能全程跟进,或定时去演示厅了解来访客户的各项需求和疑问,并及时给予协调或解决。5、客户临走时,接待人员需提前十分钟通知司机把车开到公司门口待命,不可出现客户等车的现象。

6、对下午来公司参观的客户,应尽量让其在中午午餐后稍做休息再来公司,或提前备些速溶咖啡或茶水。

7、业务员为客户预定返程的火车或飞机票。

8、接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议、要特别注意保密,接待中既要熟练介绍公司情况,又要内外有别,严守本公司商业机密,对不宜摄影摄像的场合应向参观人员说明。

文件编号:

4.3.3客户来访总结

版本: A 日期:201506页码5 of 64.3.3.1客户来访总结只适用于以非验货为目的的客户拜访:客户访问结束后,业务员需在24小时之内撰写电子版《客户来访总结报告》,邮件发送至市场中心CRM专员、市场总监、销售总监、主管副总及总经理。

(注:《客户来访总结报告》需附有客户来访时的情景照片。)4.3.4市场中心CRM专员确认

若以验货为目的的客户来访:业务员持《客户来访接待申请表》原件到市场中心CRM专员处签字确认即可。

若以非验货为目的的客户来访:业务员持《客户来访接待申请表》原件附《客户接待日程安排与计划》到主管总监处签字确认计划完成情况,并在《客户接待日程安排与计划》的表单上明确可报销比例,然后再持以上表单到市场中心CRM专员处,市场中心CRM专员需确认其收到附有电子版《客户来访总结》表单的邮件后,才予以签字确认。(注:CRM专员只留存复印件)市场中心CRM专员签字确认后,业务员持《客户来访接待申请表》原件交予财务报销用餐接待费用。

4.4客户来访接待用餐费用报销

4.4.1业务员填写《费用报销单》,持用餐发票及《客户来访接待申请表》和主管总监已签字确认的《客户接待日程安排与计划》到财务部办理报销。

4.4.2财务部在审核业务人员因客户来访而产生的招待费用时,见本文4.2条规定的审批领导签字以及4.3.4条款中“CRM专员备档”签字确认后,方办理报销手续,否则,不予以办理。

4.5客户来访情况统计

4.5.1市场中心CRM专员将客户来访信息做统一整理并登记在《客户来访情况汇总表》,于每周一将此表发至市场总监、销售总监、主管副总和总经理处。

4.5.2行政前台处将《超思访客登记表》及名片整理汇总,于每周一将汇总后的信息CRM专员处备案。5相关文件无6质量记录

6.1《客户来访接待申请表》 BD-GM-266.2《客户来访情况汇总表》 BD-GM-276.3《客户来访总结报告》 BD-GM-416.45《超思访客登记表》

文件编号:7.流程图

7.1客户来访登记流程图

版本: A 日期:201506页码6 of 6

范文8:客户来人接待流程

郑州科慧科技股份有限公司

客户来人接待流程

客户到公司来,说明客户对我们的重视及愿意合作的态度,我们必须认真对待,严格按照接待流程进行操作,以达到成功合作的目的。

接待内容填写客户接待通知书派车接待准备投影仪及产品样本准备茶水及小点心

接待质量要求

按照通知书内容认真填写,要求无漏项根据通知书内容安排车辆接站

将投影仪电源在规定时间前打开并调整好

责任人销售工程师范尼娜范尼娜范尼娜

要面带微笑说礼貌用语:看见客人说“您好!欢迎!”茶水端过去时说“您好!请用茶!”每间隔半小时左右,要观察一下是否需要续茶,续茶时说“请慢用”。小点心或水果根据需要准备。

安排领导根据通知书内容引见客户和公司领导见面,要当面介绍双方接见人员,有时需要多加一句:XXX是XXX方面的专家,或者XXX一直很支持公司工作,等等内容

准备P+P讲讲解材料分为四类:焊装设备、冷却技术、公司综合、专机解材料及负或专用设备责讲解

准备操作演根据客户接待通知书准备演示内容,重点准备客户准备采购示内容的设备,但其它设备也必须同时准备好。要保证一次焊接成功,并达到用户满意

安排餐饮根据通知书内容电话预定饭店,一般在萧记烩面的包间安排住宿根据通知书住宿标准电话预订宾馆或酒店安排礼品根据通知书内容提前准备好礼品,在客户离开公司之前拿出来,说“这是我们的一点心意”送给客户

安排火车票根据通知书内容提前预订返程火车票,要确认客户时间安排送站根据通知书内容安排送站安排游览

销售工程师销售工程师售后工程师范尼娜范尼娜范尼娜

范尼娜销售工程师

根据通知书内容安排旅游,一般推荐少林寺,负责买票,一销售工般无陪同。特殊客户可派车或陪同前往。程师